Lieferantenerklärung

Allgemeines zu Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen gehören zu dem am häufigsten ausgestellten Handelsdokumenten. Sie belegen den Ursprung einer Ware. Dabei ist zwischen Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft und Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft zu unterscheiden. Weitere Informationen finden Sie auch auf der Internetseite des deutschen Zolls.
Eine gesetzliche Verpflichtung für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen besteht nicht.

1. Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung

Eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft kann grundsätzlich nur von einem in der Europäischen Union ansässigen Lieferanten für den innereuropäischen Warenverkehr abgegeben werden. Ausnahmen hiervon für Warenbewegungen in Länder, die nicht der EU angehören, sind möglich.
Weitere Voraussetzung ist, dass der präferenzielle Ursprung der Ware vom Erklärenden nachgewiesen werden kann. Dies setzt zwingend voraus, dass der Erklärende den Ursprung der Ware anhand der Präferenzursprungsregel des jeweils einschlägigen Handelsabkommens geprüft hat und diesen dem Zoll gegenüber nachweisen kann. In diesem Zusammenhang sind die geltenden Aufbewahrungspflichten und –fristen zu beachten.
Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung dienen Exporteuren als Nachweis des präferenziellen Ursprungs für die Beantragung einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 / EUR-MED bei der deutschen Zollverwaltung oder der Abgabe einer Ursprungserklärung auf der Rechnung. Dies ermöglicht einen zollfreien oder zollermäßigten Import von Waren in bestimmte Einfuhrländer.
Hintergrund ist, dass die Europäische Union mit zahlreichen Ländern Abkommen geschlossen hat, in denen Zollvergünstigungen vereinbart wurden. Um diese beim Import in die Partnerländer zu gewähren, muss bereits vor der Lieferung geprüft werden, ob die Ware nach den Kriterien des jeweiligen Präferenzabkommens gefertigt wurde.
Hinweis: Eine genaue und aktuelle Übersicht der Präferenzabkommen der Europäischen Union ist über das Auskunftssystem Warenursprung und Präferenzen online abrufbar.   
Ist ein Ausführer nicht selbst Hersteller einer Ware, sondern bezieht sein Exportprodukt von einem Vorlieferanten aus der Europäischen Union, so fordert er dazu eine Lieferantenerklärung mit Präferenzursprung bei seinem Lieferanten an. Denn das Dokument, das zur Zollbegünstigung führt (zum Beispiel die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1) darf nur ausgestellt werden, wenn der präferenzielle Ursprung der Ware nachgewiesen werden kann.
Ausfüllbare Vordrucke einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 588 KB) sowie einer Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 512 KB) finden Sie in der rechten Spalte unter “Weitere Informationen”.

1.1. Ursprungsregeln prüfen

Im ersten Schritt muss der Hersteller einer Ware prüfen, ob die Voraussetzungen für die Erlangung der Ursprungseigenschaft eingehalten wurden. Da in den einzelnen Präferenzabkommen unterschiedliche Voraussetzungen definiert sind, ist der Warenursprung für jedes Abkommen einzeln zu prüfen. Dies kann man auf der Internetseite Warenursprung und Präferenzen der deutschen Zollverwaltung durchführen. Die sogenannten Ursprungsregeln (Verarbeitungslisten) sind dort hinterlegt und auf einen Blick abrufbar:
  • Wählen Sie dort die Rubrik "Gegenüberstellung der Verarbeitungslisten". 
  • Geben Sie dann die HS-Position ein (die ersten vier Stellen der Zolltarifnummer)
  • Danach wählen Sie die Abkommensländer, die Sie prüfen wollen.
Sie finden in den Verarbeitungslisten verschiedene Regeln vor, unter anderem die Wertschöpfungsregel (z.B. "Herstellen, bei dem der Wert aller verwendeten Vormaterialien 30 Prozent des Ab-Werk-Preises der Ware nicht überschreitet"): Hier wird dem Nettoverkaufspreis der Wert aller eingesetzten Vormaterialen gegenübergestellt, die selbst keinen präferenziellen Ursprung haben. Für die z.B. keine gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Interne Kosten und der Gewinn sind im Ab-Werk-Preis bereits enthalten.
Tarifsprung (z.B. "Herstellen aus Vormaterialien jeder Position, ausgenommen aus Vormaterialien derselben Position wie das Erzeugnis"): Hier spielt der Wert im Grundsatz keine Rolle. Verglichen werden die ersten vier Stellen der Warennummer (das ist die Position der Ware) der eingesetzten Vormaterialien mit der Position des hergestellten Erzeugnisses. Der Positionswechsel ist erfüllt, wenn sich die Positionen der Vormaterialien in mindestens einer Zahl vom Endprodukt unterscheiden. Vormaterialien, die bereits den präferenziellen Ursprung haben (z. B. Lieferantenerklärung liegt vor), müssen keinen Positionswechsel erfahren.
Bei Einhaltung dieser Voraussetzungen kann der Hersteller dem Kunden in einer Lieferantenerklärung die Übereinstimmung des präferenziellen Warenursprungs mit dem jeweiligen Abkommen bestätigen.
Wichtig ist die korrekte Einreihung der Waren in den Zolltarif, d. h. die Zolltarifnummer der Waren (HS-Code) muss bekannt sein.

