Kassenführung Registrierkassen
- Kassen als Prüfungsschwerpunkt
- Die aktuellen Anforderungen
- Mit dem Steuerberater und dem Kassenhersteller abstimmen!
- Die Kassen-Nachschau als Prüfinstrument
- Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Buchführungspflicht, Kassentypen, Aufzeichnung und Aufbewahrung
- Wichtige “To Do´s” für die Praxis
Kassen als Prüfungsschwerpunkt
Bei Betriebsprüfungen richten die Finanzbehörden zunehmend ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung – insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und dem Einzelhandel. Leider endet der Großteil der Kassenprüfungen mit Beanstandungen, was häufig zu Hinzuschätzungen führt. Im schlimmsten Fall kann sogar ein Strafverfahren eingeleitet werden.
Die aktuellen Anforderungen
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich in den vergangenen Jahren erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie zum Beispiel das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen), die Kassensicherungsverordnung sowie weitere Vorgaben der Finanzverwaltung.
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
- Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Diese soll die Manipulation der digitalen Grundaufzeichnungen verhindern.
- Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
- Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
- 2018 wurde auch die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
- Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, unter anderem Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen enthalten.
Offene Ladenkasse:
Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.
Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse benutzen oder kein elektronisches System verwenden, sind nicht zur Anschaffung gezwungen. Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht weiterhin nicht.
Mit dem Steuerberater und dem Kassenhersteller abstimmen!
Vor der Entscheidung für ein Kassensystem gilt es, sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinanderzusetzen. Hilfestellung können hierbei Steuerberater und die Kassenhersteller geben.
Die Kassen-Nachschau als Prüfinstrument
Die Finanzbehörden haben bereits seit 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen, der sogenannten Kassen-Nachschau. Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Die Finanzverwaltung erläuterte mit dem Schreiben vom 29. Mai 2018 die Einzelheiten der Kassen-Nachschau wie folgt:
- Der Kassen-Nachschau unterliegen nicht nur elektronische und PC-gestützte Registrierkassen, sondern – neben Taxametern, Wegstreckenzählern, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geldspielgeräten – auch offene Ladenkassen.
- Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Prüfers.
- Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten, aber auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, sofern im Unternehmen noch/schon gearbeitet wird (Arbeitszeiten).
- Der Prüfer kann inkognito die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, die dortigen Vorgänge beobachten und Testkäufe vornehmen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassenabläufe beginnen. Der Prüfer hat sich erst dann auszuweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte oder Einsicht in das elektronische Aufzeichnungssystem verlangt.
- Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen oder seines gesetzlichen Vertreters (beispielsweise Geschäftsführer einer GmbH, Paragraf 35 GmbHG) sind alle Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet, soweit diese hierzu tatsächlich in der Lage sind und rechtlich vom Geschäftsinhaber befugt wurden.
- Neben der Einsichtnahme in kassenrelevante Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen und dem Datenzugriff kann der Prüfer Unterlagen und Belege scannen bzw. fotografieren.
- Die Kassen-Nachschau stellt keine Außenprüfung nach Paragraf 193 AO dar. Sofern Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen oder (ab 1. Januar 2020) der technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Dieses ist schriftlich bekannt zu geben.
- Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung darstellt, ist kein Prüfungsbericht anzufertigen. Werden jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlagen geändert, ist dem Steuerpflichtigen zuvor rechtliches Gehör zu gewähren. Gegen die Änderungen im Steuerbescheid kann Einspruch eingelegt werden.
Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Mit dem „Kassengesetz“ werden Unternehmen darüber hinaus verpflichtet, ab 2020 ihre elektronischen Kassen(-systeme) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Hierdurch soll verhindert werden, dass Kassendaten nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert werden. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Jeder Kassenzugriff ist nun lückenlos, das heißt fortlaufend nummeriert und manipulationssicher auf einem Speichermedium mit folgenden Daten aufzuzeichnen:
- Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende bzw. Abbruch
- laufende Transaktionsnummer
- Art des Vorgangs
- Daten des Vorgangs
- Zahlungsart
- Prüfwert
- Seriennummer des Kassensystems oder der tSE
Registrierungspflicht! Unternehmen müssen die Verwendung einer tSE der Finanzverwaltung unter Angabe der Zertifizierungsnummer sowie weiterem Angaben anzeigen. Dieses soll nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erfolgen. Überdies soll ein elektronisches Meldeverfahren eingerichtet werden.
