Industriekaufmann – Abschlussprüfung: Hinweise zur Durchführung von Dokumentation, Präsentation und Fachgespräch

Ziel der Fachaufgabe im Einsatzgebiet

Wie in der Verordnung über die Berufsausbildung § 12 IndKflAusbV festgelegt, soll der Prüfling im Prüfungsbereich „Fachaufgabe im Einsatzgebiet“ folgende Fähigkeiten nachzuweisen:
  • eine komplexe berufstypische Fachaufgabe prozessorientiert zu planen, durchzuführen und
    auszuwerten,
  • einsatzgebietsspezifische Lösungen zu analysieren und daraus eine begründete Auswahl unter Berücksichtigung rechtlicher, ökonomischer, ökologischer und sozialer Aspekte zu treffen sowie
  • das gewählte Vorgehen zu reflektieren, zu dokumentieren sowie die Ergebnisse zu präsentieren und zu bewerten.

Thema der Fachaufgabe

In einer Fachaufgabe im Einsatzgebiet muss eine komplexe, berufstypische Aufgabe prozessorientiert umgesetzt werden. Diese kann aus betrieblichen Rahmenbedingungen, speziellen Kundenanforderungen, geänderten Auflagen, Prozessoptimierungen usw. abgeleitet werden. Prüfungsteilnehmer müssen in der Fachaufgabe Lösungsmöglichkeiten analysieren und daraus begründete Auswahlen treffen.
Die Ausbildungsverordnung definiert klare Anforderungen an das Thema. So sind zum Beispiel:
  • komplexe berufstypische Fachaufgabe prozessorientiert zu planen,
  • durchzuführen und auszuwerten,
  • einsatzgebietsspezifische Lösungen zu analysieren,
  • eine begründete Auswahl von Lösungen, unter Berücksichtigung rechtlicher, ökonomischer,
  • ökologischer und sozialer Aspekte zu treffen,
  • das gewählte Vorgehen zu reflektieren und zu dokumentieren,
  • Ergebnisse zu präsentieren sowie
  • Ergebnisse zu bewerten.
Wiederkehrende Standardaufgaben mit fest strukturierten Abläufen entsprechen nicht den Anforderungen einer komplexen Fachaufgabe.
Die Fachaufgabe muss fachlich passend zum ausgewählten Einsatzgebiet (siehe Anmeldung zur Prüfung) sein.
Einsatzgebiete:
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Beschaffung
  • Logistik
  • Personalwirtschaft
  • Leistungserstellung
  • kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • Sonstiges Einsatzgebiet

Keine geeignete Fachaufgabe im Einsatzgebiet vorhanden?

Wenn der Fokus der betrieblichen Tätigkeiten in der kurzfristigen Reaktion auf Ereignissen liegt, eignen sich die Tätigkeiten meist nicht für eine Fachaufgabe, die eine längerfristige Planung voraussetzt. Dann hilft oft eine Fachaufgabe nach dem Motto „nice to have“. In solchen Fällen könnte zum Beispiel die betriebliche Infrastruktur verbessert werden oder eine kundenrelevante Auswertung realisiert werden, für die sonst keine Zeit zur Verfügung steht.

Eigenständige Prüfungsleistung

Im Zusammenhang mit Teilaufgaben ist darauf zu achten, dass alle prüfungsrelevanten Leistungen eigenständig erbracht werden.

Betriebliche Ansprechpartner (Betreuung)

Die Fachaufgabe soll von einer betreuenden Person begleitet werden. Insbesondere im Zusammenhang mit Geheimhaltung und Datenschutz ist die betriebliche Zustimmung wichtig.

Antrag zur Genehmigung der Fachaufgabe

Der Antrag auf Genehmigung wird im Azubi-Infocenter unter der Kachel „Digitaler Projektantrag“ ausgefüllt. Der Abgabetermin ist zu beachten und ist auf der IHK-Webseite zum Beruf Industriekaufleute zu finden. Eine separate Genehmigung des Antrages durch den Ausbildungsbetrieb ist nicht notwendig. Der Antrag umfasst, unter Berücksichtigung der jeweiligen beruflichen Anforderungen, folgende Inhalte:
Beschreibung der Fachaufgabe:
  • Ausgewähltes Einsatzgebiet (siehe Anmeldung zur Prüfung)
  • Titel der Fachaufgabe
  • Geplanter Durchführungszeitraum
  • Aufgabenstellung
  • Ist-Zustand
  • Problembeschreibung
  • Zielsetzung
  • Schnittstellen (personell und ggf. technisch)
  • Umsetzungsvorgaben z. B. Kundenanforderungen, Rechtsrahmen
  • Anlagen, nicht zwingend notwendig

