Arbeitsorganisation – wie der Workflow im Arbeitsalltag gelingt?

Die Arbeitsorganisation und der Workflow im Unternehmen sind die geordneten Abfolgen von Aufgaben, die notwendig sind, um die definierten, vereinbarten Ziele zu erreichen. Beschrieben wird, wer welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt, um einen Prozess erfolgreich abzuschließen.

Das Workflow-Management umfasst die Organisation, Steuerung und Automatisierung der internen Arbeitsabläufe des Unternehmens.

Ziele:

- Grundlagen der Arbeitsorganisation definieren

- Typische Workflow-Situationen identifizieren

- Begünstigungen und Hindernisses im Arbeitsalltag

Inhalte:

- Was ist ein Workflow? Begriffsklärungen: Aufgabe, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Schnittstellen, Freigaben

- Prozessanalyse – aktuelle Prozesse abbilden (Abläufe, Verantwortlichkeiten, Zeiten / Dauer, Input – Aktivität – Output – Zuständigkeiten)

- Engpässe, Verzögerungen, Risiken, Verschwendungen

- Kriterien für funktionierende Workflows (Zweckmäßigkeit, Transparenz, Rückverfolgbarkeit, Klarheit der Kommunikation, Dokumentation)

- Instrumente / Werkzeuge (Regeltermine, Dokumentation, Informationskanäle (Dashboards, Trello, …)

- Kontinuierliche Verbesserung (Feedback, Reflexionen, PDCA-Zyklus, …)

- Change- und Änderungs- und Qualitätsmanagement (Checklisten, Standards)

- Führungsverhalten und Führungskultur (Prioritäten, Termine, offene Kommunikation, Fehlerkultur, Lernkultur fördern, Reflexionen)