Ausbildungsverträge digital erfassen
Mit dieser Kurzanleitung erläutern wir die wichtigsten Schritte zur Bearbeitung und Umsetzung der Ausbildungsverträge über das IHK-Bildungsportal.
Login und Zugangsdaten
Login unter https://bildung.unikam.de/auth/K128/
Die Zugangsdaten (Zugangsnummer und Passwort) haben Sie bereits von uns erhalten. Sollten Ihnen die Daten nicht mehr vorliegen, können Sie hier neue Daten anfordern.
1. Schritt: Benutzeroberfläche
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint eine Oberfläche mit verschiedenen Kacheln/Bereichen.
Im Bereich Verträge finden Sie eine Übersicht über die bereits angelegten Ausbildungsverträge und deren Status (bspw. in Bearbeitung). Sie können einen Vertrag weiterbearbeiten oder den noch ausstehenden Vertrag an die IHK übermitteln.
Die Bereiche Ausbildung, Firmendokumentenbox und Prüfungsanmeldungen sind für die Erstellung von Ausbildungsverträgen nicht relevant.
2. Schritt: Neuen Ausbildungs-/Umschulungsvertrag anlegen
Um einen neuen Vertrag im IHK-Bildungsportal anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Bereich „Verträge“ auf „Alle Verträge“. Hier sehen Sie nun eine Übersicht über alle Verträge mit der jeweiligen Angabe zum Status.
Klicken Sie im Bereich „Verträge“ auf „Alle Verträge“. Hier sehen Sie nun eine Übersicht über alle Verträge mit der jeweiligen Angabe zum Status.
Im linken Bereich können verschiedene Aktionen ausgewählt werden. Klicken Sie nun auf die Aktion „Neuen Ausbildungsvertrag anlegen“. Das System beginnt automatisch mit der Neuanlage eines Vertrages. Sie werden nun durch die einzelnen Vertragsabschnitte geleitet bspw. Berufswahl, Vergütung.
Während der Bearbeitung können Sie über das Symbol „Hilfe“ wichtige Tipps zur Vertragserstellung erhalten. Hierzu fahren Sie mit dem Cursor der Maus über das Symbol und erhalten den entsprechenden Hinweis. Es gibt Pflichtfelder, die Sie zwingend ausfüllen müssen, ansonsten kann die Bearbeitung nicht abgeschlossen werden. Die Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet bspw. die BA-Betriebsnummer.
Wenn Sie alle Vertragsabschnitte ausgefüllt haben, gelangen Sie in den Abschnitt „Zusammenfassung“. Hier finden Sie eine Übersicht aller von Ihnen eingegebenen Daten. Außerdem wird Ihnen an dieser Stelle die sachliche und zeitliche Gliederung angezeigt.
Über „Download Entwurf“ können Sie den Ausbildungsvertrag als Entwurf herunterladen, einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen. Anschließend können Sie zwischen der „elektronischen Vertragsabfassung“ und dem „Ausbildungsvertrag mit Unterschrift“ wählen.
3. Schritt: Upload Ausbildungs-/Umschulungsvertrag:
- Ausbildungsvertrag mit Unterschrift
Wenn Sie alle Vertragsabschnitte ausgefüllt haben, befinden Sie sich nun im Abschnitt „Druck“. Bitte denken Sie daran, den Vertrag auszudrucken und von beiden Vertragsparteien sowie gegebenenfalls von den gesetzlichen Vertretern unterschreiben zu lassen.Im Abschnitt „Druck“ erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Angaben sowie die Pläne und Verordnungen zum ausgewählten Ausbildungsberuf. Der Vertrag kann anschließend entweder als Entwurf oder in der finalen Version zur Unterzeichnung heruntergeladen werden.Der unterschriebene Vertrag muss zusammen mit den erforderlichen Unterlagen (z. B. der ärztlichen Erstuntersuchung) als Scan hochgeladen und über das IHK-Bildungsportal direkt an die IHK übermittelt werden. Dies ersetzt den Postversand und beschleunigt die Vertragseintragung.Klicken Sie dazu auf „Upload / Übermitteln“ und laden Sie alle erforderlichen Dokumente hoch. Nachdem Sie auf „Speichern und Weiter“ geklickt haben, erhalten Sie eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung des Vertrags.
Sobald Sie auf den Button „An IHK übermitteln“ geklickt haben, erfolgt eine Erklärung zur Eintragung in das Verzeichnis, die bestätigt werden muss. Anschließend sehen Sie den Übermittlungsstatus.
- Elektronische Vertragsabfassung
Vor Fertigstellung des Vertrags muss bestätigt werden, dass die Hinweise zur Kenntnis genommen und deren Inhalt bestätigt wurden. Diese Hinweise sind auch auf dem Antrag auf Eintragung zu finden.
