Assistenz 4.0 (IHK) - Live-Online-Zertifikatslehrgang

Assistenz 4.0 (IHK) - Live-Online-Zertifikatslehrgang

Assistenz fit für die Zukunft - Die Rolle der Assistenz in einer sich wandelnden Arbeitswelt

Die Arbeitswelt befindet sich im stetigen Wandel. Neue Technologien, digitale Transformation und veränderte Arbeitsmodelle haben Auswirkungen auf alle Bereiche und Berufe. Auch die Assistenzfunktion ist davon betroffen und muss sich an die Anforderungen der Zukunft anpassen.

Eine Assistenz, die fit für die Zukunft ist, spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung einer effizienten und erfolgreichen Arbeitsumgebung.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit stehen im Mittelpunkt, wenn es darum geht, die Assistenzrolle auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen auszurichten. Die Assistenzkraft von morgen muss bereit sein, sich auf neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzulassen und sich schnell in verschiedenen Arbeitsumfeldern zurechtzufinden. Das bedeutet, dass sie/er sich kontinuierlich weiterbilden und neue Fähigkeiten entwickeln muss, um den Herausforderungen gerecht zu werden.

Mit der zunehmenden Automatisierung und Digitalisierung nimmt die Bedeutung zwischenmenschlicher Beziehungen und sozialer Kompetenzen zu. Die Assistentin oder der Assistent wird immer mehr zur Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Menschen. Kommunikationsfähigkeit, Empathie und Konfliktlösungskompetenz sind dabei entscheidende Faktoren für erfolgreiches Arbeiten.

Die Assistenz von morgen sollte auch über Projektmanagement-Fähigkeiten verfügen. Das Arbeiten in Projekten gewinnt immer mehr an Bedeutung, da Unternehmen agiler und flexibler werden. Eine zukunftsfähige Assistenz kann dabei unterstützen, Projekte effizienter durchzuführen und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu verbessern.

Der Live-Online-Zertifikatslehrgang beinhaltet folgende Module, die in Form von Webinaren durchgeführt werden:

Modul 1: Change-Management: Neue Impulse für die Assistenz 4.0

Modul 2: Innovatives und digitales Arbeiten im Office der Zukunft

Modul 3: Assistenz 4.0 in interkulturellen Teams:

Erfolgreich virtuell zusammenarbeiten

Modul 4: Durch Selbstmanagement zu mehr Resilienz

Modul 5: Assistenz in Projekten 4.0

Modul 6: IHK-Zertifikatsprüfung

Webinare:

• Die Webinare werden mit der Software MS Teams durchgeführt und n i c h t aufgezeichnet.
• Technische Voraussetzung für die Teilnehmer: Eine stabile Internetverbindung, Mikrofon sowie Kopfhörer.
• Die Teilnahme am Webinar ist über PC, Laptop, und Tablet möglich.
• Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung. Alle weiteren Informationen inkl. Zugangsdaten zum Webinar übersenden wir Ihnen einige Tage vor Beginn per E-Mail.

Termine:

- Dienstag, 6. Februar 2024, 09:00 bis 16:15 Uhr

- Freitag, 16. Februar 2024, 09:00 bis 16:15 Uhr

- Freitag, 23. Februar 2024, 09:00 bis 16:15 Uhr

- Freitag, 1. März 2024, 09:00 bis 16.15 Uhr

- Freitag, 8. März 2024,12:45 bis 16.15 Uhr

- Mittwoch, 20. März 2024, 12:45 bis 16:15 Uhr

- Donnerstag, 21. März 2024, 12:45 bis 16.15 Uhr

- Freitag, 22. März 2024, 09:00 bis 16:15 Uhr

- Freitag, 12. April 2024, 09:00 bis ca. 12:15 Uhr

(Änderungen vorbehalten!)

Aus dem Inhalt:

Modul 1:

Change-Management: Neue Impulse für die Assistenz 4.0

Nach diesem Tag haben Sie einen Überblick darüber, was im Change Prozess geschieht. Sie wissen, wie Sie dies in Ihrem Arbeitsalltag bewerkstelligen. Sie erhalten ebenfalls Anregungen, wie Sie einen Veränderungsprozess auch persönlich verarbeiten können und Ihren Chef und Ihr Team dabei unterstützen können.