1.2. Lieferantenketten beachten

Die erste Lieferantenerklärung muss immer von einem Produzenten ausgestellt werden. Händler können eine Lieferantenerklärung nur ausstellen, wenn ihnen wiederum eine gültige Lieferantenerklärung ihres Lieferanten vorliegt. Die Lieferantenerklärung muss den gleichen Wortlaut des Vorlagedokumentes tragen, lediglich Absender- und Empfängerangaben sind zu ändern. Eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung kann nur von Firmen mit Sitz in der Europäischen Union oder in der Türkei ausgestellt werden.
Der Gesetzgeber hat dabei den Wortlaut der Erklärung festgelegt, ein Vordruckzwang besteht nicht.

1.3. Falsche Lieferantenerklärung hat Folgen

Lieferantenerklärungen werden ohne Mitwirkung des Zolls ausgestellt. Die Lieferantenerklärung ist eine privatrechtliche Zusicherung, mit der dem Kunden bestimmte Beschaffenheitsmerkmale einer Ware erklärt werden. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Erklärung unrichtig war, hat der Anwender der Lieferantenerklärung die Folgen zu tragen. Der Empfänger einer Lieferantenerklärung sollte diese daher auf Plausibilität prüfen und eventuelle Rückfragen mit seinem Vorlieferanten klären.
Der besondere Vorteil der Lieferantenerklärung besteht darin, dass sie von den Unternehmen in eigener Verantwortung und ohne behördliche Mitwirkung ausgestellt werden kann. Dies zwingt aber auch zu großer Sorgfalt. Die Zollbehörden können die Richtigkeit der Lieferantenerklärung jederzeit überprüfen und alle dafür notwendigen Nachweise verlangen.

