E-Rechnung

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Das sind Rechnungen, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Die Neuregelung markiert einen weiteren wichtigen Schritt für die digitale Transformation der Wirtschaft.
Ab 2027 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz.
Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Wichtige Aspekte zur E-Rechnung

1. E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025
Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt.
2. E-Rechnung gemäß Norm EN 16931
Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
3. Alle Unternehmen werden in der Pflicht sein
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zwischen inländischen Unternehmern zur Ausstellung (Versand) einer elektronischen Rechnung. Der Gesetzgeber hat, in Anbetracht des hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen, Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller für die Jahre 2025 bis 2027 eingeräumt.
4. Übergangsregelungen
Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.
5. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
  • Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
  • Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
  • Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
  • Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
  • bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
6. Einführung eines Meldesystems wird später kommen
Ab einem späteren – noch offenen - Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.
Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen.

Hintergründe

Mit dem Projekt „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age – ViDA) der EU-Kommission sollen ab 2030 die E-Rechnungspflicht und ein elektronisches Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze eingeführt werden. Ziel des Meldesystems ist die Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs. In Vorbereitung auf diese Neuerungen will die EU die E-Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes zum Standard der B2B-Rechnungsstellung festschreiben. Unternehmen können zwischen verschiedenen Anbietern und Formaten wählen, solange sie die neue EU-Norm erfüllen. Die in der Praxis bereits intensiv verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diesen Standard.

FAQ zur E-Rechnung

Zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland haben Unternehmen noch viele Fragen. Das Bundesministerium der Finanzen hat auf seiner Internetseite Antworten zu häufig gestellten Fragen (FAQ) veröffentlicht. Hier geht's zum FAQ.