Change Management: Bestandteil unternehmerischen Handelns

• Veränderungen willkommen
• Veränderung ist permanent und allgegenwärtig
• Definition: Was bedeutet Change Management?
• Die unterschiedlichen Gründe und externen Treiber für Change Prozesse
• Welche Strategie ist die richtige?
• Entscheidungsprozesse verstehen und kompetent begleiten

Die Aufgaben und Chefentlastung der Assistenz im Change Prozess

• Wie Sie Ihre Handlungskompetenz weiterentwickeln
• Was bedeutet Veränderung aus Sicht der Mitarbeiter?
• Chancen und Risiken (er)kennen
• Ihre Rolle: Kommunikations- und Informationsschnittstelle
• „Weiche“ Faktoren sind die größten Hindernisse beim Umsetzen von Veränderungen
• Die Phasen des Change Managements
• Der Umgang mit Widerständen

Ihre persönliche Entwicklung

• Wie gehen Sie mit Ihren eigenen Emotionen im Veränderungsprozess um
• Wie Sie Ihre persönlichen Barrieren erkennen und überwinden
• Wie Sie Ihre Veränderungskompetenz stärken: Erstellen Sie Ihren Aktionsplan
• Praxisfälle aus dem Teilnehmerkreis

Modul 2:

Innovatives und digitales Arbeiten im Office der Zukunft

In diesem Modul lernen Sie verschiedenste Technologien und Plattformen zur Kommunikation, Unternehmensdarstellung und Arbeit im Web kennen. Sie wenden die unterschiedlichsten Systeme in praktischen Übungen an und lernen somit den (rechts)sicheren Umgang kennen.

Microsoft Outlook & Groupware

• Mailversand und -ablage
• Terminkoordination
• Wiedervorlagen und Aufgabenverwaltung

Working im Web

• Datenrecherche im World Wide Web
• Webseiten (CMS Systeme) pflegen und nutzen
• Newsletter-Tools einsetzen und pflegen
• Wissensmanagement (Wiki, …)

Künstliche Intelligenz im Office

• Einsatzbereiche
• KI Tools nutzen (z.B. ChatGPT, Copilot, …)
• Chancen und Risiken

Digitale Zusammenarbeit am Beispiel von Microsoft 365

• Kommunikationsplattform MS Teams
• Dateiablage in der Cloud über SharePoint und OneDrive
• Aufgabenmanagement im Team via MS Planner
• Abstimmungsprozesse mit Forms realisieren

Wirtschaftsspionage und Wirtschaftsschutz

• Viren und Schadsoftware
• Gefahrenquelle Social Engineering
• Sicherheitsstrategien im Unternehmen
• Datenverschlüsselung
• Datensicherheit

IT-Recht

• Domainrecht
• Urheberrecht – UrhG
• Datenschutz

Modul 3:

Assistenz 4.0 in interkulturellen Teams

Erfolgreich virtuell zusammenarbeiten

In diesem Modul setzen wir uns mit den Anforderungen der internationalen Arbeitswelt in Bezug auf Teamkultur und Zusammenarbeit auseinander. Vor dem Hintergrund, dass kaum ein Unternehmen in Deutschland nicht in irgendeiner Form international (Handel mit Kunden und Lieferanten im Ausland) oder multinational (Produktionsstätten und Töchter im Ausland) tätig ist, sehen sich Mitarbeitende auch in der Assistenz neuen Herausforderungen gegenüber. Ein Teil der Kommunikation findet auf Englisch statt, die Menschen, mit denen man zusammenarbeitet, sitzen nicht mehr am gleichen Standort und immer mehr Abläufe und Besprechungen werden digital abgewickelt.

