Pflichtangaben auf Rechnungen

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die Geschäftskunden ebenso für ihre Umsatzsteuererklärung benötigen wie der liefernde Unternehmer selbst. Als Beleg für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen Rechnungen von Unternehmen bestimmte Angaben enthalten, um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen. Fehlen wichtige Inhalte, kann das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke unter Umständen nicht anerkennen.

Ordnungsgemäße Angaben

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss danach kumulativ folgende Angaben enthalten:
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung,
  • nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
  • im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts,
  • anzuwendender Steuersatz,
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag,
  • im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (z.B. “Innergemeinschaftliche Lieferung“),
  • in besonderen Fällen die Angabe „Gutschrift“,
  • ggf. Angaben über die bestehende Kleinunternehmerregelung.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen, deren Gesamtbetrag (brutto) 250 Euro nicht übersteigt (sog. Kleinbetragsrechnungen), müssen dagegen nur die folgenden Angaben enthalten:
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe (Angabe des Bruttoentgelts = Entgelt inkl. Umsatzsteuer),
  • Steuersatz (oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung).

Spezielle Vorschriften

Für einige spezielle Fälle sieht das Umsatzsteuergesetz weitere Angaben in Rechnungen vor. Das gilt z. B. bei
  • innergemeinschaftlichen Lieferungen,
  • innergemeinschaftlichen Neufahrzeuglieferungen,
  • innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften,
  • Umkehr der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Leistungen (Reverse-Charge-Verfahren),
  • Differenzbesteuerung,
  • Reiseleistungen.