E-Mail-Adressen und Ablaufdatum: Im selben Fenster werden die E-Mail-Adressen des Azubis und ggf. der gesetzlichen Vertreter sowie ein Ablaufdatum (max. 4 Wochen, mind. 1 Tag) abgefragt. Es darf nicht die gleiche E-Mail-Adresse bei den Eltern eingetragen werden, da beide den Empfangsnachweis bestätigen müssen, wenn beide im Vertrag eingetragen werden.Dokumentengenerierung und Versand: Nach Eingabe der Daten werden die Vertragsdokumente automatisch erstellt und die E-Mails mit Empfangsnachweis-Links an die Auszubildenden sowie bei Bedarf an die gesetzlichen Vertreter versendet.Ansicht Azubi
Sicherheitsabfrage: Die Bestätigung erfolgt über einen Link in der E-Mail. Nach Klick auf den Link erfolgt die Anmeldung mit PLZ und Geburtsdatum des Azubis.
Vertragsansicht und Bestätigung/Ablehnung: Nach dem Login kann der Vertrag eingesehen und bestätigt oder abgelehnt werden. Bei Ablehnung ist eine Begründung erforderlich. Die Antwort kann erst abgesendet werden, wenn der Ausbildungsvertrag heruntergeladen wurde. Dies ist der Nachweis für die Kenntnisnahme der Dokumenteninhalte.
Dokumentenupload: Anschließend kann unter „Dokumentenupload“ noch die ärztliche Erstuntersuchung hochgeladen werden. Diese ist bei minderjährigen Auszubildenden Voraussetzung für die Vertragseintragung.
Ansicht gesetzliche Vertreter
Sicherheitsabfrage: Die Bestätigung erfolgt über einen Link in der E-Mail, die jeder hinterlegte gesetzliche Vertreter erhält. Nach dem Klick auf den Link erfolgt die Anmeldung mit der Postleitzahl und dem Geburtsdatum des Kindes.
Vertragsansicht und Bestätigung/Ablehnung: Nach dem Login kann der Vertrag eingesehen und bestätigt oder abgelehnt werden. Bei Ablehnung ist eine Begründung erforderlich. Die Antwort kann erst abgesendet werden, wenn der Ausbildungsvertrag heruntergeladen wurde. Dies ist der Nachweis für die Kenntnisnahme der Dokumenteninhalte.
Bestätigung und Dokumentenupload: Anschließend erhält der oder die gesetzliche Vertreter/-in eine Bestätigung. Falls noch kein Dokument der ärztlichen Erstuntersuchung vom Auszubildenden hochgeladen wurde, kann dies hier noch hochgeladen werden. Dies gilt nur für minderjährige Auszubildende.
Ansicht Ausbildungsbetrieb
Empfangsbestätigung: Wenn Sie in der Kachel „Vertrag“ den Auszubildenden suchen und anschließend auf die drei Punkte klicken, können Sie unter „Status der Bestätigung“ die Empfangsbestätigungen einsehen.
Unter „Aktionen“ können Sie den Bestätigungszeitraum beenden oder das Verfahren abbrechen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Bestätigungszeitraum zu verlängern. Sollte der Link zur Empfangsbestätigung nicht angekommen sein oder nicht mehr vorliegen, können Sie unter „Einzelheiten zur Empfangsbestätigung“ einen neuen Link versenden.Falls die E-Mail-Adresse falsch hinterlegt wurde oder die E-Mail aus anderen Gründen nicht zugestellt werden konnte, erkennt das System dies automatisch und beendet den Bestätigungslauf. Die Beteiligten werden darüber per E-Mail informiert (einschließlich des Ausbildungsbetriebs).
Upload/Übermitteln: Sollte vom Auszubildenden selbst oder vom gesetzlichen Vertreter noch keine Datei zur Erstuntersuchung hochgeladen worden sein, müssen Sie dies hier vornehmen. Andernfalls können Sie durch einen Klick auf „Erstuntersuchungsdokument übernehmen“ das bereits hochgeladene Dokument verwenden. Anschließend können Sie auf “Speichern und Weiter” klicken und die Unterlagen an die IHK übermitteln.
Danach wird Ihnen der Übermittlungsstatus angezeigt.
Bestätigung: Nach erfolgreicher Bestätigung erhalten alle Beteiligten eine Bestätigungs-E-Mail. Der Empfangsnachweis wird nach der Eintragung des Berufsausbildungsvertrags durch die IHK automatisch in der Dokumentenbox der Firma und des Auszubildenden abgelegt. Zusätzlich könnte er noch heruntergeladen werden.
Hinweis: Der Berufsausbildungsvertrag mit elektronischer Vertragsabfassung entspricht optisch dem klassischen Vertrag mit Unterschriften. Die Felder für die Unterschriften des Auszubildenden sowie seiner gesetzlichen Vertreter und der Stempel bleiben jedoch leer. Stattdessen gibt es einen mit * gekennzeichneten Hinweis, an dem die elektronische Abfassung erkennbar ist.Bei Zurückweisung eines Vertrages mit elektronischer Abfassung durch die IHK ist der eingereichte Empfangsnachweis nicht mehr gültig und muss nach der Änderung der Vertragsunterlagen durch den Ausbildungsbetrieb erneut mit Begründung angefordert werden. Dies gilt für alle Zurückweisungsgründe mit Ausnahme von „Korrektur Dateiupload“.