Die Abmahnung im Arbeitsrecht

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Stellt ein Arbeitgeber (AG) bei einem seiner Arbeitnehmer (AN) ein arbeitsvertragswidriges Verhalten fest, hat er grundsätzlich drei Möglichkeiten, darauf zu reagieren: Er kann den AN ermahnen, er kann ihn abmahnen oder das Arbeitsverhältnis durch Kündigung beenden. Natürlich steht dem AG nicht in jedem denkbaren Fall arbeitsvertragswidrigen Verhaltens jede dieser Maßnahmen zu Gebote. Wie ist also zu differenzieren?

Die schwächste arbeitsrechtliche Sanktion stellt die Ermahnung dar. Durch eine Ermahnung weist der AG den AN darauf hin, dass ihm ein arbeitsvertragswidriges Verhalten aufgefallen ist, das er nicht kritiklos zu dulden beabsichtigt. Weiterreichende Folgen hat eine Ermahnung in aller Regel nicht. Sie soll den AN zu künftig vertragstreuem Verhalten motivieren und ihm zugleich auch signalisieren, dass er einstweilen gewissermaßen „unter Beobachtung“ steht.

Deutlich weiter geht das nächste arbeitsrechtliche Sanktionsmittel - die Abmahnung. Mit einer Abmahnung rügt der AG ausdrücklich arbeitsvertragswidriges Verhalten. Der AN wird an die künftige Einhaltung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten erinnert (sog. Erinnerungsfunktion der Abmahnung). Zudem wird er durch die Abmahnung vor dem Eintritt möglicher weiterer Konsequenzen – konkret: einer (verhaltensbedingten) Kündigung – gewarnt (sog. Warnfunktion der Abmahnung). Auch wenn die Abmahnung nicht explizit gesetzlich geregelt ist, gehört sie dennoch seit langem zum anerkannten arbeitsrechtlichen „Instrumentarium“. Zudem ergibt sich ihre Notwendigkeit aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Danach muss nämlich der AG eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch eine (verhaltensbedingte) Kündigung – die dritte der eingangs erwähnten Möglichkeiten – grundsätzlich als „ultima ratio“, also als letztes Mittel, betrachten und einsetzen. Bevor er dieses „schärfste arbeitsrechtliche Schwert“, das ihm zur Verfügung steht, ergreift, bedarf es in der Regel zumindest einer vorherigen Abmahnung. In der Praxis werden oftmals sogar mehrere Abmahnungen vor einer Kündigung erteilt.

Berechtigt, Abmahnungen auszusprechen, sind grundsätzlich diejenigen Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Stellung im Unternehmen berechtigt sind, verbindliche Anweisungen hinsichtlich Ort, Zeit sowie Art und Weise der Arbeitserbringung zu erteilen.

In der Regel handelt es sich hierbei um Vorgesetzte mit disziplinarischer Weisungsbefugnis. Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Abmahnung ist zudem, dass die abmahnende Person im Namen des Arbeitgebers handelt bzw. hierzu ausdrücklich befugt ist. Denn nur dann kann die Abmahnung dem Arbeitgeber auch rechtlich zugerechnet werden.

Erfolgt eine Abmahnung hingegen durch einen Kollegen ohne entsprechende Befugnis oder Vollmacht, entfaltet sie regelmäßig keine arbeitsrechtliche Wirkung.

Die Abmahnung bedarf keiner besonderen Form, wird aus Beweisgründen jedoch meist schriftlich erteilt, um im Streitfall die Rechtmäßigkeit und den Inhalt der Abmahnung belegen zu können.

Wie häufig bei rechtlichen Fragestellungen, so ist auch bei der Frage nach der „erforderlichen“ Anzahl von Abmahnungen eine eindeutige Antwort schlicht deswegen nicht möglich, weil es eine konkrete Regel nicht gibt. Dem bereits erwähnten Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgend, muss sich die arbeitsrechtliche Sanktion an der Schwere des arbeitsvertragswidrigen Verhaltens des AN orientieren.

Als „Faustformel“ lässt sich festhalten: Eine Kündigung nach „nur“ einmaliger Abmahnung ist nur bei schweren Verstößen gerechtfertigt bzw. dann, wenn der AN nach Erhalt einer Abmahnung seinen Arbeitsvertrag fortgesetzt in gleicher Art und Weise verletzt. Entscheidend ist, dass zwischen dem abgemahnten Verhalten und dem kündigungsrelevanten Verhalten ein sachlicher Zusammenhang besteht.

Verstößt der AN gegen arbeitsvertragliche Pflichten zwar mehrfach, aber in unterschiedlicher Art und Weise, ist generell zumindest eine weitere Abmahnung für das neuerliche Fehlverhalten erforderlich.

