Der Countdown läuft: In weniger als zwei Wochen beginnt der Hessentag in Fulda und wird zehntausende Besucher in die Stadt spülen. Das stellt viele Betriebe vor besondere Aufgaben. Ob Versorgung, Sicherheit oder Service: Hinter den Kulissen wird geplant, organisiert und improvisiert. Neun Unternehmen erzählen, wie sie sich auf die intensivsten Tage des Jahres vorbereiten.
Unsere größte Herausforderung ist, dass es der erste Hessentag ist, bei dem wir zusätzlich zum eigenen Stand noch sieben weitere Verkaufsstellen beliefern. Gerade bei Eis spielt das Wetter eine entscheidende Rolle. Es ist schwer vorherzusagen, wie hoch die Nachfrage sein wird und je nachdem die entsprechende Menge an Eis und Personal einzuplanen. Diese Unsicherheit erfordert eine besonders flexible und vorausschauende Organisation. Hier kommen uns beispielsweise Erfahrungen vom Hessentag in Bad Vilbel, dem Ironman Frankfurt oder dem Rakoczy-Fest in Bad Kissingen zugute. Die Belieferung unserer Partnerstände ist gut planbar, erfordert jedoch eine enge Abstimmung mit allen Beteiligten. Dazu gehört die Bereitstellung von Eistruhen, Werbematerialien sowie die genaue Planung von Logistik, Aufbau und Nachschub.
Besonders freue ich mich auf unseren Stand am Bonifatiusplatz: Dort bieten wir neue Produkte wie Acai Bowls und Slush-Eis. Trotz der größeren Vielfalt bleiben wir unserem Anspruch treu – alle Produkte sind hundertprozentig natürlich und stehen für hohe Qualität und Geschmack. Mit der Planung für den Hessentag haben wir bereits vor rund einem Jahr begonnen. Gerade bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung ist ein langer Vorlauf entscheidend, um alle Abläufe optimal vorzubereiten und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Unterschätzt werden häufig die vielen unvorhersehbaren Faktoren – allen voran das Wetter. Trotz sorgfältiger Planung kann es immer zu kurzfristigen Veränderungen kommen, auf die man flexibel reagieren muss. Genau darin liegt die besondere Herausforderung, aber auch der Reiz solcher Großveranstaltungen.
Michel Günther, Die Eisheiligen
Als exklusiver Hessentagspartner für Getränkelogistik freuen wir uns sehr darauf, Besucher, Gastronomie und Caterer mit kühlen Erfrischungen zu versorgen. Dafür haben wir innerhalb des #teamheurich ein eigenes Hessentagsteam aufgebaut, sodass wir gemeinsam mit den regionalen Getränkeherstellern sowie 30 Kühl- und Schankwagen keinen Menschen durstig lassen. Wir hoffen auf sonniges Wetter und eine großartige Stimmung in der gesamten Stadt.
Alina Heurich, Heurich GmbH & Co. KG
Wir sind offizieller Partner und Sponsor des Hessentages. Für den Hessentag stellen wir insgesamt 450 zusätzliche Mülltonnen auf, die jeden Tag von uns geleert werden. Hierfür wird ein separates Fahrzeug zur Leerung bereitgestellt. Des Weiteren stellen wir an verschiedenen Bereichen zusätzliche Container sowie Müllund Papierpressen auf.
Nadine Kuhnigk, Knettenbrech + Gurdulic Entsorgung GmbH
Die Vorbereitung auf den Hessentag 2026 läuft bei RhönSprudel und Förstina bereits seit vielen Monaten auf Hochtouren. Die größte Herausforderung bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung ist die flexible Planung, insbesondere bei der Getränkeversorgung, da der Bedarf stark wetterabhängig ist. Parallel zur Produktions- und Logistikplanung entwickeln wir gemeinsam mit dem Biosphärenreservat Rhön unseren Auftritt im Themenbereich „Natur auf der Spur“. RhönSprudel gestaltet dort eine erlebbare Streuobstwiese rund um regionale Direktsaftschorlen. Förstina zeigt mit verschiedenen Aktionen rund um den Hessentag Präsenz und schafft dabei sympathische Überraschungsmomente für die Besucherinnen und Besucher.
Christian Schindel, RhönSprudel Gruppe
Der Hessentag ist für uns organisatorisch eine echte Großveranstaltung. Eine der größten Herausforderungen ist die Mengenplanung. Gerade das Wetter ist im Vorfeld kaum planbar und beeinflusst den Bedarf erheblich. Zudem trifft zusätzlicher Bedarf an Equipment auf einen ohnehin stark ausgelasteten Fuhrpark in der Hochsaison. Besonders anspruchsvoll ist auch, dass die reguläre Gastronomie im Sperrgebiet täglich bis spätestens 9 Uhr beliefert sein muss. Damit alles funktioniert, ist eine enge Abstimmung mit der Firma Heurich als unser Logistikpartner wichtig. Daher müssen Produktion, Logistik und Personal gut geplant sein, um die Versorgung während der gesamten Veranstaltung sicherzustellen. Die Planungen haben deshalb bereits Anfang des Jahres begonnen. Viele unterschätzen, wie viel Abstimmung und Flexibilität hinter einem Event dieser Größenordnung steckt.
