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Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland


Einleitung

Das mobile Arbeiten mit eingeschränkten oder sogar ganz ohne Präsenzzeiten ist für Arbeitnehmende durchaus üblich.
Es kommt vor, dass Arbeitnehmende ihre “Home-Office-Zeit” kurz- oder langfristig sogar auch im Ausland verbringen möchten oder müssen. Dies führt zu besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen, welche seitens des Arbeitgebers unbedingt zu berücksichtigen sind.

Grenzgänger-Regelungen in Europa

Seit dem 1. Juli 2023 ermöglicht das „Rahmenübereinkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit“ unter bestimmten Voraussetzungen, dass Beschäftigte trotz regelmäßiger Tätigkeit im Wohnsitzstaat weiterhin dem Sozialversicherungssystem des Beschäftigungsstaates unterliegen.
Das gilt für Telearbeit im Wohnsitzstaat von mindestens 25 Prozent, aber weniger als 50 Prozent der Arbeitszeit. Voraussetzung ist insbesondere, dass sowohl der Wohnsitzstaat als auch der Staat, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, das Rahmenübereinkommen unterzeichnet haben.
Aktuell haben 25 Staaten das Übereinkommen unterzeichnet. Darunter Deutschland, Belgien, Frankreich, Luxemburg, die Niederlande, Österreich, die Schweiz und Spanien.
Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Soziale Sicherheit stellt den Text des Übereinkommens in englischer Sprache zur Verfügung und aktualisiert fortlaufend die Liste der Unterzeichnerstaaten.
Für Unternehmen bedeutet dies: Beschäftigte können unter den genannten Voraussetzungen regelmäßig im Home Office im Ausland arbeiten, ohne dass dadurch automatisch das Sozialversicherungssystem des Wohnsitzstaats Anwendung findet. Dafür ist eine entsprechende Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004 erforderlich.
Bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber ist der Antrag grundsätzlich über die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zu stellen.
Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt Informationen zur Homeoffice-Regelung für Grenzgänger zur Verfügung.
Wichtig: Das Rahmenübereinkommen betrifft ausschließlich die Sozialversicherung. Steuerliche und arbeitsrechtliche Auswirkungen der grenzüberschreitenden Telearbeit sind gesondert zu prüfen.

Rechtsgrundlage für die Arbeit im Home-Office

Ein Recht auf Home-Office haben Arbeitnehmende grundsätzlich nicht.
Der Arbeitnehmende darf nur dann im Home-Office arbeiten, wenn er dies mit seinem Arbeitgeber vereinbart.
Hierfür empfiehlt sich zwingend eine schriftlich fixierte Vereinbarung.
Diese sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
  • Beginn und Ende der Home-Office-Zeit, gegebenenfalls abweichende Regelung während der Probezeit
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitsmittel, welche der Mitarbeitende zur Verfügung stellt und solche, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt
  • gegebenenfalls private Nutzungsmöglichkeiten der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel
  • gegebenenfalls Pauschale für die Kosten für die Unterhaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes
  • Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Datenschutz
  • Pflicht des Arbeitnehmenden zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
  • Länder, von denen der Arbeitnehmende aus Home-Office ausüben darf beziehungsweise von wo aus der Arbeitnehmende mobil arbeiten darf
  • Gegebenenfalls Informationspflichten über den Aufenthalt des Arbeitnehmers
Da je nach Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmenden unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf den Arbeitgeber zukommen können, sollte dringend geregelt werden, in welchen Staaten der Arbeitnehmende mobil arbeiten darf.
Wenn mehrere Staaten in Frage kommen, sollte der Arbeitnehmende sich zudem verpflichten, dem Arbeitgeber seinen aktuellen Aufenthalt mitzuteilen, damit dieser die Einhaltung der jeweils gültigen rechtlichen Vorschriften sicherstellen kann. Außerdem kann er nur so gegebenenfalls seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht nachkommen, zum Beispiel wenn sich die Sicherheitslage im jeweiligen Aufenthaltsstaat verschlechtert.