Eine pauschale „Obergrenze“ für die Zahl der Abmahnungen – etwa im Sinne einer Regel von drei Abmahnungen – existiert rechtlich nicht. Vielmehr kommt es auf die konkrete Wirkung der Abmahnung im Einzelfall an. Wird mehrfach abgemahnt, ohne dass arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen, kann dies die Warnfunktion der Abmahnung entwerten und damit einer späteren Kündigung entgegenstehen.

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung kann nur bei objektiv besonders schwerwiegenden Verstößen ganz auf eine Abmahnung verzichtet werden.

Solche Verstöße sind z.B. Diebstahl oder Unterschlagung durch den AN zu Lasten des AG, Annahme von Schmiergeldern, Tätlichkeiten oder grobe Beleidigungen im Dienst, unsittliches Verhalten oder betriebsschädigende Konkurrenztätigkeiten. Weitere Fallkonstellationen aus der jüngeren Rechtsprechung umfassen insbesondere auch Arbeitszeitbetrug, Spesenmanipulation, sexuelle Belästigung sowie die erhebliche private Nutzung von Internet oder Telefon während der Arbeitszeit.

Achtung: Diese Verstöße müssen so gewichtig sein, dass dem Arbeitgeber die Hinnahme des Verhaltens objektiv unzumutbar ist. Der AN darf in keinem Fall mit der Billigung seines Verhaltens durch den AG rechnen. Häufig handelt es sich bei dieser Fallgruppe um Sachverhalte, bei denen nicht „nur“ eine ordentliche, sondern sogar eine außerordentliche („fristlose“) Kündigung erwogen werden kann.

Einer vorherigen Abmahnung bedarf es ferner nicht, wenn nicht verhaltensbedingt, sondern aus anderen Gründen (personen- oder betriebsbedingt) gekündigt werden soll, da diese beiden Kündigungsgründe gerade kein schuldhaftes Verhalten des AN voraussetzen.

Personenbedingt kann gekündigt werden, wenn der AN objektiv nicht (mehr) in der Lage ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, z.B. weil seine Arbeitserlaubnis erloschen ist. Weitere Beispiele sind langanhaltende Krankheit, fehlende körperliche oder geistige Eignung oder der dauerhafte Verlust der Fahrerlaubnis bei beruflicher Fahrertätigkeit.

Betriebsbedingt kann grundsätzlich gekündigt werden, wenn der Weiterbeschäftigung des AN betriebliche Gründe entgegenstehen, z.B. eine Betriebs(teil-)stilllegung.

Eine Abmahnung muss zur Entfaltung ihrer arbeitsrechtlichen Wirksamkeit nicht schriftlich erklärt werden. Aus Nachweis- bzw. Beweisgründen sollte aber unbedingt immer schriftlich abgemahnt werden. Wird eine Abmahnung dennoch einmal nur mündlich erteilt, sollte dies zumindest unter Zeugen erfolgen. Hilfreich ist dann auch eine nachträgliche schriftliche Dokumentation der Abmahnung. Eine Kopie der Abmahnung wird in die Personalakte des abgemahnten AN genommen. Jede arbeitsrechtliche Abmahnung steht bzw. fällt mit der konkreten Schilderung des gerügten Verhaltens. Auf eine präzise Darlegung kann an dieser Stelle unter keinen Umständen verzichtet werden, denn nur bei einer konkreten Schilderung ist dem abgemahnten AN ja überhaupt eine Verbesserung seines gerügten Verhaltens möglich. Es muss weiter darauf hingewiesen werden, dass das beanstandete Verhalten einen Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten des AN darstellt. Der AN ist zudem unmissverständlich aufzufordern, dieses Verhalten zukünftig zu unterlassen. Schließlich muss dem AN angedroht werden, dass er bei einer Wiederholung dieses Verhaltens mit der Kündigung seines Arbeitsvertrags durch den AG rechnen muss. Die Abmahnung muss in engem zeitlichen Zusammenhang mit dem gerügten Verhalten erfolgen, da der AG ansonsten das Recht, dieses Verhalten abzumahnen, verwirkt. Wird wegen eines Verhaltens abgemahnt, welches keinen Verstoß gegen den Arbeitsvertrag darstellt, kann der AN verlangen, dass die Abmahnung zurückgenommen und aus der Personalakte entfernt wird. Auch eine Kündigung ist nicht möglich, wenn ein zu Unrecht abgemahntes Verhalten vom AN wiederholt wird.

Bitte beachten Sie bei den nachfolgenden Praxisbeispielen, dass es weder verbindliche Texte für rechtssichere Abmahnungen gibt, noch „Musterformulierungen“, mit denen man „immer auf der sicheren Seite“ ist. Die Formulierungen müssen stets an den konkreten Einzelfall angepasst werden, insbesondere bei sensiblen Sachverhalten wie Datenschutzverstößen, diskriminierenden Äußerungen oder bei Pflichtverletzungen in hybriden Arbeitsmodellen.