Grundlagen virtueller internationaler Teamarbeit verstehen

• Unterschiede im Team produktiv nutzen
• Rollen und Aufgaben sinnvoll verteilen

Vertrauen und Teamkultur online aufbauen

• Eine Teamkultur aufbauen und nutzen
• Integration nachhaltig etablieren

Teamerfolg über Grenzen hinweg gestalten

• virtuelle Teams motivieren und Konflikte vermeiden
• Informationen adressaten- und situationsgerecht aufbereiten

Geeignete Tools sinnvoll einsetzen

• Kollaborations- und Moderationstools zielführend anwenden
• Kommunikationskanäle zur Entscheidungsfindung nutzen

Modul 4:

Durch Selbstmanagement zu mehr Resilienz

Die letzten Jahre haben für Büro- und Kopfarbeitende die Linie zwischen Arbeits- und Privatleben zunehmend aufgeweicht. Entgegen der Annahme, dass man im Homeoffice weniger arbeitet, ist häufig das Gegenteil der Fall. Längere Arbeitszeiten, fehlende Anerkennung und das Problem, diese neue Arbeitswelt mit familiären Anforderungen zu vereinbaren sind Herausforderungen, die uns zunehmend begegnen, ohne klar formuliert zu werden. Daher setzen wir uns in diesem Modul genau damit auseinander: Wie geht es uns damit und wie können wir bessere Strategien für mehr Resilienz entwickeln? Welche Strategien und Taktiken kann ich praktisch anwenden, um meine Belastung zu verringern?

Resilienz verstehen und nutzen

• Auslöser und Ressourcen
• Konsequenzen und praktische Umsetzung

Selbstmanagement und Achtsamkeit

• Tools und deren Nutzen im Arbeitsalltag
• Achtsamkeit und Wellbeing nachhaltig etablieren

Modul 5:

Assistenz in Projekten 4.0

Das Modul informiert darüber wie Projekte modern gemanagt werden, welche neuen Ansätze und Möglichkeiten es für den jederzeitigen Austausch von Wissen und Information im Projektteam gibt und wie Sie als Assistenz dabei helfen, dass die Projektleitung effektiv entlastet wird.

Basics

• So definiert sich „Projekt“
• Projektarbeit und Projektmanagement – darauf kommt es als Assistenz an
• Die wichtigsten Begriffe im Projektmanagement

Projektphasen

• Aus Idee wird Projekt. Tools: Antrag, Auftrag, Kick-off
• Aus Projektzielen wird Planung. Tools: Projektstrukturplan, Projektablaufplan, Arbeitspakete, Termine und Meilensteine, Budgets
• Auf Planung folgt Durchführung. Tools: Risikobewertung, Controlling-Hilfen
• Abschluss und Review

Akteure und Beteiligte

• Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam, Experten, Stakeholder: Wer macht was am besten? Wer hilft wem und wie am besten?
• Was tun für Klarheit und Kommunikation sowie bei Krise und Konflikt?

Erfolgsbausteine für das Projekt

• Risiken einschätzen und bewerten, Informationsfluss sicherstellen, To do´s und Aufgaben dokumentieren (Handbuch), mit Controlling weitsichtig steuern

Agiles Projektmanagement

• Begriffliche Abgrenzung zum planungsorientierten, traditionellen Projektmanagement, Unterschiede und Vorteile, Anwendungsbereiche und -branchen
• Grundprinzip und Vorgehensweise, Werkzeuge agiler Konzepte

Software fürs Projektmanagement

• Übersicht aktueller Programme und Apps

Modul 6:

Zertifikatsprüfung

Der Lehrgang endet mit einem Online-Test. Das Ergebnis des Tests ist neben der 80-prozentigen Anwesenheitspflicht entscheidend für die Erlangung des IHK-Zertifikats.

Unterrichtsstunden:

56

Dozenten:

Dozententeam Sibylle May

Sibylle May

Kirsten Wächter

Thomas Müller

Petra Pusch

Abschluss:

IHK-Zertifikat

Der Lehrgang endet mit einem Online-Test. Das Ergebnis des Tests ist neben der 80-prozentigen Anwesenheitspflicht entscheidend für die Erlangung des IHK-Zertifikats.

Hinweise:

Eine Förderung über Bildungsscheck ist möglich. Weitere Informationen sowie Beratungsstellen finden Sie unter www.weiterbildungsberatung.nrw.de.