Stolpersteine
In der zunehmend digitalen Betriebsprüfung stehen Unternehmen vor hohen Anforderungen an ihre Dokumentation. Die Finanzämter fordern alle steuerrelevanten Unterlagen revisionssicher , also im Einklang mit den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grundsätze gelten als Richtlinie, wie Unternehmen steuerlich relevante Unterlagen erfassen, bearbeiten und aufbewahren müssen. Häufige Fehler entstehen, wenn Belege unvollständig sind (etwa fehlende Rechnungen, Verträge oder Kasseneinzeldaten). Auch unkorrekte oder lückenhafte Angaben in den Belegen und Steuererklärungen führen leicht zu Nachzahlungen.
GoBD-Konformität und Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen insbesondere für elektronische Belege u.a. eine unveränderbare Archivierung mit Indexierung, Protokollierung und eine umfassende Verfahrensdokumentation. Grundsätzlich jedes Unternehmen, das steuerrelevante Daten elektronisch erfasst oder speichert, ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu haben. Die Verfahrensdokumentation ist die „Bedienungsanleitung“ für Abläufe in der Datenverarbeitung und für digitale Unterlagen und Programme. Sie sichert damit ab, dass die Buchführung nachvollziehbar ist. Das betrifft also praktisch alle Unternehmen – vom Einzelunternehmer mit einer kleinen Buchhaltungssoftware bis hin zum Großkonzern. Selbst bei einfachen Kassen- oder Fakturierungsprogrammen ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Fehlt eine vollständige Verfahrensdokumentation, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Das eröffnet dem Betriebsprüfer Schätzungsspielräume, oft mit finanziell nachteiligen Folgen.
Mit der Einführung der E-Rechnung zu Beginn des Jahres 2025 sollte eine Verfahrensdokumentation rund um die elektronische Rechnung und deren Verarbeitung und Aufbewahrung erstellt werden. Betriebe mit Bargeschäften, die elektronische Registrierkassen nutzen, benötigen zudem eine funktionsfähige Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme.
Vorbereitung und Prävention
Eine frühzeitige und systematische Vorbereitung ist entscheidend. Nach Ankündigung der Prüfung sollten Unternehmer alle relevanten Unterlagen (Buchhaltungsdaten, Belege, Verträge, E-Mail-Archive etc.) zügig und vollständig zusammenstellen. Eine weitere Vorsorgemaßnahme ist die Nutzung einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware und Archivierungslösung, die die GoBD-Anforderungen erfüllt. So sorgt man für die erforderliche Unveränderbarkeit digitaler Belege und für eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
Stand: 4. September 2025