Die Verwertbarkeit einer arbeitsrechtlichen Abmahnung steht und fällt mit der inhaltlich zutreffenden, vollständigen und konkreten Schilderung des arbeitsvertragswidrigen Verhaltens des abgemahnten AN. Fehler, die dabei gemacht werden, lassen sich auch durch besonders „geschliffene“ juristische Wendungen nicht mehr kompensieren. Nur mit dieser Maßgabe kann eine Orientierung an „Mustertexten“ überhaupt sinnvoll sein.

a) Allgemeines Beispiel für eine arbeitsrechtliche Abmahnung

Sehr geehrte(r) Frau / Herr .............,

wir haben Kenntnis davon erhalten, dass Sie ...........

(hier: exakte Schilderung des abzumahnenden Sachverhalts). Bitte beachten Sie, dass diese Abmahnung im Rahmen Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten und im Namen der Geschäftsführung erfolgt.

Dies stellt einen erheblichen Verstoß gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten (§ 611a BGB) dar. Daher sprechen wir wegen dieses Verstoßes hiermit eine Abmahnung aus.

Wir fordern Sie auf, künftig Ihren Verpflichtungen aus Ihrem Arbeitsvertrag mit uns in vollem Umfang nachzukommen. Sollten Sie dieser Aufforderung nunmehr nicht uneingeschränkt Folge leisten, müssen Sie mit einer Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses durch uns rechnen.

Eine Durchschrift dieser Abmahnung wird gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG zu Ihrer Personalakte genommen.

(Unterschrift AG, Empfangsbestätigung AN)

b) Abmahnung wegen Verspätung bzw. unentschuldigten Fehlens

Sehr geehrte(r) Frau / Herr . . . . .,

zu unserem Bedauern müssen wir feststellen, dass Sie am . . . . . ohne Angabe von Gründen gefehlt haben / am . . . . . erst um . . . . . – und damit verspätet – den Dienst aufgenommen haben … Dies stellt eine Verletzung Ihrer Hauptpflicht zur Arbeitsleistung gemäß § 611a BGB dar. Wir mahnen Sie aus diesem Grund hiermit ausdrücklich ab.

Wir fordern Sie auf, künftig Ihren Pflichten aus Ihrem Arbeitsvertrag präzise nachzukommen. Im Wiederholungsfall behalten wir uns eine verhaltensbedingte Kündigung vor.

Eine Durchschrift dieser Abmahnung nehmen wir zu Ihrer Personalakte.

(Unterschrift AG, Empfangsbestätigung AN)

c) Zweite Abmahnung wegen übermäßigen Alkoholgenusses

Sehr geehrte(r) Frau / Herr . . . . .,

Sie haben am (Datum) während der Arbeitszeit trotz des bei der ABC GmbH (Name AG) bestehenden Alkoholverbotes Alkohol getrunken. Dies stellt einen Verstoß gegen das betriebliche Ordnungsverhalten gemäß § 106 GewO i.V.m. Ihrer arbeitsvertraglichen Nebenpflichten dar. Dies ist nicht der erste Vorfall dieser Art. Bereits am (Datum) haben Sie gegen das betriebliche Alkoholverbot verstoßen und sind deswegen mit Schreiben vom (Datum) schon einmal abgemahnt worden.

Wir mahnen Sie wegen dieses erneuten Verstoßes gegen das betriebliche Alkoholverbot ein zweites Mal ab. Eine weitere Pflichtverletzung kann zur außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB führen. Wir sind nicht bereit, derartige Pflichtwidrigkeiten in Zukunft hinzunehmen und fordern Sie nachdrücklich auf, Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten künftig uneingeschränkt nachzukommen. Sollten Sie erneut gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen, müssen Sie mit der – ggfls. auch außerordentlichen – Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.

Wir werden auch diese Abmahnung in Kopie zu Ihrer Personalakte nehmen.

(Unterschrift AG, Empfangsbestätigung AN)

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Dieses Merkblatt soll und kann – als Service im Rahmen der für uns zulässigen Erstberatung für unsere Mitgliedsunternehmen und Personen, die im Bezirk der IHK zu Dortmund die Gründung eines Unternehmens planen – nur erste Hinweise geben. Es erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, ist eine Haftung – außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit – ausgeschlossen. Bei weiteren Fragen zum Thema sowie bei vertiefendem Beratungsbedarf holen Sie bitte den individuellen Rat eines einschlägig spezialisierten Rechtsanwalts und/oder Steuerberaters ein.