Genehmigung durch den Prüfungsausschuss

Der Antrag mit Kurzbeschreibung wird dem Prüfungsausschuss zur Genehmigung vorgelegt. Dazu hat der Prüfungsausschuss nach Abgabetermin 14 Tage Zeit. Zur Genehmigung werden folgende Punkte überprüft.
Ausgangssituation:
  • Ist-Zustand ist dargestellt
  • Anforderungen sind umfassend dargestellt
  • Geschäftsprozesse sind erkennbar
  • Auftrag oder Teilauftrag ist inhaltlich abgegrenzt
  • Zu berücksichtigende Prozesse (vor- und nachgelagert) sind erkennbar
  • Zulieferungen und Schnittstellen sind ersichtlich
  • Organisatorische und wirtschaftliche Aspekte sind berücksichtigt
  • Prüfungsumfang ist ersichtlich und angemessen
  • Inhalt des Auftrages passt zum Einsatzgebiet
Ziele:
  • Ziele des Auftrages und der Nutzen sind erkennbar
  • Qualitätsrelevante Merkmale und Ziele sind definiert
Der Prüfungsausschuss wird den Antrag:
  • genehmigen
    • Die Durchführung kann ohne Einschränkung starten.
  • mit Auflagen genehmigen
    • Die Durchführung kann unter Beachtung der Auflagen beginnen.
    • Nur wenn die Auflagen nicht umgesetzt werden können, ist eine erneute Kontaktaufnahme mit der IHK notwendig.
  • nicht genehmigen
    • Der Prüfungsausschuss informiert über die Kriterien, die zur Genehmigung des Antrages geändert oder ergänzt werden müssen. Der überarbeitete Antrag ist innerhalb einer vorgegebenen Frist erneut einzureichen.

Dokumentation

Ist das Thema der Fachaufgabe vom Prüfungsausschuss genehmigt worden, erstellt der Prüfling über die Fachaufgabe im Einsatzgebiet eine Dokumentation. Zur Erstellung dieser sind maximal 16 Stunden Bearbeitungszeit vorgesehen. Die Dokumentation ist im Rahmen der Berufsausbildung Bestandteil der Ausbildungszeit und daher während der Arbeitszeit zu erstellen.
Die Dokumentation ist ein bewertungsrelevanter Bestandteil der Fachaufgabe im Einsatzgebiet und dient dem Prüfungsausschuss zur Beurteilung der Auftragsbearbeitung und dient als Basis für die Präsentation und das Fachgespräch.
Die Aufgabenstellung, Ziele, Planungsschritte, Analyse von Lösungsalternativen und die daraus abgeleiteten Entscheidungen sollen transparent dargestellt und begründet werden.
Der Prüfungsausschuss kennt in der Regel nicht das betriebliche Umfeld oder die Produkte, die ein Ausbildungsbetrieb herstellt. Wenn diese Informationen für das Gesamtverständnis der Fachaufgabe relevant sind, sollten sie angemessen dargestellt werden. Auf ein umfassendes Firmenprofil sollte allerdings verzichtet werden.
Der Umgang mit Fehlern und Abweichungen sollte ebenfalls dokumentiert werden. Selbst wenn sich herausstellt, dass die Fachaufgabe nicht wie geplant umsetzbar war, kann die Bewertung positiv ausfallen, wenn die Vorgehensweise sinnvoll und strukturiert war und die Entscheidungsprozesse der Fachaufgabe nachvollziehbar begründet werden.
Datenschutz und Urheberrechte sind zu beachten. Eventuelle Quellenangaben sind fachlich korrekt anzugeben.
Bei der Erarbeitung der Dokumentation sind folgende Formvorgaben zu beachten:
  • 3 bis 5 DIN-A4-Seiten (ggf. zuzüglich betriebliche Anlagen max. 3 Seiten)
  • Zeilenabstand 1,5-fach
  • Schriftart: Arial
  • Schriftgröße: 11 pt
  • Langtext (nicht stichpunktartig)
  • Sprache deutsch
  • Seitennummerierung
  • Verwendung der „Ich-Form“ ist nicht zwingend
Die Dokumentation einschließlich Anlagen sind als ein PDF-Dokument mit max. 18 MB abzuspeichern und wie folgt zu gliedern:
  1. Deckblatt
  2. Gliederung
  3. Dokumentation Hauptteil ( 3 bis 5 DIN-A4-Seiten )
  4. Literaturverzeichnis/Quellenangabe/Kennzeichnung KI-Nutzung
  5. Abkürzungsverzeichnis
  6. Formular: Zeitnachweis und Selbstständigkeitserklärung (siehe IHK-Webseite)
Vorgaben für Nutzung von KI-Unterstützung:
  • Eigene Leistung: KI darf maximal als Assistenzsystem oder Hilfstool dienen. Die eigene Leistung des Prüflings muss weiterhin klar erkennbar sein und darf nicht von der KI übernommen werden.
  • Kennzeichnungspflicht: Alle Inhalte, die von KI erstellt wurden, müssen klar als solche gekennzeichnet werden.
  • Eine Kennzeichnung ist nicht erforderlich, wenn die KI ausschließlich zur Rechtschreib- oder Grammatikprüfung eingesetzt wird und keine inhaltlichen Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden.
  • Quellenangabe: Inhalte, die nicht selbst erstellt wurden, müssen als Zitate gekennzeichnet werden. Die entsprechenden Quellen müssen korrekt und vollständig angegeben werden. Beispiel: Die verwendete KI-Anwendung muss mit vollständigem Namen und URL als Quelle angegeben werden.
Wichtige Vorgaben:
  • Zeitaufwand zur Erstellung der Dokumentation:
    • maximal 16 Stunden
  • Abgabetermin über Azubi-Infocenter:
    • spätestens erster Tag der Abschlussprüfung Teil 2

Präsentation

In der Präsentation soll der Prüfling auf der Grundlage der Dokumentation zeigen, dass er Sachverhalte, Abläufe und Ergebnisse der bearbeiteten Fachaufgabe erläutern und mit praxisüblichen Mitteln zielgruppengerecht darstellen kann. Zur Erstellung der Präsentation sind maximal 8 Stunden Bearbeitungszeit vorgesehen. Die Durchführung der Präsentation soll eine Dauer von 10 Minuten nicht überschreiten.
Es gibt kein einheitliches Rezept für die Präsentation. Ein Einstieg über das Umfeld der Fachaufgabe und die Zielsetzungen sowie ein Ausstieg über eine Reflexion der Ergebnisse sollte jede Präsentation enthalten. Je nach Fachaufgabe steht der Bearbeitungsprozess oder die Ergebnisse stärker im Fokus.
Die sprachliche Gestaltung, Körpersprache, Blickkontakt und Begeisterungsfähigkeit haben neben den strukturierten Inhalten einen entscheidenden Einfluss auf das Prüfungsergebnis. Daher sollte die Präsentation vor anderen Menschen mehrfach geübt werden.

Präsentationsmittel im Prüfungsraum

Im Prüfungsraum stehen dem Prüfling ein Flipchart und eine Pinnwand als Hilfsmittel zur Verfügung. Werden weitere Präsentationsmittel vom Prüfling gewünscht, sind diese von ihm selbst mitzubringen. Der Prüfling ist für die Funktionsfähigkeit der mitgebrachten Präsentationsmittel selbst verantwortlich.

Fallbezogenes Fachgespräch

Das Fachgespräch findet nach der Präsentation statt und wird in der Regel von einem Mitglied des Prüfungsausschusses moderiert. Die Gesamtzeit für Präsentation und Fachgespräch ist auf 30 Minuten begrenzt. Die mögliche Zeit für das Fachgespräch hängt also von der Dauer der Präsentation ab, beträgt aber mindestens 20 Minuten.
Das Fachgespräch bezieht sich ausschließlich auf Inhalt und Umfeld der Fachaufgabe im Einsatzgebiet. Damit können allerdings auch relevante Punkte angesprochen werden, die vom Prüfungsteilnehmer nicht erwähnt oder dokumentiert wurden, aber für die Durchführung und Hintergründe eine Bedeutung haben. Die Erläuterungen der Prüfungsteilnehmer sollen fachlich richtig und vollständig sein.

Bewertung der Fachaufgabe im Einsatzgebiet

Als Bewertungskriterien kommen in Betracht:
  • Dokumentation
    • Fachaufgabe und deren Zielsetzung beschreiben
    • Form, Struktur, Aufbau, Rechtschreibung und Grammatik
    • Durchführung und Vorgehensweise nachvollziehbar begründet
    • Ergebnisse beschreiben, reflektieren und auswerten
  • Präsentation
    • Aufbau und inhaltliche Struktur
    • Sprachliche Gestaltung/Kommunikative Kompetenz
    • Zielgruppengerechte Darstellung
  • Fachgespräch
    • Beherrschung des Fachhintergrundes
    • Einordnung in die Gesamtzusammenhänge
    • Erläuterung von Hintergründen
    • Bewertung der Ergebnisse
Die Ermittlung des Ergebnisses für diesen Prüfungsbereich erfolgt gewichtet nach
  1. der Bewertung für die Dokumentation mit 10 Prozent,
  2. der Bewertung für die Präsentation mit 20 Prozent und
  3. der Bewertung für das fallbezogene Fachgespräch mit 70 Prozent.