Den Betrieb erfolgreich steuern

Kalkulieren und mit Kennziffern überwachen

Die wirtschaftliche Entwicklung eines Betriebes kann der Unternehmer durch eine realistische Kalkulation planen, damit die Zahlen von Anfang an auf gesunden Füßen stehen. Mit wenigen Kennzahlen, abgeleitet aus der Bilanz oder der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), kann er seinen Betrieb zeitnah steuern und überwachen. Die Kennziffern signalisieren, ob sich der Betrieb in einer Krise befindet, so kann der Unternehmer aktiv werden und Gegenmaßnahmen einleiten.

Kalkulation

Stundensatzkalkulation (netto)

Berechnen Sie zuerst die Lohnkosten / Stunde nach einem einfachen Muster:
Euro Hinweise
Stundenlohn
45,00
Tariflich oder vertraglich vereinbarter Lohn
+ 20 % pauschal für gesetzl. Lohnzusatzkosten
9,00
Beiträge zu Sozialversicherungen
+ 20 % pauschal für Fehlzeiten, Urlaubs- und Weihnachtsgeld etc.
9,00
Kosten für Urlaub-, Krankheits- und Feiertage
= Lohnkosten pro Stunde
63,00
x 40 Arbeitsstunden pro Auftrag gesamt
= Fertigungslohn pro Auftrag
2.520,00
So haben Sie alle Personalkosten berücksichtigt. Weisen Sie in Ihren Angeboten daraufhin, dass Mehrstunden gesondert in Rechnungen gestellt werden.

Preiskalkulation

Der Angebotspreis für Produkte errechnet sich beispielhaft mitfolgendem Schema:
Euro                        Prozent
Selbstkosten
100,00
100
+ Gewinnaufschlag
25,00
25
= Barverkaufspreis
125,00
125
97
+ Skonto
3,87
3
= Zielverkaufspreis
128,87
100
95
+ Rabatt
6,78
5
= Nettoverkaufspreis
135,65
100
100
+ Umsatzsteuer
25,77
19
= Bruttoverkaufspreis
161,42
119
Mit dieser Methode rechnen Sie eventuell geforderte Nachlässe von Kunden bereits ein. Sie stellen so sicher, dass Sie mit Ihren Produkten und Leistungen keine Verluste erzielen.

Prüfen Sie Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Umsatzentwicklung

Rückläufige Umsatzerlöse sind ein Alarmzeichen. Prüfen Sie die BWA des Steuerberaters und vergleichen Sie die Umsätze (Kontenklasse 8) und Kosten (Kontenklassen 3 und 4) des laufenden Jahres mit denen des Vorjahres. So erkennen Sie Abweichungen und Sie können reagieren.
Listen Sie in einfacher Form auf, um Ursachen festzustellen:
  • Kunden, die nichts geordert haben beziehungsweise Kundenabgänge:
    Fragen Sie Ihre Kunden nach den Gründen.
  • Produkte oder Leistungen, die rückläufig sind:
    Ist Ihr Angebot nicht mehr attraktiv genug?
  • Umsatz pro Auftrag:
    Lohnt sich der Bearbeitungsaufwand auch bei kleinen Aufträgen?
  • Anzahl der Angebote – Anzahl erhaltener Aufträge:
    So stellen Sie fest, wie viele Angebote für einen Auftrag geschrieben
    werden müssen – je mehr Angebote, umso höher der Vertriebsaufwand.

Gewinnentwicklung

Hat der Steuerberater Ihre Buchungsbelege zeitnah vorliegen und verbucht, so zeigt die BWA in der Position „vorläufiges Ergebnis“ auf einen Blick, wie stark sich der Gewinn gegenüber dem Vorjahr verändert hat. Geht der Gewinn stetig zurück oder bricht binnen kurzer Zeit stark ein, dann handeln Sie schnell:
  • Konzentrieren Sie sich auf ertragsstarkes Geschäft, trennen Sie sich ggfs. von unrentablen Bereichen. Prüfen Sie daher: Wie hoch ist der Ertrag pro Kunde bzw. pro Produkt/Leistung?
  • Überprüfen und senken Sie Kosten: Wo kann gespart werden? Kontrollieren Sie die Entwicklung der Kosten laufend.
  • Behalten Sie fortlaufend die Entwicklung von Guthaben bzw. Kreditinanspruchnahmen im Blick. Bedenken Sie, dass vom reduzierten Gewinn noch Zinsen und Steuern zu zahlen sind.