Hinweis: Mit der Nichtbeanstandungsregelung wird die Mitteilungsfrist bis zu dem Zeitpunkt ausgesetzt, an dem ein elektronisches Meldesystem verfügbar ist.
Verwendet ein Unternehmer ein Kassensystem, das
- nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder
- nicht durch eine zertifizierte tSE geschützt ist,
stellt dieses eine Ordnungswidrigkeit dar, bei der Geldbußen bis zu 25.000 Euro verhängt werden können.
Buchführungspflicht, Kassentypen, Aufzeichnung und Aufbewahrung
- Kassenbuch oder nur Kassenbericht?
Buchführungspflicht
Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche gem. § 146 Abs. 1 S. 2 AO auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch bzw. als aneinandergereihte tägliche Kassenberichte) umfassen.Buchführungspflichtig sind gem. § 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 € oder einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro.Einnahmen-Überschuss-Ermittler
Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gem. § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gem. § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten, vollständigen und chronologischen Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss-Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.Hinweis: Führen diese Unternehmen allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.Bei der Aufzeichnung von Bargeschäften können Sie sich als Unternehmer frei entscheiden, ob Sie dies manuell mithilfe einer offenen Ladenkasse, mit einer elektronischen Registrierkasse, einem PC-Kassensystem oder mit einer Cloud-basierten App-Lösung erfassen möchte.Verwerfung der Buchführung
Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, d. h. ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu i. d. R. nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern.Hinzuschätzungen, Sicherheitszuschläge
Liegt jedoch ein materieller Mangel vor - (beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen) - besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 AO. - Die unterschiedlichen Kassentypen
Freie Kassenwahl!
Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse, eine elektronische Registrierkasse, ein PC-Kassensystemoder eine Cloud-basierte App-Lösung verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.Offene Ladenkasse
Wichtig: Täglicher Kassenbericht!Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch "Schubladenkasse“ genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen.Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen.Wird der Kassenbericht mit Standardsoftware in elektronischer Form erstellt (z.B. Word/Excel), genügt eine ausschließlich elektronische Archivierung nicht, da nachträgliche Änderungen nicht verhindert werden können. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.Für jede Kasse ist ein eigener Kassenbericht zu erstellen.Beispiel eines KassenberichtesTagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss) - Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages) = Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben; siehe oben) + Kassenausgaben des Tages + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen + Privatentnahmen - Privateinlagen - Sonstige Tageseinnahmen = Summe der KasseneinnahmenSinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich, ist die tägliche Anfertigung eines „Zählprotokolles“. Dieses kann als Nachweis für die vollständige Erfassung der Barzahlungen dienen. Dazu wird die Anzahl der vorhandenen Zahlungseinheiten (Ein-Cent-Stücke - . . . - 500-Euro-Scheine) erfasst, dokumentiert und aufbewahrt.Hinweis: Die gleichzeitige Nutzung einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Registrierkasse ist nicht erlaubt, es sei denn, es handelt sich um räumlich abgrenzbare Bereiche, wie z.B. Ladengeschäft mit Registrierkasse und Marktstand mit offener Ladenkasse.Bei Bareinnahmen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Da sich diese jedoch "im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf ggf. im kleinen Einzelhandel verzichtet werden.Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen- bzw. App-Kassensysteme (Cloud)
Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten bereits 2010 in einem BMF-Schreiben (Kassenrichtlinie) festgelegt – siehe “Weitere Informationen”.Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine vollständige Speicherung der steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Darunter fallen Angaben zu Verkaufspreis, Zahlungssumme, Artikel, Nutzerkennungen, aber auch Stammdatenänderungen, wie z.B. Artikelpreisänderungen. Eine ausschließlich verdichtete Speicherung der Einzeldaten ist nicht erlaubt.Ist die komplette Speicherung der Daten nicht innerhalb der elektronischen Kasse möglich, müssen diese Daten unveränderbar und für den Betriebsprüfer maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.Die Aufbewahrungsdauer beträgt grundsätzlich 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann. Die Aufbewahrung gilt auch für die jeweiligen Programmierungsunterlagen und Protokolle von Programmänderungen.Diese Unterlagen (i. S. des § 147 Abs. 1 AO) sind jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft neben Registrierkassen auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. - Aufbewahrung und Aufzeichnung
10 Jahre Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann. Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i. S. von § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren.Daten maschinell auswertbar vorhalten
Unterlagen (i. S. des § 147 Abs. 1 AO) sind jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft neben Registrierkassen auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler.Details der Einzelaufzeichnungspflicht
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und im Speziellen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfordern die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles (z. B. Verkauf, Entnahme etc.). Dies muss so erfolgen, dass ein sachverständiger Dritter, hier: die Finanzverwaltung, alle Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen und überprüfen kann.Dabei ist es irrelevant, ob Sie bilanzierender Unternehmer oder „Einnahmen-Überschuss-Ermittler“ (§ 4 Abs. 3 EStG) sind.Konkret bedeutet dieses, dass nicht nur die Gegenleistung, d.h. der vereinnahmte Geldbetrag, sondern auch der Inhalt der erbrachten Leistung und der Name des Kunden (Identität des Vertragspartners) aufgezeichnet und mit einem fortlaufend nummerierten Beleg (ggf. Eigenbeleg) versehen wird. All diese steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich elektronisch erzeugter Rechnungen (§ 14 UStG) sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren (§ 146 Abs. 1 S. 1 AO / Anwendungserlass zu § 146 AO, § 22 UStG, Tz. 3.2.1 GoB).Grundsätzlich ist die Benennung des Kunden erforderlich. Darauf kann jedoch verzichtet werden, wenn dieses für die Nachvollziehbarkeit nicht erforderlich ist. Bei Barzahlungen über 10.000 Euro ist jedoch die Identität des Kunden auf jeden Fall festzuhalten (§ 2 Nr. 16, § 10 Abs. 6 Geldwäschegesetz).Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass jeder einzelne Verkaufsvorgang bzw. Dienstleistung dokumentiert wird, wenn Warenverkäufe mit Hilfe einer elektronischen Registrierkasse oder eines PC-Kassensystems erfasst werden. Eine Verdichtung der einzelnen Vorgänge z.B. in eine Tagessumme (Z-Bon) wird von der Finanzverwaltung bei Prüfungen nicht akzeptiert.Für jeden Verkaufsvorgang müssen dabei verschiedene Angaben aufgezeichnet werden. Dazu gehören:- Datum und Uhrzeit,
- Bediener/Verkäufer,
- genaue Artikelbezeichnung,
- Einzelverkaufspreis,
- verkaufte Menge bzw. Anzahl,
- Gesamtpreis,
- Umsatzsteuersatz und -betrag
(Wahlrecht bis EUR 250,-: Gesamtpreis und Steuersatz), - Zahlungsart.