1.4. Regelmäßige Lieferungen

Wenn ein Lieferant einen Käufer regelmäßig und über einen längeren Zeitraum mit einer Ware beliefert, die bei jeder Lieferung Präferenzursprungseigenschaften aufweist, so kann er eine Langzeit-Lieferantenerklärung abgeben. Die Langzeiterklärung darf maximal 24 Monate gültig sein. Der Lieferant verpflichtet sich jedoch, den Käufer umgehend zu unterrichten, wenn die Langzeiterklärung nicht mehr gültig ist (da zum Beispiel der präferenzielle Ursprung nicht mehr gegeben ist).
Folgende Datumsangaben muss eine Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) enthalten:
  • Datum, an dem die Langzeiterklärung ausgestellt wird (Ausfertigungsdatum)
  • Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der Langzeiterklärung beginnt (Anfangsdatum). Dieses darf nicht mehr als zwölf Monate vor oder nicht mehr als sechs Monate nach Ausfertigungsdatum liegen.
  • Datum, an dem die Gültigkeitsperiode der Langzeiterklärung endet (Ablaufdatum). Dieses darf nicht mehr als 24 Monate nach dem Anfangsdatum liegen. Jede beliebige kürzere Gültigkeitsperiode ist möglich.
Damit sind folgende in der Praxis übliche Konstellationen möglich:
Fall 1: Am 15. Juli 2019 soll unterjährig eine LLE für das laufende Jahr ausgestellt werden. (Ausfertigungsdatum 15. Juli 2019)
„Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Ware im Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019.“
Fall 2: Am 15. Juli 2019 soll unterjährig eine LLE mit maximaler Gültigkeitsdauer ausgestellt werden. (Ausfertigungsdatum 15. Juli 2019)
1. Frühest möglicher Beginn in der Vergangenheit
„Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Ware im Zeitraum vom 16. Juli 2018 bis 15. Juli 2020.“
2. Beginn am Ausstellungstag, maximale Dauer für die Zukunft
„Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Ware im Zeitraum vom 16. Juli 2019 bis 15. Juli 2021.“
3. Alle zweijährigen Perioden , die zwischen 1. und 2. beginnen.
Fall 3: Am 15. Juli 2018 soll eine LLE für das kommende Jahr ausgestellt werden. (Ausfertigungsdatum 15. Juli 2018)
„Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Ware im Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019.“
Fall 4: Am 15. Juli 2018 soll eine LLE für das vorhergehende Jahr ausgestellt werden. (Ausfertigungsdatum 15. Juli 2018)
„Diese Erklärung gilt für alle Sendungen dieser Ware im Zeitraum vom 16. Juli 2017 bis 31. Dezember 2017.“

1.5. Der Kumulierungsvermerk

Eine Ware erhält ihren präferenziellen Ursprung in der Regel durch vollständige Herstellung oder ausreichende Be- bzw. Verarbeitung in ihrem Herstellungsland in der Europäischen Gemeinschaft. Wenn dies der Fall ist, wird keine Kumulierung angewendet und Sie können in der Lieferantenerklärung „Keine Kumulierung angewendet“ ankreuzen oder ganz auf den Vermerk verzichten.
Von Kumulierung spricht man, wenn für die Herstellung eines Erzeugnisses Vormaterialien aus Nicht-EU-Staaten verwendet werden und/oder Arbeitsvorgänge in Nicht-EU-Staaten stattfinden und diese trotzdem auf den Präferenzursprung angerechnet werden können.
Dies geht jedoch nur, wenn alle am Geschäft beteiligten Parteien ein gemeinsames Abkommen geschlossen haben. So können z. B. Ursprungserzeugnisse aus der Schweiz als präferenzbegünstigte Vorprodukte in der EU weiterverarbeitet und mit Präferenz nach Israel geliefert werden.

2. Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung

Bei der (Langzeit-)Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung handelt es sich um einen Ursprungsnachweis, der den IHKs für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen vorgelegt werden kann.
Sie ist insbesondere für diejenigen Unternehmen interessant, die für ihre Handelswaren keine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft abgeben können oder wollen, deren Produkte aber den nichtpräferenziellen Ursprung der Europäischen Union oder eines ihrer Mitgliedsstaaten haben. Die Erklärung-IHK kann von Unternehmen sowohl als Einzel- als auch als Langzeiterklärung abgegeben werden.
Eine Erklärung-IHK kann darüber hinaus auch als Nachweis für Waren mit drittländischem Ursprung dienen. Hierfür ist jedoch ergänzend zur Ausstellung durch das Unternehmen eine zusätzliche Bescheinigung durch eine zuständige Stelle erforderlich (i.d.R. eine IHK oder der Zoll in den Mitgliedsstaaten der EU oder im Drittland).
Der nichtpräferenzielle (handelspolitische) Ursprung einer Ware liegt in dem Land, wo die Ware der letzten wesentlichen und wirtschaftlich gerechtfertigten Be- oder Verarbeitung unterzogen worden ist, die in einem dazu eingerichteten Unternehmen vorgenommen worden ist und zur Herstellung eines neuen Erzeugnisses geführt hat oder eine bedeutende Herstellungsstufe darstellt. Kann der Ursprung einer Ware auf dieser Grundlage bestimmt werden, so ist die (Langzeit-)Erklärung-IHK entsprechend zu erstellen. Dabei ist die offizielle Vorlage (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 993 KB) mit aktuell gültigem Wortlaut (Stand: Dezember 2021), die rechts unter “Weitere Informationen" zu finden ist, zu nutzen. Ist der Aussteller nicht selbst Hersteller der Ware, übernimmt er die Daten aus der Lieferantenerklärung, die er zuvor von seinem Lieferanten erhalten hat.
Die Erklärung wird grundsätzlich von einem Lieferanten an seinen Kunden abgegeben. Sie kann von Unternehmen sowohl als Einzelerklärung als auch als Langzeiterklärung abgegeben werden. Wird das Dokument als Einzelerklärung abgegeben, ist immer eine Bescheinigung der für den Antragsteller zuständigen IHK notwendig. Wie auch bei der Ausstellung eines Ursprungszeugnisses, ist der Drittlandsursprung durch geeignete Dokumente (zum Beispiel durch ein Ursprungszeugnis des Lieferanten) nachzuweisen.
Eine (Langzeit-)Erklärung-IHK kann auch elektronisch über das eUZ-System bescheinigt werden (Schaltfläche „BESCH“ zur Beantragung einer Bescheinigung).
Aktualisierte Fassung der (Langzeit-)Erklärung-IHK seit 17. Dezember 2021: Im Zuge der Digitalisierung werden auch DV-technisch erstellte Erklärungen ohne Unterschrift anerkannt, sofern darin die verantwortliche natürliche Person namentlich mit ihrer Stellung im Unternehmen genannt ist. In der aktualisierten Fassung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 993 KB) besteht die Wahl, ob die Erklärung-IHK wie bislang unterschieben wird oder nicht. Falls keine Unterschrift geleistet wird, muss die entsprechende Checkbox angekreuzt werden. Erläuterungen finden sich in Fußnote Nr. 9 auf der zweiten Seite der (Langzeit-)Erklärung-IHK. Das bisherige Formular ist – mit Unterschrift – weiterhin gültig und verwendbar.

Besonderheit: Lieferantenerklärung Türkei

Eine besondere Form der Lieferantenerklärung gibt es im Warenverkehr mit der Türkei. In der Zollunion zwischen der EU und der Türkei werden Warensendungen in der Regel von der Warenverkehrsbescheinigung A.TR. begleitet. Die Vorlage der A.TR. sorgt in beiden Gebieten der Zollunion für eine zollfreie Einfuhr der Waren. Falls der Nachweis des präferenziellen Ursprungs erforderlich ist, um beispielsweise türkische Ursprungswaren
  • zollfrei in andere Staaten liefern zu können oder
  • bei Lieferungen innerhalb der EU eine Lieferantenerklärung gemäß Unionszollkodex ausstellen zu können,
muss zusätzlich eine besondere Lieferantenerklärung vom Lieferanten ausgefüllt werden.
Seit dem 1. September 2019 sind für Ausfuhren aus Deutschland in die Türkei zum Nachweis der Freiverkehrseigenschaft nur noch solche Warenverkehrsbescheinigungen A.TR. zu verwenden, die in Feld 4 die Bezeichnung „ASSOZIATION zwischen der EUROPÄISCHEN UNION und der TÜRKEI“ enthalten (nicht mehr: „Europäische Gemeinschaft“). Dies gilt auch für  Warenverkehrsbescheinigungen A.TR. die in einem vereinfachten Verfahren verwendet werden. Die Verwendung von „alten“ Warenverkehrsbescheinigungen kann in der Türkei zur Nichtanerkennung der Bescheinigung führen.
Nach dem Beschluss Nr. 1/2006 des Ausschusses für Zusammenarbeit im Zollwesen „Europäische Gemeinschaft-Türkei“ müssen diese Lieferantenerklärungen beziehungsweise Langzeit-Lieferantenerklärungen unter Umständen mit ergänzenden Kumulierungsvermerken versehen werden. Waren türkischen Ursprungs können aus der EU zollermäßigt in die Teilnehmerstaaten der Pan-Euro-Med-Zone geliefert werden.
Auch hier finden Sie ausfüllbare Vordrucke einer Einzellieferantenerklärung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 31 KB) und einer Langzeit-Lieferantenerklärung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 31 KB)für den Warenverkehr mit der Türkei rechts unter “Weitere Informationen".