Prüfen Sie Ihre Bilanz

Forderungslaufzeit in Tagen

Diese Kennziffer gibt die Zeit von Rechnungsstellung bis zum Geldeingang an. Damit vermeiden Sie, dass Sie teure Betriebsmittelkredite stärker als notwendig in Anspruch nehmen oder die Kreditlinie auf dem Geschäftskonto (Kontokorrent) überziehen.
Forderungslaufzeit = Forderungsbestand x 365 / Umsatz
Nutzen Sie Branchenvergleichsziffern und fragen Sie bei Verbänden oder Ihrer Hausbank nach. Sorgen Sie für eine zeitnahe Rechnungsstellung, überwachen Sie den Zahlungseingang und mahnen Sie rechtzeitig.

Lagerdauer in Tagen

Der Einkauf von Waren oder Rohstoffen führt zu Auszahlungen. Werden aus solchen Vorräten kurzfristig nicht Umsatz und Einzahlungen, verringert das Ihren finanziellen Spielraum. Die Lagerdauer gibt also an, wie lange Geldmittel in Vorräten gebunden sind.
Lagerdauer = Lagerbestand x 365 / Materialaufwand
Überprüfen Sie Ihr Lager auf Gängigkeit (Ladenhüter) und bauen Sie selten benötigte Vorräte ab. Kalkulieren Sie, wie hoch der eiserne Bestand an wichtigen Vorräten sein muss und verhandeln Sie mit Lieferanten kürzere Lieferzyklen.

Eigenkapitalquote

Eigenkapital ist die erste Position der Passiva in der Bilanz eines Unternehmens. Es setzt sich zusammen aus Stammeinlage, Rücklagen, Gewinn-/Verlustvortrag, Jahresüberschuss / -fehlbetrag.
Die Eigenkapitalquote gibt an, wie stark der Betrieb mit eigenen finanziellen Mitteln arbeitet bzw. wie abhängig der Betrieb von Bank- oder Lieferantenkrediten ist. Je höher diese Kennziffer, umso unabhängiger sind Sie und umso größer ist Ihr Verhandlungsspielraum bei Bankgesprächen. Höherer Eigenkapitaleinsatz senkt die Kreditkosten und verbessert die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens.
Eigenkapitalquote = Eigenkapital / Bilanzsumme
Der Richtwert für den Eigenkapitaleinsatz in der Bilanz sollte sich zwischen 20 und 25 Prozent (Handels- und Dienstleistungsunternehmen) beziehungsweise zwischen 25 und 30 Prozent (Produktionsunternehmen) bewegen. Legen Sie in guten Jahren Eigenkapital zurück, anstatt alles auszuschütten. Mit Darlehen der Gesellschafter an das eigene Unternehmen können Sie ebenfalls eine Verbesserung erreichen.

Anlagendeckung

Anlagedeckung bedeutet, dass das Anlagevermögen (Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Betriebsausstattung und Ähnlichen) in mindestens gleicher Höhe durch Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital (Darlehen) finanziert wurde. 
Risiken ergeben sich, wenn langfristig im Unternehmen gebundenes Vermögen (zum Beispiel: Gebäude, Maschinen) mit kurzfristig fälligen Krediten finanziert worden sind („unausgewogene Bilanz“):
  • Kurzfristige Kredite sind in der Regel teurer als Darlehen.
  • Kurzfristige Kredite müssen jährlich neu verhandelt werden. Achtung: Das Risiko besteht darin, dass diese kurzfristigen Kredite von der Hausbank nicht verlängert, sondern fällig gestellt werden. Hat der Betrieb keine ausreichenden liquiden Mittel, muss die Rückzahlung notfalls aus dem Verkauf des jeweiligen Vermögensgegenstandes vorgenommen werden.

Faustregel

Gibt es bei zwei der genannten Kennziffern Handlungsbedarf, nutzen Sie die professionelle Beratung der Industrie- und Handelskammern (IHK) oder den Beratern des Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).