Angaben auf Geschäftsbriefen

Das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat zu Gesetzesänderungen geführt, die sich auf von Unternehmen versandte E-Mails und Faxschreiben beziehen. Diese hat der Gesetzgeber den Geschäftsbriefen gleichgestellt. Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Klarstellung, nachdem die jeweiligen Vorschriften bereits zuvor der Rechtsliteratur zufolge auch für E-Mails entsprechend anwendbar waren. E-Mails, Faxe etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen, wie zum Beispiel bloße interne Kommunikation unterliegen jedoch auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der „Fußleistenpflicht“. Betroffen sind sämtliche externe E-Mails und Faxe mit geschäftsbezogenen Mitteilungen, das heißt nicht nur solche mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung, wie zum Beispiel Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Um jeden Zweifel auszuräumen, sollten daher alle E-Mails und Faxe an externe Empfänger mit den notwendigen Angaben versehen sein. Das bedeutet, dass die Informationen, welche bislang nur auf den Firmenkopfbögen untergebracht werden mussten, nunmehr auch kraft Gesetzes in E-Mails und Faxschreiben enthalten sein müssen. Rechtsgrundlage hierfür sind die §§ 37a, 125a und 177a HGB, § 35a GmbHG und § 80 Absatz 1 AktG.

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind

Einzelkaufleute (e.K.)

  • Firma (wie im Handelsregister eingetragen) mit Rechtsform
  • Ort der Handelsniederlassung (Geschäftsanschrift)
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
Mustermann Hausdienstleistungen e.K.
Radebeul
Amtsgericht Dresden HRA xxx

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

  • Firma (wie im Handelsregister eingetragen) mit Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
Möbel Mustermann & -frau OHG
Bautzen
Amtsgericht Dresden HRA xxx
Spedition Mustermann & Söhne KG
Riesa
Amtsgericht Dresden HRA xxxx

GmbH & Co. KG

  • Firma (wie im Handelsregister eingetragen) mit Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
  • Name und Sitz des persönlich haftenden Gesellschafters mit HRB-Nummer und zuständiges Registergericht
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Möbel Mustermann GmbH & Co. KG
Dippoldiswalde
Amtsgericht Dresden HRA xxx
Persönlich haftende Gesellschafterin:
Möbel Mustermann Verwaltungs GmbH
Heidenau
Amtsgericht Dresden HRB xxx
Geschäftsführer: Franz Mustermann

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

  • Firma (wie im Handelsregister eingetragen) mit Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Musterstraßenbau Mustermann GmbH
Rothenburg (O./L.)
Amtsgericht Dresden HRB xxx
Geschäftsführer: Max Mustermann

Aktiengesellschaft (AG)

  • Firma (wie im Handelsregister eingetragen) mit Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
  • der Vorstandsvorsitzende ist besonders zu kennzeichnen
  • Aufsichtsratsvorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
OMB Mustermann AG
Neusalza-Spremberg
Amtsgericht Dresden HRB xxx
Aufsichtsratsvorsitzender: Otto Mustermann
Vorstand: Anna Musterfrau (Vorsitzender) Alfon Mustermann, Berta Musterfrau

Zweigniederlassung einer ausländischen Firma

  • Firma (wie im Land der Hauptniederlassung registriert) mit Rechtsform
  • Sitz der Hauptniederlassung
  • zuständige Institution und Registrier-Nummer
  • Firma der Zweigniederlassung (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Sitz der Zweigniederlassung
  • zuständiges Registergericht und Registernummer
  • gesetzlicher Vertreter
Mustermann Limited
Birmingham (69 Great Hampton Street in B 18 6EW Birmingham Großbritannien)
Registrar of Companies for England and Wales unter Company Nr.: xxxxx
Mustermann Limited Zweigniederlassung Meißen
Amtsgericht Dresden HRB xxx
Director: Otto Mustermann

Für alle Rechtsformen gilt

Anzugeben ist immer nur der Sitz des Unternehmens, also der Ort. Nicht verlangt werden Straße oder Postleitzahl. Wird das Geschäftspapier aber auch für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis verwandt, muss nach dem Umsatzsteuergesetz die vollständige Anschrift angegeben werden (§ 14UStG).