Compliance-Kodex

(Lesefassung, gültig ab 19. März 2019)

Grundsätze

Die IHK Ostthüringen zu Gera vertritt in ihrem Bezirk alle Unternehmen, die per Gesetz Mitglied bei der IHK sind. Sie nimmt das Gesamtinteresse der IHK-Zugehörigen wahr, wirkt für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft und berücksichtigt dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend. Zugleich ist sie als Körperschaft des öffentlichen Rechts Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Die gesetzliche Mitgliedschaft sichert diesen Auftrag.

Die IHK Ostthüringen zu Gera ist Sprachrohr der Wirtschaft ihres Bezirks. Sie orientiert sich am Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns. Sie ist verpflichtet zu Gesetzestreue, Objektivität und Unabhängigkeit von Einzelinteressen. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die IHK-Ehrenamtsträger und die Mitarbeiter der IHK gleichermaßen. Alle IHK-Ehrenamtsträger und Mitarbeiter der IHK sind verpflichtet, sich an diese Grundsätze zu halten. Dieser Compliance-Kodex unterstreicht die Bedeutung dieser Grundsätze für IHK-Ehrenamtsträger und Mitarbeiter der IHK. Gemeinsam haben sie die Verantwortung für das Ansehen der IHK und der vertretenen Mitgliedsunternehmen. Der Compliance-Kodex der IHK ist eine der Grundlagen, um das notwendige Vertrauen für die Aufgabenwahrnehmung gegenüber Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit zu erhalten.

Compliance bedeutet, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich des Satzungsrechts und interner Regelungen, eingehalten und Anstand und Sitte des ehrbaren Kaufmanns gewahrt werden. Dies alles bildet die Grundlage für alle Handlungen der IHK, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, zur Förderung der Wirtschaft, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Verstöße hiergegen werden nicht toleriert und – soweit erforderlich – sanktioniert. Präsident, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK tragen Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden.

Verantwortung für das Ansehen der IHK

Alle IHK-Ehrenamtsträger und Mitarbeiter achten bei Erfüllung ihrer Aufgaben auf Ansehen und Stellung der IHK. Insbesondere werden Name und Stellung der IHK –auch durch Dritte – nicht missbräuchlich verwendet. Qualität und Glaubwürdigkeit kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen hohe Bedeutung zu. Mitarbeiter und IHK-Ehrenamtsträger achten bei der Ausübung ihrer IHK-Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK beschlossenen Positionen und Forderungen.

Verhalten bei Entscheidungen

Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die IHK sowie die Entscheidungsfindung erfolgen ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien.

Hoheitliche Tätigkeiten

Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse, z. B. bei Prüfungen, erfolgt unter Bindung an Recht und Gesetz. Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen getroffen.

Vertretung des Gesamtinteresses

Die IHK beachtet bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die Interessen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige, Betriebe sowie Betriebsgrößen werden abwägend und ausgleichend berücksichtigt. Bei der Ermittlung des Gesamtinteresses wird das von Gesetz und Satzung vorgesehene Verfahren eingehalten. Persönliche Interessen oder eigene unmittelbare Vor- oder Nachteile stehen hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurück.

Die IHK ist parteipolitisch neutral. Die IHK-Ehrenamtsträger und alle Mitarbeiter beachten diese Grundsätze bei der Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei Zusammenarbeit mit anderen Organisationen. Die Besetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter Berücksichtigung dieser Grundsätze.

IHK als Dienstleisterin ihrer Mitglieder

Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität und fairem Wettbewerb. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, erfolgt keine überschießende Eigenwerbung des Dritten. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern sind nur zulässig, wenn keine Interessenskonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK bestehen.

IHK als Geschäftspartnerin

Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien sowie unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden Regelungen des Vergaberechts. Bei der Vergabe von Aufträgen erfolgt keine Bevorzugung und keine Benachteiligung von IHK-Ehrenamtsträgern, Mitarbeitern oder deren Angehörigen.

Verhalten gegenüber Politik, Geschäftspartnern und Dritten

Die IHK-Ehrenamtsträger und alle Mitarbeiter nehmen ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahr. Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb allgemeinüblicher Aufmerksamkeiten werden weder gewährt noch angenommen. Sponsoringbeiträge für Aktivitäten der IHK werden nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und der unbeeinflussten Entscheidungsfindung widmet die IHK dabei besondere Aufmerksamkeit.

Entsprechendes gilt für Sponsoring, Zuwendungen oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK ihrerseits Dritten gewährt. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK erfolgt nicht zur Erwirkung wirtschaftlicher Vorteile für private oder persönliche Zwecke. Bei Zuwendungen und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, werden die Grundsätze uneigennützigen Handelns beachtet.

Finanzen | Umgang mit Mitteln der Mitglieder

Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang erfolgt unter Beachtung von Recht und Gesetz. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Hierbei werden die Grundsätze sparsamen und transparenten Mitteleinsatzes eingehalten, über den die IHK jährlich im Rahmen einer doppischen Haushaltsführung Rechnung legt. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung unter Beachtung des gesetzlichen Auftrags der IHK. Die Kontrolle und Überwachung der Finanzen erfolgt durch die Vollversammlung.

Vertraulichkeit

Die IHK bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller schützenswerten Informationen und der bei ihr vorhandenen Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Geschäftsgeheimnisse und sonstigen betrieblichen Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie ergreift Maßnahmen, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitarbeiter und IHK-Ehrenamtsträger über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus.

Wettbewerb

Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK erfolgen zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft und verfolgen hierbei keine eigenwirtschaftlichen Ziele. Die IHK setzt sich bei der Wahrung des Wettbewerbs insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteilich und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.

Verhalten gegenüber Mitarbeitern

Die Beziehungen zwischen Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie zwischen Ehrenamt und Hauptamt sollen von Professionalität, gegenseitigem Respekt, Wertschätzung und Fairness geleitet werden. Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Diskriminierungen werden sanktioniert. Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Fortentwicklung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sind für die IHK selbstverständlich.

Information, Meldung und Überwachung

Die IHK-Ehrenamtsträger sowie die Mitarbeiter werden über die Regelungen dieses Compliance-Kodizes informiert, z. B. durch Schulungen. Präsident, Hauptgeschäftsführer und Geschäftsbereichsleiter sind für die Einhaltung der in diesem Kodex enthaltenen Regelungen in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Alle Mitarbeiter und IHK-Ehrenamtsträger haben das Recht, Verstöße gegen diesen Compliance-Kodex anzuzeigen. Dies kann gegenüber einem Geschäftsbereichsleiter, dem Hauptgeschäftsführer, einem Vizepräsidenten oder dem Präsidenten geschehen. Jedem dieser Hinweise wird in angemessener Weise nachgegangen. Verstöße werden untersucht und – soweit erforderlich – sanktioniert. Abhilfemaßnahmen werden ergriffen. Über festgestellte Verstöße wird unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte in der Vollversammlung berichtet.

Der Compliance-Kodex kann konkretisiert und ergänzt werden durch entsprechende Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen, Prozessbeschreibungen oder sonstige Maßnahmen.