Elektronische Signatur im Überblick

Unterschreiben Sie noch oder signieren Sie schon? Viele Unternehmen haben die Chance erkannt, mit der elektronischen Signatur Zeit und Geld zu sparen. Eine besonders wichtige Rolle spielt die Unterschrift per Chipkarte bei der Beantragung von Ursprungszeugnissen, der elektronischen Rechnungsstellung und dem elektronischen Abfallnachweisverfahren.
 

In der Theorie ist die so genannte qualifizierte elektronische Signatur schon seit vielen Jahren als vollwertiger Ersatz für die handschriftliche Unterschrift anerkannt, in der Praxis erlebt sie erst jetzt ihren Durchbruch. Mittlerweile gibt es viele Formulare im Internet, die rechtsverbindlich elektronisch unterschrieben werden können. Die öffentliche Verwaltung stellt ebenfalls von Papier- auf IT-gestützte Verfahren um – mit der Tendenz, dass ihre Kommunikationspartner einige Vorgänge zukünftig nicht nur elektronisch signieren können, sondern sogar müssen. Auch wer sich bislang nicht für die neue Form der Unterschrift interessiert, kann also schon bald damit konfrontiert werden. Auseinandersetzung statt Berührungsangst ist daher das Gebot der Stunde
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1. Elektronisch unterschreiben – wie funktioniert das?

Die elektronische Signatur schafft mehr Verlässlichkeit als eine handschriftliche Unterschrift. Wer kann anhand eines mehr oder weniger lesbaren Autogramms schon sicher sagen, dass der Unterzeichner einer bestimmten Erklärung niemand anders als die Person XY ist und dass seine Willenserklärung nicht von einem Fremden manipuliert wurde? Beim elektronischen Unterschreiben benutzt man dagegen persönliche Signaturchipkarte, auf denen die Identität einer Person eindeutig hinterlegt ist. Für die Vertrauenswürdigkeit der elektronisch signierten Kommunikation stehen die so genannten Zertifizierungsdienstanbieter (kurz: Trustcenter) gerade, die gemäß dem deutschen Signaturgesetz strenge Sicherheitsauflagen erfüllen müssen.
Um eine Signaturchipkarte zu erhalten, muss sich der Kunde persönlich identifizieren lassen, zum Beispiel bei einer IHK mit Signaturservice. Dann bekommt er vom Trustcenter seine Signaturkarte zugeschickt. Darüber hinaus benötigt er ein Kartenlesegerät, das extern an seinen PC angeschlossen wird. Wenn der User dann an seinem PC z. B. ein elektronisches Formular mit Signaturfunktion aufruft, klickt er einfach auf den Befehl „Signieren”, steckt seine Karte in das Lesegerät und tippt den zur Karte gehörigen PIN-Code am Lesegerät ein. Das elektronische Signieren ist also nicht viel schwieriger, als mit einer ec-Karte am Bankautomaten Geld abzuheben.

2. Elektronische Beantragung von Ursprungszeugnissen mit der IHK-Signaturkarte

Das „Elektronische Ursprungszeugnis” war in Deutschland eine der ersten Anwendungen, die es auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur den Nutzern erlaubt, rechtsgültige Dokumente digital zu beantragen und zu bearbeiten. Mehr als 100.000 Ursprungszeugnisse wurden im Jahr 2007 auf elektronischen Antrag hin ausgestellt. Das entspricht etwa einem Drittel der insgesamt in Deutschland benötigten Ursprungszeugnisse. Besonders in den letzten Jahren sind die Nutzerzahlen nach oben geschnellt. Denn die Unternehmen profitieren bei der Online-Beantragung von kürzeren Bearbeitungszeiten und eingesparten Kosten für den Postversand bzw. Botendienst.

3. Elektronische Rechnungsstellung – aber bitte mit Signatur!

Etwa sechs Milliarden Rechnungen stellen deutsche Unternehmen jährlich aus. Immer mehr dieser Rechnungen finden ihren Weg zum Empfänger online und nicht im Briefumschlag. Rechtlich kein Problem – solange die Rechnungsdaten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Denn nur unter dieser Voraussetzung darf der Rechnungsempfänger nach § 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG) die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend machen. Anders ausgedrückt: Elektronische Rechnungen, die der Absender nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen hat, berechtigen den Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug.
Aber auch unter Beachtung dieser Anforderung bietet der elektronische Rechnungsaustausch Einsparpotenziale für die Unternehmen. Der besondere Vorzug liegt darin, dass Workflows weitgehend automatisiert gestaltet werden können. Für Anwender von Warenwirtschaftssystemen lohnen sich z. B. serverbasierte Signaturverfahren mit speziellen Mehrfachsignaturkarten: Sie können vordefinierte Mengen von Rechnungsdateien unmittelbar nacheinander signieren und danach zur automatischen Weiterbearbeitung an das System zurückgeben. Kleinere Unternehmen, die ohne Warenwirtschaftssystem arbeiten, werden einfachere Lösungen für den elektronischen Rechnungsversand bevorzugen. Sie können beispielsweise ihre elektronischen Rechnungen bei einem Dienstleister signieren und archivieren lassen. Hier gilt es, für jeden die passende Lösung zu finden.

4. Digitale Zukunft für das Abfallnachweisverfahren

Für Teilnehmer am Abfallnachweisverfahren heißt es spätestens in drei Jahren: Nichts geht mehr ohne elektronische Signatur. So schreibt es die Verordnung zur Vereinfachung der abfallrechtlichen Überwachung vor, die am 1. Februar 2007 in Kraft getreten ist. Damit wurde der Weg bereitet, das abfallrechtliche Nachweisverfahren in Deutschland rein elektronisch abzuwickeln und es mit der qualifizierten elektronischen Signatur abzusichern. Ungefähr 100.000 deutsche Unternehmen müssen sich auf das elektronische Abfallnachweisverfahren einstellen und dürfen dafür dem bisherigen Procedere den Rücken kehren, in dem sie zum Teil mit fünffachen, verschiedenen farbigen Papierdurchschlägen arbeiten mussten.
Während einer Übergangsfrist bis zum Jahr 2010 bzw. 2011 werden das alte Papier- und das neue elektronische Verfahren parallel bestehen. Danach müssen die betroffenen Mitarbeiter auf Seiten der Abfallerzeuger, Beförderer und Entsorger zwingend die qualifizierte elektronische Signatur benutzen.

5. Perspektiven

Die derzeit in Planung befindlichen Signaturprojekte sind groß angelegt. Zwei Beispiele:
  • Im Gesundheitswesen sollen ab 2009 eine elektronische Gesundheitskarte für die Versicherten und ein individueller elektronischer Heilberufsausweis (HBA) für alle Ärzte, Apotheker und sonstige Heilberufler eingeführt werden. Dieser HBA wird mit qualifizierter elektronischer Signaturfunktion versehen sein und seinen Inhaber z. B. dazu berechtigen, elektronische Rezepte auszustellen oder Einträge in elektronische Patientenakten zu machen.
     
  • Ab 2011 soll der elektronische Einkommensnachweis (ELENA) die Arbeitsagenturen entlasten: Bei diesem Projekt ist geplant, die Einkommensnachweise aller sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer zentral zu speichern, wobei der Zugriff darauf nur mit der qualifizierten Signaturkarte des betreffenden Arbeitnehmers freigegeben werden kann.