DSGVO - Wesentliche Pflichten

Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und sicher zu verarbeiten. Wer Kundendaten, Beschäftigtendaten oder Daten von Geschäftspartnern nutzt, muss klare Regeln beachten und die Einhaltung der Datenschutzvorgaben nachweisen können. Die IHK Dresden zeigt, welche wesentlichen Pflichten Unternehmen nach der DSGVO kennen sollten und wo sie Unterstützung bei der Umsetzung erhalten.

Warum muss und will ich datenschutzkonform arbeiten?

Die DSGVO soll personenbezogene Daten schützen und gleichzeitig für transparente sowie verantwortungsvolle Datenverarbeitung in Unternehmen sorgen. Datenschutz ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Vertrauensfaktor gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.

Was muss ich beachten und umsetzen?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen dazu, personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und sicher zu verarbeiten.
Die folgenden Pflichten gehören zu den wichtigsten Anforderungen für Unternehmen:

Rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht, zum Beispiel:
  • Einwilligung der betroffenen Person
  • Vertragserfüllung
  • Gesetzliche Verpflichtung
  • Berechtigtes Interesse des Unternehmens

Informations- und Transparenzpflichten

Unternehmen müssen betroffene Personen klar darüber informieren:
  • welche Daten verarbeitet werden,
  • zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt,
  • wie lange Daten gespeichert werden,
  • welche Rechte Betroffene haben.
Dies erfolgt üblicherweise über Datenschutzerklärungen und -informationen auf der Website oder als Anlage zu Verträgen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Unternehmen müssen dokumentieren:
  • welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • wer Zugriff auf die Daten hat,
  • warum die Daten verarbeitet werden,
  • welche Schutzmaßnahmen bestehen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Unternehmen sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umzusetzen, beispielsweise:
  • Zugriffsbeschränkungen
  • Verschlüsselung
  • Datensicherungen
  • Passwortschutz
  • Berechtigungskonzepte

Auftragsverarbeitung absichern

Werden externe Dienstleister eingesetzt (z. B. Cloud-Anbieter, IT-Dienstleister oder Lohnbuchhaltung), muss ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abgeschlossen werden.

Betroffenenrechte gewährleisten

Unternehmen müssen sicherstellen, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können, insbesondere:
  • Auskunftsrecht
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Widerspruchsrecht

Datenschutzverletzungen melden

Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, etwa durch Datenverlust oder Hackerangriffe, kann eine Meldepflicht an die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden bestehen.

Datenschutzbeauftragten benennen

In bestimmten Fällen müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, insbesondere wenn:
  • regelmäßig viele personenbezogene Daten verarbeitet werden,
  • sensible Daten verarbeitet werden,
  • mindestens 20 Personen ständig mit Datenverarbeitung beschäftigt sind (Regelung nach BDSG).

Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen

Bei besonders risikobehafteten Verarbeitungen muss geprüft werden, welche Risiken für Betroffene bestehen und wie diese minimiert werden können. Dies erfolgt durch eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Rechenschaftspflicht erfüllen

Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, dass sie die DSGVO einhalten. Dazu gehören insbesondere:
  • Dokumentationen,
  • interne Richtlinien,
  • Nachweise über Einwilligungen,
  • Schulungen und Prozesse.

Wo erhalte ich Informationen und Unterstützung?

Unternehmen jeder Größe stehen heute vor der Herausforderung, personenbezogene Daten rechtskonform, transparent und sicher zu verarbeiten. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie branchenspezifischer Regelungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Als Industrie- und Handelskammer Dresden informieren wir regelmäßig und unterstützen Unternehmen dabei ihre internen Prozesse, Informationspflichten und Dokumentationen aktuell zu halten.
Im Rahmen der uns zur Verfügung stehenden Mittel beraten wir unsere Mitgliedsunternehmen zu Fragen rund um den Datenschutz, insbesondere zu
  • Inhalt und Umfang von Datenschutzinformationen nach DSGVO
  • Aufbau von Auftragsverarbeitungsverträgen
  • Rechtsgrundlagen im Datenschutz
  • Umsetzungshilfen zur datenschutzkonformen Verarbeitung von Daten
  • Aktuelle Entwicklungen im Datenschutzrecht

Mehr Orientierung zu Recht und Steuern

Ergänzende Informationen zu rechtlichen und steuerlichen Fragen im Unternehmensalltag finden Sie im Bereich Recht und Steuern. Dort erhalten Unternehmen praxisnahe Hinweise, aktuelle Merkblätter und Ansprechpersonen zu Themen wie Datenschutz, Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Steuerrecht und weiteren wirtschaftsrechtlichen Fragestellungen.