Der Bekannte Versender

1. Grundlagen

Luftfrachtsendungen sollen in besonderer Weise gegen unbefugte Zugriffe Dritter geschützt werden. Nur als sicher eingestufte Luftfracht darf an Fluggesellschaften übergeben werden. Um die Lieferkette zu sichern, muss entweder die Fracht einmalig vor der Anlieferung an den Abgangsflughafen durch den Spediteur (Reglementierter Beauftragter) untersucht werden oder es liegt eine Sicherheitserklärung des Verladers (Bekannter Versender) vor. Mit dieser Sicherheitserklärung hat sich der Verlader/Bekannte Versender verpflichtet, bestimmte Sicherungsmaßnahmen für Luftfrachtsendungen im eigenen Unternehmen zu ergreifen. Dann musste die Luftfracht nicht mehr vor der Anlieferung im Abgangsflughafen untersucht werden.

2. Übergangsphase für Bekannte Versender

(zwischen 29. April 2010 und 25. März 2013)
Das weitgehend formlose Verfahren wurde geändert. Dies geht auf die EG-Verordnungen 300/2008, 272/2009 und 185/2010 zurück. Für den Bekannten Versender ist spätestens ab März 2013 eine behördliche Zulassung durch das Luftfahrtbundesamt erforderlich. Die Einzelheiten zum Verfahren und zu den Voraussetzungen finden Sie unter 3. Für sogenannte Geschäftliche Versender ist keine behördliche Zulassung erforderlich, siehe 7.
Es gibt einen dreijährigen Übergangszeitraum bis 25. März 2013. Während dieses Zeitraums gelten vor dem 29. April 2010 abgegebene Sicherheitserklärungen weiter. Sie erlöschen automatisch am 25. März 2013. Folge ist, dass die Luftfracht unsicher ist und von einem Dritten untersucht werden muss.

Während der Übergangsphase gilt:
  • Vor-Ort-Kontrollen durch das LBA
    Da 2010 einige Paketbomben per Luftfracht verschickt wurden, führt das LBA bei Bekannten Versendern Kontrollen vor Ort durch. Dafür wurden 450-600 zusätzliche Planstellen geschaffen. Die Kontrolleure überprüfen in den Betrieben unangekündigt, ob die auf den Sicherheitserklärungen gemachten Zusicherungen eingehalten worden sind. Dies gilt für die sichere Lagerung und Verpackung der Luftfracht. Ebenso wird kontrolliert, ob die betroffenen Mitarbeiter eine Sicherheitsunterweisung erhalten haben (eine neu gefasste inhaltliche Empfehlung finden Sie nebenstehend unter "Weitere Informationen").
  • Umfirmierung während der Übergangsphase
    Falls der Bekannte Versender während der Übergangsphase umfirmiert, "muss das Unternehmen unter der neuen "Firmierung", das heißt der neuen Unternehmensbezeichnung im Handelsregister (HR), gegenüber allen Ihren reglementierten Beauftragten erklären, dass alle in der Sicherheitserklärung unter alter "Firmierung" aufgeführten Rechte und Pflichten weitergeführt werden. Dieses Schreiben ist von den jeweiligen reglementierten Beauftragten zu den abgegebenen Sicherheitserklärungen zu nehmen. Diese müssen sicherstellen, dass bei einer Inspektion, sei es durch die EU, einem nationalen Auditteam oder dem Luftfahrt-Bundesamt (LBA) beide Dokumente einsehbar sind."
  • Umzug während der Übergangsphase
    Bei einem Umzug der sicherheitsrelevanten Bereiche erlischt die Übergangsregelung.
  • Neubenennung als Bekannter Versender
    Möchte ein Bekannter Versender seit dem 29. April 2010 neu mit einem Reglementierten Beauftragten zusammenarbeiten, der ihn bislang nicht anerkannt und benannt hat, muss das Unternehmen einen Antrag auf behördliche Zulassung stellen oder es gilt als unbekannter Versender mit der Konsequenz, dass die Fracht kontrolliert werden muss.