Sofern Sie jeden einzelnen Verkaufsartikel in Ihrem Warenwirtschafts- und Kassensystem erfasst haben, können Sie diesen unproblematisch per Scan in der Kasse erfassen. Das Erfordernis der Einzelaufzeichnung gestaltet sich jedoch dann problematisch, wenn im Unternehmen eine Vielzahl an unterschiedlichsten Artikeln vorhanden sind, wie z. B. bei Schreibwarengeschäften mit einem besonders kleinteiligen Warenportfolio, die nicht einzeln erfasst werden können. Hier erlaubt das Gesetz, dass der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden können, sofern, wenn die verkaufte Artikelanzahl ersichtlich bleibt.Konkret bedeutet dieses, dass bei der Aufzeichnung in der Kasse verschiedene Warengruppen mit gleichem Verkaufspreis programmiert werden können. Die Detailtiefe der Warengruppen sollte dabei jedoch ausreichend sein und Allgemeinfloskeln („Schreibwaren 1,49 Euro“) vermeiden. Je konkreter die Warengruppe beschrieben wird, desto besser! Bitte beachten Sie: was bei einem Kiosk u. U. zulässig wäre („Spirituosen 5,80 Euro“) wäre bei einem Weinhändler nicht möglich (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO / Tz. 2.1.3 des AEAO zu § 146 AO).Zu beachten ist jedoch, dass für gewisse Branchen weitergehende Aufzeichnungsbestimmungen bestehen (u. a. Meldepflicht im Hotelgewerbe, Schichtzettel im Taxigewerbe; namentliches Bekanntsein der Kunden z.B. bei Bauhandwerkern, Kfz-Werkstätten).Umgang mit Storno
Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.Erfassung von EC- bzw. Kreditkartenzahlungen
Unbare Zahlungen, z.B. EC-Karten oder Kreditkartenzahlungen, stellen keine Bargeldbewegungen dar und dürfen grundsätzlich nicht im Kassenbuch/ Kassenbericht erfasst werden. In der Praxis wird jedoch oftmals der tägliche Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle als Einnahme im Kassenbuch aufgezeichnet. Auf Initiative des DIHK und anderer Verbände hin hat daraufhin das Bundesfinanzministerium erklärt, dass dieser „formelle Mangel“ regelmäßig bei einer Betriebsprüfung außer Acht gelassen werden soll. Voraussetzung ist, dass die Erfassung der Umsätze im Kassenbuch und die anschließende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung durch entsprechende Kennzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar sind – Schreiben des BMF an den DIHK, HDE und ZDH vom 29.6.2018 (Aktenzeichen - IV A 4 - S 0316/13/10003-09)Hinweis: Der Unternehmer muss den Zahlungsweg ausreichend dokumentieren und die jederzeitige Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes sicherstellen.Unveränderbarkeit
Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt u. U. auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.Verfahrensdokumentation
Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.Was tun bei einem Systemausfall?
Bei Ausfall des Kassensystems z.B. durch Stromausfall oder wegen eines technischen Defektes, müssen die erforderlichen Aufzeichnungen auf Papier fortgeführt werden. Zugleich ist die Ausfallzeit festzuhalten und z.B. durch Reparaturrechnungen zu belegen.
Wichtige “To Do´s” für die Praxis
- Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
- Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz für die Umsatzsteuer (7 % und 19 %) aufzuzeichnen.
- Detailtiefe: Grundsätzlich muss jeder verkaufte Artikel genau erfasst werden, wobei eine Zusammenfassung bei gleichen Warengruppen mit gleichem VK-Preis möglich ist. Welche Detailtiefe erforderlich ist, hängt auch vom Artikelportfolio ab: je genauer Sie differenzieren, desto besser!
- Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
- Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
- Z-Bons: Ein Tagesendsummenbon (oder auch Kassenabschlussbeleg) muss folgende Pflichtangaben enthalten: fortlaufende und automatisch generierte Nummer des Bons, Name des Geschäfts(-inhabers), Datum/Uhrzeit des Ausdrucks, Bruttoeinnahmen pro Umsatzsteuersatz, Storno-/ Retourbuchungen, Entnahmen bzw. alle weiteren Eingriffsvorgänge in die Kasse, Zahlungsart und Ausdruck des Nullstellungszählers. Die Z-Bons sind zusammen mit Kassenbuch oder den Kassenberichten aufzubewahren.
- Aufbewahrung der Rechnungen: Rechnungen, die von einer Registrierkasse erstellt wurden, sind aufbewahrungspflichtig. Die Pflichtangaben darauf sind jedoch geringer, wenn es sich um sog. Kleinbetragsrechnungen (< EUR 250 inkl. Umsatzsteuer) handelt.
- Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.
- Dokumentenmanagementsysteme: Alle in einem Datensystem erzeugten Dateien können nachträglich verändert werden. Dieses gilt nicht nur für Rechnungen im WORD-Format oder Kalkulationen mit EXCEL; dieses gilt auch für erhaltene/erstellte PDF-Dateien oder sonstige Kassendaten, welche zwecks Archivierung (10 Jahre) auf einem Datenträger abgelegt werden. Hier empfiehlt sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), welches eine unveränderbare Archivierung („GOBD-konform“) sicherstellt.
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der IHK Darmstadt sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.