Meldepflicht für elektronische Kassen, Taxameter & Wegstreckenzähler

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(systeme) sowie für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zur Verfügung stehen wird. Entsprechende Systeme sind bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Behörden zu melden.

Hintergrund und bisherige Regelung
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 und der Neueinfügung von § 146a Abgabenordnung (AO) wurden Unternehmen dazu verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Dies sollte Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen verhindern. Gleichzeitig wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, die es ermöglicht, durch den Abgleich von Belegen mit den digitalen Aufzeichnungen der Kassensoftware Manipulationen leichter feststellen zu können.
Gemäß § 146a Absatz 4 der AO bestand die Pflicht für Unternehmen, die eingesetzten Kassensysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem zuständigen Finanzamt zu melden. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur bei der Finanzverwaltung wurde diese Verpflichtung mit einem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (erneut veröffentlicht am 18. August 2020) ausgesetzt.
Die elektronische Meldung an das Finanzamt kann auf drei Wegen erfolgen
  • Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme “
  • Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“, zum Beispiel mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt
  • Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client)
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) auf seiner Internetseite eine Ausfüllanleitung zur Verfügung.
Kassen(systeme)
  • Vor dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
  • Außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
    - Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Absatz 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Absatz 1 Abgabenordnung (AO) und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Absatz 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
  • Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die oben genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
Weiterführende Informationen
Auf seiner Internetseite stellt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) Antworten auf allgemeine Fragen als Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a Abgabenordnung (AO) und der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV) zur Verfügung.