Ablauf einer Betriebsprüfung
Außenprüfungen werden bei mittleren und kleinen Unternehmen meist risikoorientiert angeordnet. Typische Auslöser sind zum Beispiel unplausibel niedrige Gewinne oder Umsätze, stark schwankende Erträge, stark angewachsenes Betriebsvermögen ohne entsprechende Einnahmen oder wiederholt fällige Nachzahlungen aus Vorprüfungen. Auch verspätete Erklärungen oder Zweifel am korrekten Kassenbuch können Verdachtsmomente sein. Eine Betriebsprüfung ist jedoch kein Schreckgespenst, sondern ein geregeltes Verfahren mit klaren Spielregeln. Aber wie läuft eine Betriebsprüfung ab, wenn der Prüfer klingelt?
1. Prüfungsanordnung
Der Einstieg in jede klassische Außenprüfung ist die schriftliche Prüfungsanordnung als Ankündigung. Erfolgt die Prüfungsmeldung mit einem Termin, muss die Prüfungsanordnung mindestens 14 Tage vorher zugestellt sein. Im Unterschied dazu erfolgt die Prüfung bei einer Nachschau ohne vorherige Ankündigung. Eine unangekündigte Betriebsprüfung ist ausnahmsweise nur bei Verdacht auf Steuerhinterziehung zulässig.
Die Prüfungsanordnung ist ein Bescheid und Grundlage der Betriebsprüfung, da hiermit zunächst nicht nur festgelegt wird, auf welche Steuerarten sich die Prüfung erstreckt bzw. erstrecken darf, sondern auch die Verjährung von Steuerbescheiden unterbricht. Unternehmer können damit nicht mit der Verjährung der bisher ergangenen Steuerbescheide des Prüfungszeitraums rechnen.
Mit der Anordnung erhält man Hinweise auf Rechte und Pflichten (Einsicht, Auskunftspflicht) sowie ggf. Fragebögen für die Vorbereitung. Oft werden Unternehmern vorab Fragebögen zugesandt (z.B. zur verwendeten Kassen-Software). In der Praxis gibt es regelmäßig eine telefonische Vorankündigung des Betriebsprüfers, bevor die Anordnung folgt. Unternehmer können in diesem Stadium Terminwünsche äußern (z.B. wegen Urlaubszeiten).
2. Prüfungsablauf
Die Außenprüfung findet vor Ort beim Unternehmer, beim Steuerberater oder im Finanzamt statt. Bei einer Prüfung vor Ort beginnt diese häufig mit einer kurzen Betriebsbesichtigung, damit der Prüfer sich ein Bild der Abläufe und Strukturen machen kann. Anschließend fordert der Prüfer alle relevanten Unterlagen an: Geschäftsbücher, Kassenaufzeichnungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Fahrtenbücher u.v.m. müssen bereitgestellt werden. Der Unternehmer (oder sein Steuerberater) muss zudem aufgrund der bestehenden Mitwirkungspflicht umfassend Auskünfte erteilen und etwaig Belege nachreichen. Soweit der Prüfer im Rahmen der Betriebsprüfung feststellt, dass die Buchführung und die Aufzeichnungen teilweise nicht ordnungsgemäß sind, besteht die Möglichkeit, dass Umsätze hinzugeschätzt werden. Insoweit sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) als Richtlinien und Orientierung bei der Buchführung besonders zu berücksichtigen. Für jedes Datenverarbeitungssystemfordert die Finanzverwaltung eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind
3. Dauer und Zeitrahmen
Die Prüfungsdauer variiert stark. Kleinere Betriebe werden oft in wenigen Tagen geprüft. Größere Unternehmen können wochen- oder sogar monatelang Prüfungsobjekt sein. Üblich ist, dass der Prüfungsbeginn zeitnah nach Anordnung erfolgt
4. Schlussbesprechung und Bericht
Nach Abschluss der Prüfung findet in der Regel eine Schlussbesprechung statt. Dort erläutert der Prüfer seine einzelnen Feststellungen Punkt für Punkt, die rechtliche Bewertung und etwaige Beanstandungen. Unternehmer können dazu Fragen stellen oder Einwände erheben. In dieser Phase kann bei abweichenden Auffassungen zu Rechtsfragen oder Sachverhalten, eine Einigung im Wege der Verhandlung mit dem Betriebsprüfer möglich sein. Im Anschluss erstellt der Prüfer einen schriftlichen Prüfungsbericht. Dieser Bericht fasst die wesentlichen Erkenntnisse zusammen und dient als interne Grundlage für die weitere Bearbeitung im Finanzamt.
Ergebnis und Folgen: Führen die Prüfungsfeststellungen zu Veränderungen, setzt das Finanzamt geänderte Steuerbescheide fest. Fehlen Steuern, sind Nachzahlungen zu leisten. Im seltenen Fall einer Überzahlungen erfolgt eine Erstattung. Bei Einkommens- und Lohnsteuern fallen ggf. Steuernachzahlungszinsen an. Liegen gravierende Fehler vor oder unterlässt das Unternehmen die Mitwirkung, drohen Bußgelder und in Extremfällen strafrechtliche Ermittlungen.
Wichtig: Gegen geänderte Steuerbescheide kann der Unternehmer Einspruch in der Regel innerhalb eines Monats einlegen und damit nochmals überprüfen lassen.
Stand: 4. September 2025