3. Behördliche Zulassung als Bekannter Versender

Voraussetzungen
Spätestens zum Ende der Übergangsfrist oder bei neuen Reglementierten Beauftragten ist eine behördliche Zulassung erforderlich. Unternehmen, die in Deutschland einen Betriebsstandort als behördlichen bekannter Versender zertifizieren lassen möchten, müssen ein Sicherheitsprogramm einreichen (s. Punkt 6.4.1.1 S.2 EU VO 185/2010). Zur Erleichterung und Standardisierung der Verfahren hat das LBA ein Muster zur Erstellung eines Sicherheitsprogramms für Bekannte Versender herausgegeben. Das Muster muss direkt beim Luftfahrt-Bundesamt angefordert werden, es gilt als Verschlusssache und muss vertraulich behandelt werden. Die Inhalte des unternehmensspezifischen Versender-Sicherheitsprogramms können Sie der seitlichen Serviceleiste entnehmen. Hier werden nur einige wesentliche Eckpunkte dargestellt. Zudem hat das LBA im Januar 2012 Antworten auf diverse offene Fragen und ungeklärten Probleme rund um das Zulassungsverfahren zum Bekannten Versender gegeben, die verschiedene Verbände - darunter auch die IHK Region Stuttgart - über den DIHK (Deutscher Industrie und Handelskammertag) eingebracht haben. Leider bleiben viele Fragen weiterhin offen.
Die Antworten des BAG finden Sie ebenfalls nebenstehend unter
"Weitere Informationen".
Beauftragter für Sicherheit
Es muss ein Sicherheitsbeauftragter (offiziell: Beauftragter für Sicherheit) pro Betriebsstätte benannt werden. Bei dieser Person handelt es sich um den zentralen verantwortlichen für die Luftfrachtsicherheit im Unternehmen. Luftfracht darf nur als "sicher" abgefertigt werden, wenn der Beauftragte für Sicherheit vor Ort in der Betriebsstätte (oder in Ausnahmefällen kurzfristig verfügbar) ist. Deswegen muss auch ein Vertreter bestellt werden. Beauftragte für Sicherheit müssen eine zur Zeit 35-stündige Schulung von einem durch das LBA zugelassenen Ausbilder erhalten haben. Voraussetzung für die Teilnahme an der Schulung ist eine positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 Luftsicherheitsgesetz durch die Landesluftfahrtbehörde. Es handelt sich dabei um eine Sicherheitsüberprüfung, diese kann mehrere Wochen dauern.

Die Haftung des Sicherheitsbeauftragten ist vergleichbar der Haftung des Gefahrgutbeauftragten. Jährlich muss der Beauftragte für Sicherheit ein internes Sicherheitsaudit durchführen.

Zuverlässige Mitarbeiter und identifizierbare Luftfracht
Mitarbeiter, die Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, müssen entweder eine Sicherheitsunterweisung erhalten oder künftig ebenfalls eine vierstündige Schulung erhalten haben. Das gilt auch für Geschäftsführer, Betriebsräte und Mitarbeiter von Fremdfirmen wie beispielsweise Reinigungsdiensten. Mitarbeiter ohne Schulung müssen von Mitarbeitern mit Schulung begleitet werden. Es gibt eine Befreiung für langjährige Mitarbeiter. Es wird von identifizierbarer Luftfracht gesprochen, wenn ein Produkt innerhalb des Unternehmens eindeutig dem Luftfrachtversand zugeordnet werden kann. Unter Umständen müssen also auch Mitarbeiter aus der Produktion unterrichtet/geschult werden.
Beispiel: Es werden zehn baugleiche Lautsprecher produziert und es ist allgemein im Unternehmen bekannt, dass drei davon per Luftfracht verschickt werden. Da aber erst beim Verpacken entschieden wird, welcher tatsächlich per Luftfracht verschickt wird, werden die Lautsprecher in diesem Fall auch erst beim Verpacken zu identifizierbarer Luftfracht.
Luftfracht muss manipulationssicher verpackt und verschlossen gelagert werden. Hier werden häufig Metallkäfige empfohlen. Personal muss auch bei der Einstellung überprüft werden, die Sicherheits- und Frachtprozesse müssen geschildert werden. Es soll zwischen eigengefertigter Ware und Handelsware unterschieden werden. Verstöße stellen nach dem Luftfahrtsicherheitsgesetz Ordnungswidrigkeiten dar. Bußgelder werden in der Regel zunächst gegen das Unternehmen verhängt.