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen

Vor einer grenzüberschreitenden Telearbeit ist neben den sozialversicherungsrechtlichen Fragen auch das Aufenthaltsrecht des jeweiligen Staates zu prüfen. Für Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union gilt innerhalb der EU grundsätzlich das Recht auf Freizügigkeit. Sie haben damit das Recht, sich in anderen EU-Mitgliedstaaten frei zu bewegen und aufzuhalten.
Nach Art. 6 der Richtlinie 2004/38/EG können sich Unionsbürger grundsätzlich für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten im Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaats aufhalten, ohne dass hierfür weitere Voraussetzungen über den Besitz eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses hinaus erfüllt sein müssen. Für einen längeren Aufenthalt können nach Art. 7 der Richtlinie je nach persönlicher Situation weitere Voraussetzungen gelten.
In den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie in der Schweiz gelten für EU-Bürger aufgrund entsprechender Abkommen besondere Regelungen. Bei längerfristigen Aufenthalten sind daher die jeweiligen nationalen Aufenthaltsbestimmungen zu beachten. Auch bei kurzfristigen Aufenthalten können Meldepflichten bestehen. Unternehmen sollten daher vor einer Tätigkeit im Ausland prüfen, welche aufenthalts- und melderechtlichen Anforderungen zu erfüllen sind.
Mehr Informationen hierzu:

Arbeitserlaubnis

Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger/-innen hierbei Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen.
Dies gilt ebenso für die Schweiz.
Für alle sonstigen Staaten sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten.

Arbeitsrechtliche Überlegungen

Arbeitszeit

Auch bei der Arbeit im Home- beziehungsweise Mobile-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Der Arbeitgeber bleibt für die Einhaltung und Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich sowie für die Kontrolle der Arbeitszeiten. Die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit kann dabei aber auf den Mitarbeitenden übertragen werden.
Außerhalb der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmende nicht zur Erreichbarkeit verpflichtet.

Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Einrichtung des Home-Office zuständig und trägt auch die damit verbundenen Kosten.
Es ist jedoch nicht zwangsläufig notwendig, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmende kann auch eigene Arbeitsmittel verwenden, die entsprechenden finanziellen Aufwendungen hierfür können gegebenenfalls durch Kostenpauschalen kompensiert werden Die Einzelheiten sollten durch Vereinbarung geregelt werden.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

Bei den Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz müssen zwei Fälle unterschieden werden: Beim Home-Office im eigentlichen Sinne arbeitet der Arbeitnehmende von einer Wohnung aus, die nicht nur vorübergehend als Lebensmittelpunkt eingerichtet ist. Ist der Arbeitnehmende hingegen nur kurzfristig an einem Ort, zum Beispiel im Rahmen eines Aufenthalts in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, so arbeitet er im Mobile-Office. Grundsätzlich finden die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auf beide Fälle Anwendung.

Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates

Möglich ist dass über die deutschen Arbeitsschutzregeln hinaus auch noch die Regeln des Aufenthaltsstaates anwendbar sind.
In der EU wird dieser Sachverhalt durch die Rom-I-Verordnung geregelt: Sollte der Arbeitnehmer dauerhaft in einem anderen EU-Staat arbeiten als in dem Land, in dem er angestellt wurde, so darf sein Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken. Das heißt, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften anzuwenden sind, soweit diese in ihrem Schutzniveauweitergehender sind, als die Vorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben.
Weiterhin können sich in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten auch weitere Arbeitsschutzregelungen nach dem jeweiligen nationalen Recht ergeben. Insofern sollte der Arbeitgeber stets vorab prüfen, wie stark das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Aufenthaltsstaates ist.

Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen

Europäischer Wirtschaftsraum sowie die Schweiz

Die Regelungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz wurden vereinheitlicht. Die maßgebliche Verordnung (EG) Nr. 883/2004 der Europäischen Union findet daher auch in der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island Anwendung.
Es gilt der Grundsatz, dass eine Person in demjenigen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt.
Für vorübergehende Entsendungen in einen anderen Staat kann unter bestimmten Voraussetzungen jedoch auch weiterhin das Sozialversicherungsrecht des bisherigen Beschäftigungsstaates gelten. Eine Entsendung ist nach Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004 für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten möglich. Die Voraussetzungen sollten im Einzelfall geprüft und durch eine A1-Bescheinigung nachgewiesen werden. Voraussetzung ist dabei aber, dass die Entsendung durch den Arbeitgeber veranlasst wird.
Bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in zwei oder mehr Staaten bestimmt sich das anzuwendende Sozialversicherungsrecht nach Art. 13 VO (EG) Nr. 883/2004. Übt die beschäftigte Person einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit - grundsätzlich mindestens 25% - im Wohnsitzstaat aus, ist regelmäßig das Sozialversicherungsrecht des Wohnsitzstaates anzuwenden (vgl. Art. 14 Abs. 8 der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 zur VO (EG) Nr. 883/2004). Wird dort weniger als 25% der Tätigkeit ausgeübt, greifen weitere Anknüpfungsregelungen des Art. 13 VO (EG) Nr. 883/2004.
Mehr Informationen auch unter:

