Digital gut zusammenarbeiten

Virtuelle Workshops statt Hintern plattsitzen

Eine „Telko“ (Telefonkonferenz) ist kein Meeting, ist kein Workshop. Doch wird digital gearbeitet, schmeißen viele das in einen Topf. Und irgendwie redet am Ende nur einer und die anderen hören nicht richtig zu oder alle reden gleichzeitig. Dabei kann man auch remote produktiv digital zusammenarbeiten – selbst mit großen Gruppen.
Autorin: Veronika Heibing, 28. Mai 2020
„Zoomen“ ist zum Synonym für die Videokonferenz geworden. Klasse, um Kolleg*innen und Kund*innen wieder zu sehen, die noch immer großteils mobil arbeiten. Nur, gemeinsam Dinge erarbeiten, das klappt irgendwie nicht richtig. Zumindest nicht mit großen Gruppen. „Eine Videokonferenz wird oft wie eine Telko angelegt. Dabei bieten smarte Tools wie Zoom alle Möglichkeiten, einen virtuellen Workshop durchzuführen“, betont Jacob Chromy. Er und seine Kollegin Sophie Stender von Quäntchen + Glück aus Darmstadt schulen Unternehmen zu Remote-Formaten, Teamentwicklung und Unternehmenskultur. Zoom zählt zu den Gewinnern in der Coronakrise und das habe seine Gründe, sagen die beiden. Das Tool sei einfach zu bedienen, kostengünstig und die Verbindung selbst mit vielen Teilnehmer*innen sehr stabil. Der entscheidende Vorteil liege jedoch in einem besonderen Feature: den Breakout-Rooms.
Diese Funktion mache das Zusammenarbeiten mit großen Gruppen erst richtig effektiv. Denn die Teilnehmer*innen können von der Moderation in kleine Gruppen aufgeteilt und in digitale Arbeitsräume geschickt werden. Wie lange, legt die Moderation fest. Eine ähnliche Funktion bieten nur wenige Konkurrenten, beispielsweise BigBlueButton an. Sie eignet sich für verschiedene Abschnitte eines Workshops, sagt Jacob: „Ein Breakout kann beispielsweise zum Kennenlernen genutzt werden. Denn wenn sich in einer Video konferenz 20 Leute einzeln vorstellen, dauert das zu lange. Lieber in Gruppen von maximal drei Leuten aufteilen.“
Schreiben statt reden
Auch, um in Gruppenarbeitsphasen konkrete Fragestellungen, etwa zu einem zuvor gehörten Impulsvortrag, zu erarbeiten, eignet sich der Breakout. Allerdings ist hierfür ein weiteres Tool sinnvoll, meint Sophie: „Auf einem digitalen Whiteboard können die Gruppen ihre Ideen und Ergebnisse festhalten. Dafür nutzen wir beispielsweise Mural.“ Bei konzentrierten Arbeitsphasen sollten aber nicht mehr als fünf Leute pro Gruppe in einen Breakout-Room geschickt werden. „Und grundsätzlich gilt: schreiben statt reden, das geht einfach schneller. Lieber im Chat diskutieren oder Ideen als digitale Post-its auf dem Whiteboard festhalten“, erklärt Jacob. Am Ende einer Gruppenarbeit können die Ergebnisse im Chat vorgestellt oder auf dem Whiteboard gezeigt werden.
„Wir wollen Unternehmen ermutigen, das einfach mal auszuprobieren“, sagt Sophie. Doch auch virtuell will ein Workshop gut vorbereitet sein. Wie, das zeigen die nachfolgenden Tipps von Quäntchen + Glück.

In 5 Schritten zum virtuellen Workshop-Erfolg

  1. Ohne Plan keine Peilung. Überlegen Sie sich vorab: Was wollen Sie erreichen und welche Methoden eignen sich hierfür? Ein virtueller Workshop sollte maximal einmal drei Stunden oder alternativ zweimal zwei Stunden (eine Session vormittags, eine nachmittags) dauern. Prüfen Sie, welche Materialien Sie den Teilnehmer*innen vorab zur Verfügung stellen sollten oder welche Infos Sie sich vorab über Umfragen oder Ähnliches einholen können, um Zeit zu sparen.
  2. Technik auswählen und testen. Beschränken Sie sich auf ein Video-Tool wie „Zoom“ oder “Microsoft Teams“, ein Whiteboard-Tool wie „Mural“ und eventuell noch ein Feedback-Tool wie „Mentimeter“, mit dem beispielsweise Umfragen gestartet und in Echtzeit ausgewertet werden können. Testen Sie die Technik vor dem Workshop (mehrmals) und machen Sie sich mit den Funktionen vertraut. Legen Sie neben der Moderation eine Co-Moderation fest, die Teilnehmer*innen telefonisch bei technischen Problemen unterstützt. Schicken Sie vorab eine Mail mit hilfreichen Informationen zum Workshop und zur Technik an die Teilnehmer*innen.
  3. Ankommen und kennenlernen. Öffnen Sie den virtuellen Workshop-Raum rund zehn Minuten vor Beginn, damit alle pünktlich sind. Erklären Sie zur Begrüßung Funktionen wie Chat, Stummschalten etc. Bitten Sie die Teilnehmer*innen, ihre Mikros zur Begrüßung und während der Vorträge auf stumm zu stellen. Erklären Sie die Workshop-Ziele und den Ablauf. Wenn Sie Zoom nutzen: Schicken Sie die Teilnehmer*innen (maximal drei pro Gruppe) für fünf Minuten in Breakout-Rooms zum Kennenlernen. Alternativ über den Chat vorstellen lassen.
  4. Methodenmix für die Arbeitsphase. Für virtuelles Arbeiten eignen sich nicht alle Workshop-Methoden. Am besten einen guten Mix aus Vorträgen und Gruppenarbeiten in den Breakout-Rooms wählen. Für digitale Diskussionsrunden funktioniert das Fishbowl-Format. Zwischendurch „Energizer“ und Pausen nicht vergessen!
  5. Check-out und Abschluss. Lassen Sie die Teilnehmer*innen Reflexionsfragen (was habe ich heute gelernt, darüber bin ich gestolpert, diese Frage geht mir noch durch den Kopf …) im Chat beantworten. Leiten Sie die nächsten Schritte ab und schicken Sie nach dem Workshop die Whiteboards als PDF und weitere nützliche
    Materialien an die Teilnehmer*innen.

Mit Partnern wie Quäntchen + Glück bietet das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt – eine Partnerschaft von vier Instituten der Technischen Hochschule, zwei Fraunhofer Instituten und der IHK Darmstadt – Seminare und Workshops rund ums Thema Digitalisierung an. www.kompetenzzentrum-darmstadt.digital
Matthias Voigt
Bereich: Kommunikation und Marketing
Themen: IHK-Magazin, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit