International

Homeoffice und mobiles Arbeiten im Ausland

Webinar am 24.10.2022

Noch immer stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen beim mobilen Arbeiten vom Ausland aus. In dem IHK-Webinar “Home Office im Ausland” am 24.10.2022 erfahren die  Teilnehmenden praxisnah, welche arbeitsrechtlichen, steuerlichen- und sozialversicherungsrechtlichen Leitplanken es dabei zu beachten gilt. 

Einleitung

Im Zuge der Corona-Pandemie ist das Arbeiten mit eingeschränkten oder sogar ganz ohne Präsenzzeiten für Arbeitnehmer zunehmend üblich geworden.
Es kommt vor, dass Arbeitnehmer ihre Home-Office-Zeit kurz- oder langfristig im Ausland verbringen möchten oder müssen. Dies führt zu besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen, welche seitens des Arbeitgebers unbedingt zu berücksichtigen sind. 

Rechtsgrundlage für die Arbeit im Home-Office

Ein Recht auf Home-Office haben Arbeitnehmer nach derzeitigem Stand (August 2021) grundsätzlich nicht (vgl. aktuell gültige Corona-Arbeitsschutzverordnung).
Ansonsten darf der Arbeitnehmer nur dann im Home-Office arbeiten, wenn er dies mit seinem Arbeitgeber vereinbart. Hierfür empfiehlt sich zwingend eine schriftlich fixierte Vereinbarung.
Diese sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
  • Beginn und Ende der Home-Office-Zeit, gegebenenfalls abweichende Regelung während der Probezeit
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitsmittel, welche der Mitarbeiter zur Verfügung stellt und solche, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt
  • gegebenenfalls private Nutzungsmöglichkeiten der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel
  • gegebenenfalls Pauschale für die Kosten für die Unterhaltung des Home-Office-Arbeitsplatzes
  • Verpflichtung zu Verschwiegenheit und Datenschutz
  • Pflicht des Arbeitnehmers zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
  • Länder, von denen der Arbeitnehmer aus Home- bzw. Mobile-Office ausüben darf
  • Gegebenenfalls Informationspflichten über den Aufenthalt des Arbeitnehmers
Da je nach Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmers unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf den Arbeitgeber zukommen können, sollte dringend geregelt werden, in welchen Staaten der Arbeitnehmer mobil arbeiten darf.
Wenn mehrere Staaten in Frage kommen, sollte der Arbeitnehmer sich zudem verpflichten, dem Arbeitgeber seinen aktuellen Aufenthalt mitzuteilen, damit dieser die Einhaltung der jeweils gültigen rechtlichen Vorschriften sicherstellen kann. Außerdem kann er nur so gegebenenfalls seiner arbeitsrechtlichen Fürsorgepflicht nachkommen, zum Beispiel wenn sich die Sicherheitslage im jeweiligen Aufenthaltsstaat verschlechtert. 

Aufenthaltsrechtliche Überlegungen

Ist der Arbeitnehmer zum Aufenthalt im jeweiligen ausländischen Staat berechtigt?
Bürger der Europäischen Union genießen in der EU zahlreiche Erleichterungen: Innerhalb eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist ein Aufenthalt ohne besondere Erlaubnis möglich, Art. 7 Abs. 1 a) u. b) EU-RL 2004/38/EG. In den Staaten, die Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), aber nicht der EU sind, also Island, Liechtenstein und Norwegen, ist außerdem ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten Dauer erlaubnisfrei möglich. Dasselbe gilt aufgrund eines bilateralen Abkommens auch für die Schweiz. Bei allen länger andauernden Aufenthalten in diesen oder sonstigen Nicht-EU-Staaten muss das jeweilige nationale Aufenthaltsrecht des Aufenthaltsstaates beachtet werden. 
Mehr  Informationen hierzu:

- Einreise und Aufenthalt von EU-Bürgern (EU-Freizügigkeit)

Reise und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes

Zusätzlich sind bei der Einreise die jeweiligen Corona-Bestimmungen in Erfahrung zu bringen und zu beachten. Darüber hinaus sind neben dem Aufenthaltsrecht gegebenenfalls die nationalen Meldebestimmungen einzuhalten.

Arbeitserlaubnis

Neben dem Recht zum Aufenthalt kann zudem eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Innerhalb der EU genießen die Unionsbürger hierbei Freizügigkeit. Das heißt, dass sie für die Arbeit in einem anderen EU-Staat keine Arbeitserlaubnis benötigen. Dies gilt ebenso für die Schweiz.
Für alle sonstigen Staaten sind die jeweiligen nationalen Vorschriften zu beachten.

