E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen

Mit dem Projekt "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (VAT in the Digital Age – ViDA) der EU-Kommission sollen ab 2030 die E-Rechnungspflicht und ein elektronisches Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze eingeführt werden. Ziel des Meldesystems ist die Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs. In Vorbereitung auf diese Neuerungen will die EU die E-Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes zum Standard der B2B-Rechnungsstellung festschreiben. Unternehmen können zwischen verschiedenen Anbietern und Formaten wählen, solange sie die neue EU-Norm (Europäische Norm EN 16931) erfüllen. Die in der Praxis bereits intensiv verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diesen Standard.

Unternehmerische Rechnungsempfänger müssen in wenigen Wochen in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass Betriebe kein Recht auf eine weitere Rechnung haben, selbst wenn sie die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder technisch hierzu noch nicht in der Lage sind. Ausnahmen gelten lediglich bei der Rechnungsstellung für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Kleinunternehmer sollen noch von der Ausstellungspflicht ausgenommen werden.

Im Unterschied zu den bisherigen PDF-Rechnungen muss eine E-Rechnung in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat erstellt und übermittelt werden. Der Empfänger soll die Rechnungsdaten so direkt und automatisiert in der Buchhaltungssoftware des Empfängers weiterverarbeiten können – ohne manuelle Eingaben, die fehleranfällig und zeitraubend sind.

Zur neuen E-Rechnungs-Pflicht gehören auch Vorgaben für die digitale Archivierung. Erforderlich sind revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme, die eine künftig mindestens achtjährige, unveränderbare Archivierung der elektronischen Daten sicherstellen. Auch wenn für den Versand und den Empfang eine E-Mail ausreicht, müssen Unternehmen in Tools investieren, mit denen die neuen Standards erfüllt werden können. Ursprünglich wollte die Bundesregierung ein kostenloses Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von E-Rechnungen anbieten. Dieses Vorhaben wurde aber nicht umgesetzt, weil der Markt für ein ausreichend großes und kostengünstiges Angebot sorge.

Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und Behörden tätig sind, sind bereits seit dem 27. November 2020 bis auf wenige Ausnahmen (z. B. Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro) zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet.

In Deutschland ist nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen.

E-Rechnungen an den Bund können über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) eingereicht werden. Die ZRE ist unter https://xrechnung.bund.de zu erreichen.

In Hessen gelten weitestgehend die gleichen Anforderungen und Ausnahmen in Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Stellen. Versendet werden die Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangplatform der hessischen Landesverwaltung.