Checkliste für effiziente Pressearbeit

Pressetexte

• Dokumenten-Vorlage (1,5-zeilig, breiter Rand) mit Firmen-Logo und der Kennzeichnung des Textes als „Presseinformation” einrichten.
• Ort und Datum am Anfang des Textes nicht vergessen.
• Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse nennen.
• kurzes Firmenporträt mit den wichtigsten Eckdaten (Gründungsdatum, Umsatz, Mitarbeiterzahl) als Abspann erstellen.
• Aufbau des Pressetextes: Das Wichtigste an den Anfang stellen, W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?) im ersten Absatz beantworten
• markante Schlagzeile und Zwischenüberschriften verwenden.
• Nachrichtenstil einhalten: viele Fakten in wenigen kurzen Sätzen.
• werbliche Passagen vermeiden
• Substantive sparsam einsetzen, Nominalstil vermeiden
• aktiv schreiben, wenig Passiv verwenden.
• Worthülsen und Selbstverständlichkeiten weglassen.
• Meinungen/Bewertungen als Zitate kennzeichnen.
• Text so knapp wie möglich, aber so ausführlich wie nötig halten.
• Sachverhalte so einfach wie möglich erklären.
• Abkürzungen aufschlüsseln, wenn sie zum ersten Mal im Text auftauchen.
• englische Begriffe und Fachchinesisch durch gutes Deutsch ersetzen.

Bilder

• Druckfähige Porträtfotos der wichtigsten Personen des Unternehmens (Auflösung: 300 dpi, Format: jpg-, eps- oder tif-Datei) anfertigen.
• an weitere Aufnahmen, zum Beispiel aus der Produktion oder von Waren denken.
• keine zu detaillierten Ausschnitte wählen, um Spielraum für die Bearbeitung zu lassen.
• Fotos im Internet zum Download zur Verfügung stellen.

Versand

• Verteiler als Excel-Datei für Serienbriefe, -E-Mails oder -faxe erstellen und aktualisieren.
• Adressen liefern Dienstleister wie Zimpel, Stamm oder Cision.
• wenn bestimmte Medien eine Meldung vorab erhalten, Sperrfristvermerk nicht vergessen.
• Nachrichtenagenturen (sofern sie bei einer Pressekonferenz nicht anwesend waren) umgehend per Fax oder E-Mail bedienen.
• für den E-Mail-Versand eine aussagekräftige Betreffzeile formulieren, die mit „Pressemitteilung” beginnt; Meldung als Fließtext in die E-Mail kopieren.
• Dateianhänge klein halten oder über einen Link als Download zur Verfügung stellen.
• für jede Presseaussendung einen passenden Verteiler mit relevanten Zielmedien zusammenstellen.
• zusätzlich zum Versand: Meldung im Internet auf der eigenen Homepage und PR-Portalen veröffentlichen.

Organisation

• Medienausschnittdienst beauftragen (Vorlaufzeit einkalkulieren), der die Berichterstattung zu einem Stichwort auswertet.
• Rubrik „Presse” auf der Firmenwebseite einrichten.
• Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail nennen, Erreichbarkeit sicherstellen.
• Presseanfragen an andere Firmenadressen umgehend an den Pressesprecher weiterleiten lassen.
• Telefonzentrale für Presseanfragen schulen.
• Archiv auf der Webseite mit Presseinformationen und Artikeln einrichten, die einen ersten Überblick über das Unternehmen erlauben.