Arbeitsrechtliche Überlegungen

Arbeitszeit
Auch bei der Arbeit im Home- bzw. Mobile-Office gilt das Arbeitszeitgesetz. Da eine Überwachung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber nur sehr eingeschränkt möglich ist, sollte der Arbeitgeber seine Pflicht zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit daher an den Mitarbeiter delegieren. Außerhalb der Arbeitszeiten ist der Arbeitnehmer nicht zur Erreichbarkeit verpflichtet.

Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Einrichtung des Home-Office zuständig und trägt auch die damit verbundenen Kosten. Es ist jedoch nicht zwangsläufig notwendig, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmer kann auch eigene Arbeitsmittel verwenden, die entsprechenden finanziellen Aufwendungen hierfür können gegebenenfalls durch Kostenpauschalen kompensiert werden Die Einzelheiten sollten durch Vereinbarung geregelt werden.

Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
Bei den Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz müssen zwei Fälle unterschieden werden: Beim Home-Office im eigentlichen Sinne arbeitet der Arbeitnehmer von einer Wohnung aus, die nicht nur vorübergehend als Lebensmittelpunkt eingerichtet ist. Ist der Arbeitnehmer hingegen nur kurzfristig an einem Ort, zum Beispiel im Rahmen eines Aufenthalts in einem Hotel oder einer Ferienwohnung, so arbeitet er im Mobile-Office. Grundsätzlich finden die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auf beide Fälle Anwendung.

Zusätzliche Anwendung der Arbeitsschutzvorschriften des Aufenthaltsstaates

Möglich ist jedoch, dass über die deutschen Arbeitsschutzregeln hinaus auch noch die Regeln des Aufenthaltsstaates anwendbar sind. In der EU wird dieser Sachverhalt durch die Rom-I-Verordnung geregelt: Sollte der Arbeitnehmer dauerhaft in einem anderen EU-Staat arbeiten als in dem Land, in dem er angestellt wurde, so darf sein Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken. Das heißt, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften anzuwenden sind, soweit diese in ihrem Schutzniveau weitergehend sind, als die Vorschriften, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Weiterhin können sich in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten auch weitere Arbeitsschutzregelungen nach dem jeweiligen nationalen Recht ergeben. Insofern sollte der Arbeitgeber stets vorab prüfen, wie stark das Arbeitsschutzniveau des jeweiligen Aufenthaltsstaates ist.

Sozialversicherungsrechtliche Überlegungen

Europäischer Wirtschaftsraum sowie die Schweiz
Die Regelungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz wurden vereinheitlicht. Die maßgebliche Verordnung (EG) Nr. 883/2004 der Europäischen Union findet daher auch in der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein und Island Anwendung.
Es gilt der Grundsatz, dass eine Person in demjenigen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt. Zudem kann eine Person für bis zu 24 Monate ins EWR-Ausland (oder die Schweiz) entsandt werden, ohne dass sich die Sozialversicherungspflicht ändert. Voraussetzung ist dabei aber, dass die Entsendung durch den Arbeitgeber veranlasst wird.
Sollte eine Person in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten eine Beschäftigung dauerhaft ausüben, ordnet Art. 13 VO (EG) 883/04 folgendes an:
Wenn ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt wird, so ist der Arbeitnehmer im Wohnsitzstaat sozialversicherungspflichtig. Ebenso richtet sich die Sozialversicherungspflicht nach dem Wohnsitzstaat, wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Unternehmen tätig ist, die ihre Sitze in verschiedenen Mitgliedsstaaten haben. Sollte aber nur ein unwesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt werden, so ist der Arbeitnehmer im Staat des Unternehmenssitzes sozialversicherungspflichtig.
Aufgrund der Corona-Pandemie ergibt sich noch eine zusätzliche Besonderheit für Grenzgänger, die in Deutschland beschäftigt sind, aber in einem anderen Mitgliedsstaat wohnen:
  • Arbeitnehmer gelten auch dann weiterhin in Deutschland als sozialversicherungspflichtig, falls sie ihre Tätigkeit aufgrund der Corona-Pandemie nunmehr ganz oder teilweise im Home-Office erbringen. Als Nachweis der Versicherung gilt auch hier die A1-Bescheinigung.
Mehr Informationen auch unter:
Drittstaaten
Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik zudem Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen. Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden. Bei Staaten, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So kann ein fehlender Versicherungsschutz oder eine Doppelversicherung vermieden werden.