Drittstaaten

Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik zudem Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen.
Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden. Bei Staaten, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So kann ein fehlender Versicherungsschutz oder eine Doppelversicherung vermieden werden.

Steuerrechtliche Überlegungen

Bei Arbeitnehmern, die sich zeitweise oder vorübergehend im Ausland aufhalten, sind sowohl die deutschen steuerrechtlichen Vorschriften als auch die Regelungen des Aufenthalts- bzw. Tätigkeitsstaates zu beachten. Besteht zwischen den Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), sind dessen Regelungen maßgeblich.
Nach § 1. Abs. 1 EStG besteht in Deutschland grundsätzlich unbeschränkte Einkommensteuerpflicht, wenn der Arbeitnehmer in Deutschland einen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat. Für die Bestimmung des gewöhnlichen Aufenthalts ist § 9 AO relevant. Nach § 9 S. 2 AO wird ein zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten als gewöhnlicher Aufenthalt im Inland angesehen. Ein vorübergehender Aufenthalt führt daher nicht allein aufgrund seiner Dauer von mehr als 183 Tagen automatisch zum Wegfall der deutschen unbeschränkten Steuerpflicht.
Davon zu unterscheiden ist die 183-Tage-Regelung in den Doppelbesteuerungsabkommen (DBA). Sie betrifft nicht die Frage, ob nach deutschem Recht ein gewöhnlicher Aufenthalt oder eine unbeschränkte Steuerpflicht besteht, sondern die Frage, welchem Staat das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn zusteht. Bei grenzüberschreitender Tätigkeit sind daher die Voraussetzungen des jeweils einschlägigen DBA gesondert zu prüfen. Die 183-Tage-Grenze allein entscheidet regelmäßig noch nicht über das Besteuerungsrecht. Vielmehr kommt es insbesondere auf die weiteren Voraussetzungen der jeweiligen DBA-Regelung an, etwa darauf, für wen der Arbeitslohn gezahlt wird und ob die Vergütung von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitstaat getragen wird.
Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet sich eine Liste der Staaten, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen wurde.
Sollte kein Doppelbesteuerungsabkommen vorliegen, kann die im Ausland gezahlte Steuer gegebenenfalls auf die deutsche Steuerbelastung angerechnet werden, § 34c EStG.

Datenschutz

Auch im Home- oder Mobile-Office sind die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Daten und Unterlagen müssen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Viele Informationen zum Schutz und der Sicherheit von Daten für mobiles Arbeiten finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik - "Tipps für sicheres mobiles Arbeiten".

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland

Wenn ein Mitarbeitender im Ausland eine Tätigkeit ausführt und hierzu zum Beispiel Verträge abschließt, so kann es sich nach dem Recht des jeweiligen Staates unter Umständen um eine Betriebsstätte handeln, was wiederum für das Unternehmen steuerliche Pflichten und Belastungen auslösen kann. Neben teils umfangreichen Registrierungs- und Deklarationspflichten können sich zudem auch Gewinnabgrenzungserfordernisse ergeben, deren Nichtbeachtung Strafen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Insofern ist eine vorherige Prüfung der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften und etwaiger Doppelbesteuerungsabkommen dringend anzuraten. Arbeitgeber sollten prüfen, ob nach den nationalen Vorschriften des Aufenthaltsstaates eine Steuerpflicht ausgelöst wird, wenn Arbeitnehmende dort mobil arbeiten möchten.
Als nächstes ist zu klären, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Aufenthaltsstaat des Mitarbeitenden und dem Staat des Unternehmenssitz besteht.
Wenn dies der Fall ist, so ist zu prüfen, ob die Steuerpflicht aufgrund der Regelungen dieses Doppelbesteuerungsabkommens wieder entfällt.