Geschäftsreisende

Visa-Einladungen

Für Auslandsreisen von Mitarbeitern oder den Empfang von ausländischen Kunden im eigenen Unternehmen ist oftmals ein Geschäftsvisum notwendig. Die Einladungsschreiben zur Beantragung eines Visums oder das Antragsschreiben an die ausländische Botschaft müssen bestimmte Informationen beinhalten.

1. Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Deutsche Botschaften in Drittländern verlangen bei der Bearbeitung von Visa-Anträgen, dass ein Einladungsschreiben des in Deutschland ansässigen Geschäftspartners vorgelegt werden muss. Um sicherzustellen, dass das einladende deutsche Unternehmen tatsächlich existiert, wird in einigen Fällen eine Bescheinigung dieses Einladungsschreibens durch die zuständige deutsche Industrie- und Handelskammer (IHK) verlangt.
Das Einladungsschreiben des deutschen Unternehmens sollte folgende Mindestangaben enthalten:
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um einen Geschäftspartner handelt
  • Möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Name des Mitarbeiters des Unternehmens, für den das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die Paragrafen 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung et cetera von dem deutschen Unternehmen getragen werden.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
Hinweis: Für die Bescheinigung von Einladungsschreiben von IHK-fremden Personen und Institutionen (zum Beispiel Anwälte, kirchliche Vereinigungen, Sportverbände, Schulen und ähnliches) ist die IHK nicht zuständig.

2. Visaanträge bei ausländischen Botschaften für deutsche Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisen oder Montagetätigkeiten müssen häufig Visa für das Ausland beantragt werden. Bei einigen Ländern sind die IHKs in diesen Prozess eingebunden. Dies sind insbesondere:
  • Saudi-Arabien (Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden)
  • Indien
  • Bangladesch
  • Argentinien
  • Brasilien
In diesen Fällen wird der IHK das Antragsschreiben des Unternehmens an die ausländische Botschaft vorgelegt. Das Schreiben des Unternehmens sollte folgendes beinhalten:
  • wer reist: Vollständiger Name, Adresse, Passnummer
  • wer ist Gastgeber / Einladender / Geschäftspartner
  • was ist der Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise oder ähnliches
  • wie lange beziehungsweises wie oft soll gereist werden

3. Verfahren zur Beantragung eines Geschäftsreise-Visums

Einzelheiten über beizubringende Unterlagen zur Visabeantragung kann der Antragsteller in vielen Fällen auf der Internet-Seiten der zuständigen deutschen Auslandsvertretungen oder bei den Vertretungen fremder Staaten erfahren. Das Visum ist grundsätzlich vom Antragsteller (das heißt durch den Reisenden) persönlich zu beantragen.

4. Reisekrankenversicherung und Kostenübernahmeerklärung

Nach einer Ratsentscheidung vom 22. Dezember 2003 (2004/17/EG) ist der Nachweis einer Reisekrankenversicherung seit 1. Juni 2004 grundsätzlich Voraussetzung für die Erteilung eines Schengen-Visums. 
Durch Abgabe einer Verpflichtungserklärung nach den Paragrafen 66-68 Aufenthaltsgesetz (Übernahme der aus dem Aufenthalt in Deutschland entstehenden Kosten) haftet das einladende Unternehmen für die Kosten, die durch den ausländischen Reisenden in Deutschland der öffentlichen Hand verursacht werden könnten. Eine formgebundene Verpflichtungserklärung, kann im Gegensatz zu einer Eigenerklärung innerhalb eines Einladungsschreibens, nur auf dem dafür vorgesehenen Formular der zuständigen Ausländerbehörde abgegeben werden. Die Ausländerbehörde prüft, ob der einladende Unternehmer in der Lage ist die Aufenthaltskosten (Unterbringungs-, Verpflegungs-, Kranken- sowie gegebenenfalls Abschiebungskosten) des ausländischen Bürgers zu übernehmen.
Weiterführende Informationen zum Thema, sowie Länder- und Reiseinformationen finden Sie auf der Homepage des Auswärtigen Amtes.
Stand: Februar 2024