Compliance-Kodex

Die IHK hat die gesetzliche Aufgabe, das Gesamtinteresse ihrer Mitglieder wahrzunehmen, für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft zu wirken und dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe ihrer Region abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Als öffentlich-rechtliche Körperschaft ersetzt die IHK für Ostfriesland und Papenburg zudem staatliches Handeln in der Wirtschaft durch eigenverantwortliches Handeln der Wirtschaft - für die Wirtschaft.

Ihre Aufgaben nimmt die IHK für Ostfriesland und Papenburg wahr auf der Grundlage der geltenden Gesetze, der Satzung sowie der Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit. Die Einhaltung ("Compliance") dieser Regeln ist die Basis für eine erfolgreiche Arbeit. Präsidium und Vollversammlung haben sich entschlossen, allen für unsere IHK tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den vielen ehrenamtlich engagierten Wirtschaftsvertreterinnen und -vertretern eine Compliance-Richtlinie an die Hand zu geben.

In ihrer Sitzung am 7. Dezember 2016 hat die Vollversammlung der IHK für Ostfriesland und Papenburg die eine Compliance-Richtlinie beschlossen. Sie richtet sich an alle in der IHK für Ostfriesland und Papenburg ehren- und hauptamtlich tätigen Personen.

Die IHK für Ostfriesland und Papenburg vertritt in ihrem Bezirk rund 30.000 Unternehmen, die per Gesetz Mitglied bei ihr sind. Sie hat nach dem IHK-Gesetz den Auftrag, das Gesamt­ interesse der IHK-Zugehörigen wahrzunehmen, für die Förderung der gewerblichen Wirt­ schaft zu wirken und dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Zugleich ist sie als Körperschaft des öffentlichen Rechts Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Die Pflichtmitgliedschaft sichert diesen Auftrag. Die IHK für Ostfriesland und Papenburg ist Sprachrohr der Wirtschaft ihres Bezirks. Sie ist zu absoluter Gesetzestreue, Objektivität und Unabhängigkeit von Einzel­ interessen verpflichtet.

Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die Mitarbeiter unserer IHK ebenso wie die für unsere IHK ehrenamtlich Tätigen. Legalität, Objektivität, Unabhängigkeit und Integrität sind die tragenden Werte unserer IHK und bilden die Grundlage allen Handelns. Alle Mitar­ beiter wie Ehrenamtsträger sind verpflichtet, sich an diese Grundsätze zu halten. Zuwider­handlungen hiergegen können nicht geduldet werden. Um die Bedeutung dieser Grundsätze für uns zu unterstreichen, haben wir für unsere Mitarbeiter sowie die für uns tätigen Unter­ nehmensvertreter diese „IHK-Compliance-Richtlinie" erarbeitet.

Emden, den 07.12.2016

Dipl.-Ing. Wilhelm-A. Brüning
Präsident

Dr. Torsten Slink
Hauptgeschäftsführer

Soweit personenbezogene Bezeichnungen im Maskulinum stehen, wird diese Form verallgemeinernd verwendet und bezieht sich auf beide Geschlechter.

Die uneingeschränkte Beachtung gesetzlicher Vorschriften sowie die Grundsätze von Objek­ tivität und Unabhängigkeit sind oberstes Gebot der IHK. Sie bilden die Grundlage für alle Handlungen der IHK, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, bei der Wahrnehmung des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin im allgemeinen Wirtschaftsverkehr tätig wird. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen folgt aus dem Bewusstsein der besonderen Verantwortung, die der IHK als Körperschaft des öffent­ lichen Rechts an der Schnittstelle zwischen der Ausübung von Staatsgewalt und Interessen­ vertretung zukommt. Jeder Mitarbeiter und alle in den Gremien der IHK ehrenamtlich Tätigen sind bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben für die Einhaltung dieser Grundsätze und Prinzi­ pien verantwortlich. Verstöße werden missbilligt; notwendige Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet. Präsident, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK haben eine Vorbildfunktion und tragen besondere Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden. In diesem Zusammenhang werden Mitar­ beiter wie die in den !HK-Gremien ehrenamtlich Tätigen auf diese „IHK-Compliance-Richt­ linie" ausdrücklich hingewiesen und hierauf verpflichtet.

Alle Mitarbeiter wie die für die IHK ehrenamtlich Tätigen haben bei der Erfüllung ihrer Auf­ gaben auf Ansehen und Stellung der IHK und ihrer Mitgliedsunternehmen zu achten. Gegen Verstöße schreitet die IHK konsequent ein. Dies gilt insbesondere, wenn Name und Stellung der IHK missbräuchlich verwendet werden. Qualität, Glaubwürdigkeit und Integrität kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen höchste Priorität zu. Mitarbeiter wie die für die IHK ehrenamtlich Tätigen achten bei der Ausübung ihrer !HK-Aufgaben auf die Überein­ stimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK beschlossenen Positionen und Forderungen.

Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die IHK sowie die Entscheidungsfindung erfolgen in nachvollziehbarer Weise ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien. Persönliche Interessen oder eigene Vorteile dürfen dabei keine Rolle spielen.

Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse erfolgt unter strikter Beachtung der gesetzlichen Vor­ schriften. Hoheitliche Tätigkeiten werden unter klarer Trennung von den sonstigen Tätig­ keitsbereichen der IHK durchgeführt. Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen im Einzelfall getroffen.

Die IHK berücksichtigt bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die In­ teressen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Persönliche und einzel­ unternehmerische Interessen sowie im Widerspruch mit den in gesamtwirtschaftlichem Interesse stehenden Brancheninteressen haben hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurückzustehen. Die IHK ist parteipolitisch neutral. Jeder Mitarbeiter wie die für die IHK ehrenamtlich Tätigen haben diese Grundsätze bei einer Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zu beachten. Die Zusammensetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter besonderer Beachtung dieser Grundsätze.

Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie z. B. Veranstaltungen, darf keine überschießende Eigenwerbung des Dritten erfolgen. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern bedürfen der Genehmigung und sind nur zulässig, wenn keine Interessenkonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK bestehen oder zu befürchten sind.

Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden gesetzlichen und kam­ merinternen Regelungen. Bei der Vergabe von Aufträgen erfolgt keine Bevorzugung und keine Benachteiligung von Ehrenamtsträgern, Mitarbeitern oder deren Angehörigen.

Die für die IHK tätigen Ehrenamtsträger und alle Mitarbeiter nehmen ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahr. Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb allgemeinüblicher Aufmerksamkeiten werden weder gewährt noch angenommen. Sponsoringbeiträge für Aktivitäten der IHK werden nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und der unbeeinflussten Entscheidungsfindung widmet die IHK dabei besondere Aufmerksamkeit. Entsprechendes gilt für Sponsoring, Zuwendungen oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK ihrerseits Dritten gewährt. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK erfolgt nicht zur Erwirkung wirtschaftlicher Vorteile für private oder persönliche Zwecke. Bei Zuwendungen und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, werden die Grundsätze uneigennützigen Handelns beachtet.

Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang erfolgt unter Beachtung von Recht und Gesetz. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Hierbei werden die Grundsätze sparsamen und transparenten Mitteleinsatzes eingehalten, über den die IHK jährlich im Rahmen einer doppischen Haus­ haltsführung Rechnung legt. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung unter Beachtung des gesetzlichen Auftrags der IHK. Die Kontrolle und Überwachung der Finanzen erfolgt durch die Vollversammlung.

Die IHK bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller schützenswerten Informationen und bei ihr vorhandenen Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter beson­ derer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Geschäftsgeheimnisse und sonstigen betrieblichen Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie ergreift Maßnahmen, damit keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitar­ beiter und für die IHK tätigen Ehrenamtsträger über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus. Auf diese Verpflichtung weist die IHK in schriftlicher Form hin.

Postanschrift: Industrie- und Handelskammer für Ostfriesland und Papenburg I Postfach 1752 l 26697 Emden I Büroanschrift: Ringstraße 4 l 26721 Emden

Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK erfolgen nur zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft. Sie verfolgt hierbei keine eigenwirtschaftlichen Interessen. Die IHK setzt sich insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen bei der Wahrung des Wettbewerbs für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteiisch und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunterneh­ merischen Interessen.

Die Beziehungen zwischen Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie zwischen Ehrenamt und Hauptamt sollen von Professionalität, gegenseitigem Respekt, Wertschätzung und Fairness geleitet werden. Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Diskriminierungen werden sanktioniert. Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Fortentwicklung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sind für die IHK selbstverständlich.

Die ehrenamtlich für die IHK Tätigen sowie die Mitarbeiter werden über die Regelungen dieses Compliance-Kodizes informiert, z. B. durch Schulungen. Präsident, Hauptgeschäfts­ führer und die Führungskräfte sind für die Einhaltung der in dieser Richtlinie enthaltenen Regelungen in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Alle Mitarbeiter und die für die IHK ehrenamtlich Tätigen haben das Recht, Verstöße gegen diesen Compliance-Kodex anzuzeigen. Dies kann gegenüber dem Vorgesetzten oder jedem Mitglied der Geschäfts­ führung geschehen. Zudem wird von der Vollversammlung ein Compliance-Beauftragter benannt, der ebenfalls Hinweise auf Verstöße entgegennimmt. Verstöße werden untersucht und - soweit erforderlich - sanktioniert. Über besondere Vorkommnisse wird die Vollver­ sammlung unterrichtet.

Der Compliance-Kodex wird konkretisiert und ergänzt durch entsprechende Dienstanweisungen, Vereinbarungen und sonstige Maßnahmen.

Für Hinweise auf Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der IHK für Ostfriesland und Papenburg sowie den ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertretern ein externer und neutraler Compliance-Beauftragter zur Verfügung. Der Compliance-Beauftragte nimmt die Hinweise entgegen und prüft, ob ihnen nachgegangen werden muss. Er ist als externe Person ein neutraler Ansprechpartner. Natürlich können Hinweise auch anonym gegeben werden. Der Compliance-Beauftragte für die IHK für Ostfriesland und Papenburg ist Herr Bernd Gurzki. Er kann auf folgendem Wege erreicht werden: compliance-beauftragter@emden.ihk.de