Visa-Einladungen

Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Deutsche Botschaften in Drittländern verlangen bei der Bearbeitung von Visa-Anträgen, dass ein Einladungsschreiben des in Deutschland ansässigen Geschäftspartners vorgelegt werden muss. Um sicherzustellen, dass das einladende deutsche Unternehmen tatsächlich existiert, wird in einigen Fällen eine Bescheinigung dieses Einladungsschreibens durch die zuständige deutsche IHK verlangt.
Das Einladungsschreiben des deutschen Unternehmens soll folgende Mindestangaben enthalten:
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um einen Geschäftspartner handelt
  • Möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Name des Mitarbeiters diese Unternehmens, für die das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung etc. von dem deutschen Unternehmen getragen werden.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
Hinweis: Für die Bescheinigung von Einladungsschreiben von IHK-fremden Personen und Institutionen (z.B. Anwälte, kirchliche Vereinigungen, Sportverbände, Schulen u.ä.) ist die IHK nicht zuständig.

Visaanträge bei ausländischen Botschaften für deutsche Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisen oder Montagetätigkeiten müssen häufig Visa für das Ausland beantragt werden. Bei einigen Ländern sind die IHKs in diesen Prozess eingebunden. Dies sind insbesondere:
  • Saudi-Arabien
    Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden
  • Indien
  • Bangladesch
  • Argentinien
  • Brasilien
In diesen Fällen wird der IHK das Antragsschreiben des Unternehmens an die ausländische Botschaft vorgelegt.
Das Schreiben des Unternehmens sollte folgendes beinhalten:
  • wer reist: Vollständiger Name, Adresse, Passnummer
  • wer ist Gastgeber / Einladender / Geschäftspartner
  • was ist der Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise o. ä.
  • wie lange bzw. wie oft soll gereist werden

Wie ist das Verfahren zur Beantragung eines Geschäftsreise-Visums, welche Unterlagen sind erforderlich?

Einzelheiten über beizubringende Unterlagen zur Visabeantragung kann der Antragsteller in vielen Fällen auf der Internet-Seiten der zuständigen deutschen Auslandsvertretungen oder bei den Vertretungen fremder Staaten erfahren. Das Visum ist grundsätzlich vom Antragsteller (d. h. durch den Reisenden) persönlich zu beantragen.

Reisekrankenversicherung und Kostenübernahmeerklärung

Nach einer Ratsentscheidung vom 22.12.2003 (2004/17/EG) ist der Nachweis einer Reisekrankenversicherung seit 01.06.2004 grundsätzlich Voraussetzung für die Erteilung eines Schengen-Visums.
Durch Abgabe einer Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz (Übernahme der aus dem Aufenthalt in Deutschland entstehenden Kosten) haftet das einladende Unternehmen für die Kosten, die durch den ausländischen Reisenden in Deutschland der öffentlichen Hand verursacht werden könnten. Eine formgebundene Verpflichtungserklärung, kann im Gegensatz zu einer Eigenerklärung innerhalb eines Einladungsschreibens, nur auf dem dafür vorgesehenen Formular der zuständigen Ausländerbehörde abgegeben werden. Die Ausländerbehörde prüft, ob der Einladende (Unternehmer) in der Lage ist die Aufenthaltskosten (Unterbringungs-, Verpflegungs-, Kranken- sowie ggf. Abschiebungskosten) des ausländischen Bürgers zu übernehmen.
Weitere Informationen zum Thema, sowie Länder- und Reiseinformationen finden Sie auf der Homepage des Auswärtigen Amtes.