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Frühjahrsputz

36. Fuldaer Frauenwoche

Morgens scheint endlich wieder die Sonne, die Vögel zwitschern und Krokusse schießen aus dem Boden: Der Frühling ist da. Und was bedeutet das? Genau, Zeit für den Frühjahrsputz – auch im Archiv. Denn mit dem neuen Jahr laufen für zahlreiche Geschäftsunterlagen wieder die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab.

Welche Fristen gelten für welche Unterlagen?

In diesem Jahr können Unterlagen vernichtet und gelöscht werden, deren Frist am 31. Dezember 2025 abgelaufen ist. Mit Blick auf die verschiedenen Laufzeiten von Dokumenten, betrifft das Unterlagen, deren letzte Eintragung oder Aufstellung im Jahr 2015, 2017 oder 2019 erfolgt ist. Hier gilt:

10 Jahre: Handelsbücher, Journale, Konten, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Inventare
8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen
6 Jahre: Lohnkonten, Geschäftsbriefe, sonstige Dokumente wie Ausfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen

Was ist bei digitalen Belegen zu beachten?

Auch für digitale Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – etwa als PDF- oder Bilddatei. Bei gescannten Papierdokumenten muss das Verfahren lückenlos dokumentiert sein, um die inhaltliche Übereinstimmung, Lesbarkeit und Vollständigkeit über den gesamten Zeitraum sicherzustellen. Während des gesamten Zeitraums muss der Zugriff auf diese Daten sowie deren maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzbehörden jederzeit möglich sein.

Wann ist die Vernichtung trotz Fristablauf verboten?

Ist die Festsetzungsfrist für die Steuer noch nicht abgelaufen oder sind die Unterlagen als Beweismittel Teil von laufenden Rechtsbehelfsverfahren oder Betriebsprüfungen, ist die Vernichtung trotz verstrichener Frist nicht erlaubt. Unternehmer sollten vor dem Löschen oder Schreddern immer prüfen, ob Sonderfälle vorliegen.