Behördliche Zulassung: Antragstellung
Bis Ende Dezember 2011 sind zirka 5800 Anträge auf behördliche Anerkennung als Bekannter Versender beim LBA eingegangen. Dies ist nur ein geringer Bruchteil der erwarteten Anträge, was an den immer noch unklaren Rahmenbedingungen liegt. Es gibt zur Zeit (29.Juni 2012) knapp 300 behördlich zugelassene Bekannte Versender in Deutschland
Der Ablauf der Antragstellung hat sich mehrfach geändert, die genauen Prozeduren finden Sie in den Links neben diesem Text. Der Aufwand ist erheblich. Je nach Unternehmensstruktur kann die Implementierung des Bekannten Versenders mehrere Monate in Anspruch nehmen. Bedenken Sie, dass für die behördliche Zulassung Gebühren verlangt werden, deren Höhe allerdings noch nicht feststeht, da bisher keine Gebührenverordnung in Kraft getreten ist. Es wird keine nachträglichen Rückberechnungen geben. Berechnet werden neben den (zukünftigen) Gebühren anteilige Kosten der Vor-Ort-Kontrolle, wie z. B. Fahrtkosten, Übernachtung. Die Höhe der Auslagen ergibt sich aus dem Bundesreisekostengesetz.
Um eine reibungslose Bearbeitung der Zertifizierung als behördlichen Bekannter Versender gewährleisten zu können, wird um eine zeitnahe Einreichung des Sicherheitsprogramms in Papierform, sowie in elektronischer Form per CD (compact disc) gebeten. Unter Sicherheitsaspekten ist diese Vorgabe kritisch, weil die internen Sicherheitsmaßnahmen in dem Versender-Sicherheitsprogramm detailliert geschildert werden sollen. Wirklich sicherheitsrelevante Informationen sollten das Unternehmen nicht verlassen.
Das LBA weist darauf hin, dass die notwendigen Prüfungen und Vor-Ort-Kontrollen nach der Reihenfolge des Posteinganges der Sicherheitsprogramme erfolgen werden. Die bekannten Versender wenden sich für weitere Fragen bitte an das zuständige Sachgebiet im Referat B 6 „Luftsicherheit”. Das LBA weist darauf hin, dass Anträge auf behördliche Zulassung als Bekannter Versender frühzeitig nach Gültigkeit der Verordnung (EG) Nr. 300/2008 gestellt werden sollten, da es ansonsten im letzten Jahr des dreijährigen Übergangszeitraums, also 2013, zu einem Antragsstau kommen könnte.
Der neue Status als zugelassener Bekannter Versender gilt ab dem Zeitpunkt der Eintragung des Unternehmens durch das LBA in eine EU-Datenbank. Nach der Zulassung zum Bekannten Versender müssen dem LBA Änderungen 10 Arbeitstage vorher mitgeteilt werden. Umzüge müssen drei Monate vorab mitgeteilt und vom LBA genehmigt werden!

4. Bekannter Versender als Muss?

Der Status als Bekannter Versender ist keine Voraussetzung, um Luftfrachtsendungen zu befördern. Für die üblichen Post- und Kuriersendungen wird der Status in der Regel ohnehin nicht verlangt, da die KEP-Dienste alle Sendungen untersuchen. Wer also bislang von seinem Post- oder Kurierdienst nicht zur Abgabe einer solchen Erklärung aufgefordert worden ist, muss auch künftig nicht Bekannter Versender werden.
Der Nachteil als „unbekannter Versender” besteht darin, dass die Sendung vom Reglementierten Beauftragten untersucht werden muss. Dies wird häufig in Rechnung gestellt und kann zu Zeitverzögerungen führen, muss es aber nicht. Hier herrscht große Unsicherheit. Welchen Aufwand das darstellt, hängt auch davon ab, ob Waren einfach geröntgt werden können oder ob sie zu groß dafür sind bzw. die Röntgenbilder ausgewertet werden können. Es hängt auch davon ab, ob Waren aufgepackt werden dürfen oder ob sie dadurch beschädigt werden. Tatsächlich hängt es von den individuellen Verhältnissen im Unternehmen und der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Reglementierten Beauftragten ab, ob der Status des Bekannten Versenders sinnvoll ist oder nicht. Prüfen Sie die Voraussetzungen für das interne Sicherheitsprogramm und den damit verbundenen Aufwand (Sicherheitsplan, Schulungsmaßnahmen, Sicherheitsbeauftragter, geänderte Abläufe u. a.). Unserer Einschätzung nach kommt für viele Unternehmen der Bekannte Versender nicht mehr in Frage.

Zentral für die Entscheidung sind nach den bisherigen Erfahrungen folgende beiden Punkte:
  • Wie wichtig ist ein schneller und zuverlässiger Versand von Luftfrachtsendungen (ohne KEP-Dienste)?
  • Kann die eigene Ware von Sicherheitstechniken (röntgen o.ä.) untersucht werden oder muss diese aufgepackt und manuell untersucht werden. Ist dies tolerierbar?
Nebenstehend finden Sie unter "Weitere Informationen" Fragen zu dem Thema, die Ihnen die Entscheidung erleichtern sollen.
Offen ist, welche Zeitverzögerungen es 2013 bei der Abfertigung der Fracht unbekannter Versender geben wird. Die Einführung zusätzlicher Kontrolltechniken (Sprengstoffspürhunde) könnte das Problem entschärfen.