Steuerrechtliche Überlegungen für den Arbeitnehmer

Fraglich ist die Besteuerung von Arbeitnehmern, die sich zeitweise oder vorübergehend auch außerhalb von Deutschland aufhalten. Grundsätzlich finden für die steuerliche Behandlung sowohl die Regeln des Arbeitgeberlandes als auch des Aufenthaltsstaates Anwendung, wobei gegebenenfalls zwischen den Staaten bestehende Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten sind.
Die Pflicht zur Zahlung von Einkommenssteuer in Deutschland fällt weg, wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt nicht mehr in der Bundesrepublik hat, vgl. § 1 Abs. 1 EStG. Der gewöhnliche Aufenthalt liegt außerhalb der Bundesrepublik, wenn sich der Arbeitnehmer mehr als 183 Tage im Ausland aufhält, vgl. § 9 S. 2 Abgabenordnung. Innerhalb der Europäischen Union sind Angestellte nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen nur in ihrem Wohnsitzland steuerpflichtig. Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet sich eine Liste der Staaten, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen wurde. Sollte kein Doppelbesteuerungsabkommen vorliegen, kann die im Ausland gezahlte Steuer gegebenenfalls auf die deutsche Steuerbelastung angerechnet werden, § 34c EStG.

Datenschutz

Auch im Home- oder Mobile-Office sind die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Daten und Unterlagen müssen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Viele Informationen zum Schutz und der Sicherheit von Daten für mobiles Arbeiten finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik - " Tipps für sicheres mobiles Arbeiten".

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland 

Wenn ein Mitarbeiter im Ausland eine Tätigkeit ausführt und hierzu zum Beispiel Verträge abschließt, so kann es sich nach dem Recht des jeweiligen Staates unter Umständen um eine Betriebsstätte handeln, was wiederum für das Unternehmen steuerliche Pflichten und Belastungen auslösen kann. Neben teils umfangreichen Registrierungs- und Deklarationspflichten können sich zudem auch Gewinnabgrenzungserfordernisse ergeben, deren Nichtbeachtung Strafen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Insofern ist eine vorherige Prüfung der entsprechenden nationalen Rechtsvorschriften und etwaiger Doppelbesteuerungsabkommen dringend anzuraten. Arbeitgeber sollten prüfen, ob nach den nationalen Vorschriften des Aufenthaltsstaates eine Steuerpflicht ausgelöst wird, wenn Arbeitnehmer dort mobil arbeiten möchten. Als nächstes ist zu klären, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Aufenthaltsstaat des Mitarbeiters und dem Staat des Unternehmenssitz besteht. Wenn dies der Fall ist, so ist zu prüfen, ob die Steuerpflicht aufgrund der Regelungen dieses Doppelbesteuerungsabkommens wieder entfällt.

Leitlinien der OECD zur Interpretation der DBA im Hinblick auf die COVID-19-Pandemie

Die meisten Doppelbesteuerungsabkommen basieren auf dem OECD-Musterabkommen. In den im Jahr 2020 herausgegebenen Leitlinien der OECD spricht sich diese für eine großzügige Auslegung der Doppelbesteuerungs-abkommen im Hinblick auf die zunehmende Home-Office-Arbeit aus. So sollen Personen, die nur aufgrund der COVID-19-Pandemie in einem anderen Staat arbeiten, nicht automatisch eine ausländische Betriebsstätte gründen. Allerdings sind die Staaten, die Doppelbesteuerungsabkommen nach dem OECD-Musterabkommen abgeschlossen haben, nicht an die Leitlinien der OECD gebunden. Insofern ist die Rechtslage individuell zu beurteilen und insbesondere der Standpunkt der jeweils zuständigen Steuerbehörden vorab in Erfahrung zu bringen. Die OECD-Leitlinien können aber gerade bei Staaten, deren DBA sich an dem OECD-Musterabkommen orientieren, als Argumentationshilfe dienen und gegebenenfalls dazu führen, dass die Staaten eine Neubeurteilung im Vergleich zu Sachverhalten vor der Pandemie durchführen.
Informationen zur Rechtslage und der Verwaltungspraxis in bestimmten Ländern können bei lokalen Behörden sowie den deutschen Auslandshandelskammern angefragt werden.