Ulrich Klesper, Hochstift Bräu
Das DRK Fulda ist Generalunternehmer für die sanitätsdienstliche Absicherung beim 63. Hessentag in Fulda. Nach aktuellem Planungsstand rechnen wir je nach Veranstaltungstag und Besucheraufkommen mit einer relevanten Zahl an medizinischen Hilfeleistungen. Vor allem werden Kreislaufprobleme durch hohe Temperaturen oder lange Stehzeiten, aber auch kleinere Verletzungen wie Schnittwunden oder Stürze zum Alltag gehören. Hinzu kommen alkoholbedingte Notfälle sowie internistische und neurologische Ereignisse wie Herzinfarkt oder Schlaganfall. Vereinzelt wird es auch zu ernsthaften Notfällen kommen. Darauf sind wir vorbereitet, so dass sich alle Gäste zu jeder Zeit sicher fühlen können. Was häufig unterschätzt wird, ist ganz klar der organisatorische und personelle Aufwand. Der Sanitätsdienst wurde monatelang im Voraus geplant. Personal, Einsatzfahrzeuge und Infrastruktur werden strategisch auf dem gesamten Gelände verteilt. Viele Organisationen arbeiten eng mit den Sicherheitsbehörden zusammen, um ein leistungsfähiges Konzept für einen sicheren Hessentag zu bieten. Alle ziehen an einem Strang, damit alles gut vorbereitet ist. Doch eines ist klar: Der Hessentag wäre ohne ehrenamtliches Engagement nicht möglich. Insgesamt gehen wir von mehreren hundert Rettungskräften aus, die an den zehn Veranstaltungstagen eingesetzt werden. Hier setzen wir auf eine enge Zusammenarbeit mit anderen Rotkreuz-Einheiten aus Hessen und kooperieren zudem mit dem Malteser Hilfsdienst. Wir wünschen uns, dass die Hessentags- Besucher sicher und gesund bleiben. Achten Sie deshalb darauf, ausreichend zu trinken und Pausen einzulegen, vor allem bei hohen Temperaturen. Und denken Sie bitte daran: Einsatz verdient Respekt.
Christian Erwin, DRK Fulda
Der VR Bank regio’markt am Hessentag in Fulda ist für uns eine enorme Chance, und gleichzeitig eine organisatorische Mammutaufgabe. Die größte Herausforderung besteht darin, über zehn Tage hinweg ein sicheres, attraktives und reibungslos funktionierendes Großevent für mehrere hunderttausend Besucherinnen und Besucher zu schaffen – mitten in einer lebendigen Innenstadt. Dabei müssen Infrastruktur, Verkehr, Sicherheit, Logistik, Technik und Programm perfekt ineinandergreifen. Hinter dem Hessentag steckt jahrelange Vorbereitung und erfordert eine enge Zusammenarbeit aller Akteure. Unterschätzt wird oft, wie aufwendig die Koordination im Hintergrund ist und wie flexibel man auf kurzfristige Änderungen reagieren muss. Am Ende lebt dieses Event aber genau von dieser gemeinsamen Kraftanstrengung. Wenn Stadt, Ehrenamt, Vereine, Unternehmen, Einsatzkräfte und viele engagierte Menschen zusammenarbeiten, entsteht ein Fest, das weit über die Region hinaus strahlt und Fulda als gastfreundliche, moderne und zugleich traditionsbewusste Stadt präsentiert.
Katharina Most, Region Fulda GmbH
Wir bewirten das Dioramazelt inklusive Terrasse auf dem Gelände „Natur auf der Spur“ und freuen uns auf die besondere Fläche mitten in den Auewiesen und direkt am Wasser. Wir haben viele regionale Partner und eine tolle Auswahl an Speisen und Getränken auf dem Programm. Da wir bereits 2023 bei der Landesgartenschau in der Fulda Aue zu Hause waren, kennen wir uns auf dem Gelände gut aus. Die größten Herausforderungen sind immer Logistik und Infrastruktur, da diese Fläche ja sonst eine grüne Wiese ist. Allerdings sind die Vorbereitungen weniger aufwändig als bei der LGS, da wir auf bereits vorhandenes Equipment und eingespieltes Personal zurückgreifen können. Gleichzeitig müssen Standfläche, Laufwege, Kassensysteme, Spülstraße, Küchenanbau und Service individuell geplant werden. Besonders herausfordernd sind Personalplanung und -management: Wir brauchen jeden Tag Mitarbeiter zur Vorbereitung, während der Öffnungszeiten und um danach wieder alles ‚ready‘ für den nächsten Tag zu machen. Das ist nur im Schichtbetrieb möglich.
Sven & Marie-Christine Nelles, Nelles Catering GmbH & Co. KG
Die größte Herausforderung für uns vom Hannheinehof sind die vielen Unbekannten. Wie stark werden unsere Standorte am VR Bank regio’markt und beim Äpplerdorf frequentiert? Wie wird das Wetter? Wie stemmen wir die Logistik mit den verschiedenen Auflagen und wie viele Stände arbeiten tatsächlich mit unseren Hessentagsprodukten Wiesenkiez Apfelwein und Lieber Schorli? Ein Event in dieser Größenordnung ist tatsächlich Neuland, aber deshalb macht es umso mehr Spaß. Dabei ist der Aufwand fast so groß wie die Vorfreude. Für ein schönes Erlebnis müssen viele kleine Rädchen ineinander greifen – von der technischen Ausstattung über die Gestaltung der Plätze bis hin zum Funktionieren eines komplett neuen Teams. Mit der Planung und Konzeption der neuen Hessentagsprodukte sowie des Äpplerdorfes haben wir gemeinsam mit unseren wunderbaren Partnern bereits im vergangenen Herbst begonnen. Nicht zu unterschätzen sind die vielen kleinen Details und Stellschrauben, an denen permanent gedreht werden muss, um die Abläufe für das Team zu erleichtern und den Gästen einen bestmöglichen Aufenthalt zu bieten.
Christoph Jestädt, Hannheinehof Lebensmittel GmbH
