Dokumentation
Die Dokumentation hat im BEM-Prozess eine wichtige Funktion: Sie schafft Struktur, sichert den Ablauf nachvollziehbar ab und dient im Konfliktfall als Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung.
Eine gesetzliche Pflicht zur Dokumentation sieht § 167 Abs. 2 SGB IX zwar nicht ausdrücklich vor, in der Praxis ist sie jedoch unverzichtbar – insbesondere im Hinblick auf arbeitsrechtliche Anforderungen, etwa bei krankheitsbedingten Kündigungen. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, die wichtigsten Schritte des Verfahrens festzuhalten.
Was sollte dokumentiert werden?
Die Dokumentation sollte die wesentlichen Stationen des BEM-Verfahrens abbilden:
- das Einladungsschreiben an die betroffene Person (inkl. Datum und wesentlicher Inhalte),
- die Zustimmung oder Ablehnung zur Teilnahme am BEM,
- die Beteiligten bei Gesprächen (z. B. Arbeitgebervertretung, ggf. externe Stellen),
- den Ablauf und die besprochenen Inhalte (ohne medizinische oder gesundheitsbezogene Angaben),
- die vereinbarten Maßnahmen und deren Umsetzung,
- den Abschluss des Verfahrens mit einer kurzen Ergebnisdokumentation.
Wichtig ist, dass die Informationen sachlich, nachvollziehbar und auf das Notwendige beschränkt bleiben. Die Dokumentation dient dem Verfahrenszweck – nicht der Leistungs- oder Gesundheitsbeurteilung.
Datenschutz und Aufbewahrung
Personenbezogene Daten im Rahmen des BEM unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine Speicherung sensibler Gesundheitsdaten ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person zulässig. Zudem dürfen BEM-Unterlagen nicht in der regulären Personalakte gespeichert werden. Sie sind separat und zugangsbeschränkt aufzubewahren. Weitere Informationen zum Thema finden Sie auf unserer Seite „Datenschutz im BEM“.
Fazit
Auch in kleinen Betrieben lässt sich mit geringem Aufwand eine strukturierte und zweckmäßige Dokumentation des BEM realisieren. Sie unterstützt die interne Koordination, schafft Transparenz im Verfahren und dient zugleich als Nachweis für eine ordnungsgemäße Durchführung. Eine sorgfältige und datenschutzkonforme Dokumentation ist daher ein zentraler Bestandteil des BEM – sie stärkt den strukturierten Ablauf, fördert die Kommunikation mit allen Beteiligten und bietet rechtliche Absicherung für das Unternehmen.
Auch in kleinen Betrieben lässt sich mit geringem Aufwand eine strukturierte und zweckmäßige Dokumentation des BEM realisieren. Sie unterstützt die interne Koordination, schafft Transparenz im Verfahren und dient zugleich als Nachweis für eine ordnungsgemäße Durchführung. Eine sorgfältige und datenschutzkonforme Dokumentation ist daher ein zentraler Bestandteil des BEM – sie stärkt den strukturierten Ablauf, fördert die Kommunikation mit allen Beteiligten und bietet rechtliche Absicherung für das Unternehmen.
Stand: 1. August 2025