Elektronisches Fahrtenbuch
Unternehmen, die Firmenwagen auch für private Fahrten zur Verfügung stellen, müssen den daraus resultierenden geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Zur ordnungsgemäßen Versteuerung setzen viele Unternehmen neben der bekannten 1-Prozent-Regelung weiterhin auf die Dokumentation der Fahrten über ein Fahrtenbuch.
Geschlossene Form des Fahrtenbuchs
Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nach Ansicht des Bundesfinanzhofs in seinem Beschluss vom 12.1.2024 (Az.: VI B 37/23) nur, wenn nachträgliche Veränderungen an diesen Daten ausgeschlossen sind oder Änderungen zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
Im zugrundeliegenden Streitfall unterlag das klagende Unternehmen. Denn es nutzte zur Dokumentation von Fahrten ein Fahrtenbuch-Programm, bei dem nachträgliche Änderungen gerade nicht offengelegt wurden, sondern nur durch weitere Abfragen des IT-Systemadministrators festgestellt werden konnten.
Änderungen müssen ausgeschlossen oder ersichtlich sein
Der Bundesfinanzhof verglich in seiner Entscheidung die Anforderungen mit dem Fahrtenbuch in Papierform. Zwar könne ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht identischen Anforderungen unterliegen. Allerdings findet die für ein Fahrtenbuch in Papierform geltende Vorgabe, es müsse eine „buch“-förmige äußere Gestalt haben, ihre Entsprechung im digitalen Pendant darin, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der durch das Computerprogramm generierten Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden müssen, soweit Änderungen nicht von vornherein technisch ausgeschlossen sind. Müssen erst, wie im Streitfall, weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel einem Systemadministrator) durchgeführt werden, um festzustellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit um ein Fahrten-„Buch“ handelt, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar, so die Richter.
Formale Anforderungen zur Umsetzung nicht bekannt
Der Bundesfinanzhof hat mit dieser aktuellen Entscheidung seine bisherige Auffassung nochmals bekräftigt. Weitere Einzelheiten, in welcher Form nachträgliche Änderungen erkennbar gemacht werden müssen, hat das Gericht allerdings nicht angesprochen. Unternehmer, die elektronische Fahrtenbücher bei Dienstwagen nutzen, sollten trotz der bleibenden Unsicherheiten prüfen, ob Angaben im Programm etwaig nachträglich verändert werden können und wenn ja, wie diese Veränderungen dokumentiert werden.
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Stand: 23. April 2024