5. Bekannter Versender und AEO

Wenn ein Unternehmen bereits zugelassener Wirtschaftsbeteiligter ist (insbesondere AEO-S oder -F), hat es einen hohen Teil an Anforderungen erfüllt, die auch das Luftfahrt-Bundesamt als Zulassungsvoraussetzung zum Bekannten Versender sieht. Leider wird es in absehbarer Zeit nicht zu einer gegenseitigen Anerkennung der Sicherheitsstati kommen. Fazit aus diesem unbefriedigenden Zustand ist, dass Inhaber der AEO S und F Bewilligungen bei der Antragstellung Doppelarbeit haben. Die bestehenden oder ergriffenen operativen Sicherheitsmaßnahmen sollten auf das Sicherheitsprogramm Bekannter Versender (siehe Punkt 3) übertragbar sein. Die Anforderungen des Bekannten Versenders gehen aber über die Anforderungen beim AEO hinaus.

6. Änderungen für Unterauftragnehmer

Die Unterauftragnehmererklärung wurde zum 29. April 2010 ungültig. Abgegeben haben diese Erklärungen unter anderem
  • Speditionen/Frachtführer, die im Auftrag des Bekannten Versenders Luftfracht an den Reglementierten Beauftragten übergeben haben
  • Dienstleister, die das Lager des Bekannten Versenders betreuen oder Luftfrachtsendungen kommissionieren
  • Dienstleister, die Hausmeister- oder Reinigungsleistungen im Lagerbereich oder in den Versandbüros erbringen.
Nach Auskunft des Luftfahrtbundesamtes geben die oben genannten Speditionen/Frachtführer künftig eine Transporteurserklärung nach Anhang 6-E der Verordnung 185/2010 ab. Diese Erklärung musste bis 29. April 2010 beim Auftraggeber, also dem Bekannten Versender oder dem Reglementierten Beauftragten sein. Sie finden den Download in der Servicespalte neben dem Text.
Lagerhalter und ähnliche Dienstleister mussten ursprünglich Reglementierte Beauftragte werden, kurz vor Ablauf der Frist war dann doch auch der bekannte Versender möglich. Unter bestimmten Voraussetzungen können sie sich nach Angaben des Luftfahrtbundesamtes auch als Bekannter Versender registrieren lassen. Dies gilt dann, wenn diese eine Sicherheitserklärung an einen Reglementierten Beauftragten abgeben (also nicht an ihren Auftraggeben, den Bekannten Versender, sondern an dessen Reglementierten Beauftragten).

Stichtag war der 28. April 2010. Weitere Voraussetzungen sollen sein:
  • die Ware wird erst im Lager zur Luftfracht, d.h. dies ist nicht schon bei der Einlagerung klar oder die Einlagerungsdauer liegt unter 24 Stunden und
  • die Ware wird ab diesem Zeitpunkt vor unbefugtem Zugriff geschützt
Erbringer von Hausmeister- und Reinigungsdienstleistungen im Lager für Luftfrachtsendungen oder in den Büroräumen, in denen Versandpapiere erstellt werden, sollen dies anscheinend unter Aufsicht des Bekannten Versenders tun.

7. Geschäftliche Versender

Neben dem Bekannten Versender gibt es auch den Spezialfall des Geschäftlichen Versenders. Geschäftliche Versender werden vom jeweiligen Reglementierten Beauftragten anerkannt, nachdem sie diesem eine Sicherheitserklärung abgegeben haben. Die Sicherheitserklärung "Geschäftliche Versender" finden Sie in der Serviceleiste neben dem Text. Das System entspricht dem früheren Ablauf beim Bekannten Versender. Eine behördliche Zulassung wird nicht benötigt. Allerdings besteht die Gefahr, dass der Geschäftliche Versender abgeschafft wird.
Der Geschäftliche Versender ist aber nur möglich, wenn von vorneherein klar ist, dass keine Passagierflugzeuge benutzt werden. Die Fracht darf ausschließlich mit Frachtflugzeugen oder reinen Postflugzeugen verschickt werden. Außerdem übergeben sie ihre Fracht ausschließlich an Reglementierte Beauftragte. Um dies sicherstellen zu können, ist eine extrem enge Kooperation zwischen dem Geschäftlichen Versender und dem Reglementierten Beauftragten erforderlich.
Natürlich kann ein Unternehmen je nach Versandart unterschiedlich vorgehen. So ist es denkbar, dass das Unternehmen beispielsweise für große Maschinen, die ohnehin nur in Frachtflugzeugen transportiert werden können, als Geschäftlicher Versender agiert und für kleine Pakete, bei denen unklar ist, womit sie transportiert werden, unbekannter Versender ist. Hierzu ist eine Abstimmung mit den Logistikdienstleistern erforderlich.