Reisekostenabrechnung

Für die steuerfreie Zahlung von Reisekosten muss der Arbeitnehmer einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit nachgehen, also außerhalb seiner Wohnung oder der "ersten Tätigkeitsstätte" tätig werden. Darunter ist jede betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers zu verstehen, aber auch die Einrichtung von Tochterunternehmen oder Kunden. Je Dienstverhältnis kann es nur eine "erste Arbeitsstätte" geben. Grundsätzlich wird die "erste Arbeitsstätte" vom Arbeitgeber festgelegt. Tut er das nicht, greifen gesetzliche (quantitative) Regelungen: Ohne feste Zuordnung gehen die Finanzämter von einer ersten Tätigkeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer einen bestimmten Arbeitsort üblicherweise arbeitstäglich, an mindestens zwei Arbeitstagen in der Woche oder an 30 Prozent seiner Arbeitszeit aufsuchen soll.

a) Zuordnung des Arbeitgebers
Folgendes ist für die Zuordnung der "ersten Tätigkeitsstätte" noch wichtig: Der Arbeitnehmer muss an diesem Ort entweder unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate am Stück tätig sein. Sollte der Arbeitnehmer weniger als 48 Monate einer Arbeitsstätte zugeordnet sein, gilt diese nicht mehr als "erste Arbeitsstätte". Seine Tätigkeit wird dann als "Auswärtstätigkeit" deklariert. Die Zuordnung durch den Arbeitgeber kann in jeder Form erfolgen (schriftlich oder mündlich) und ist nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr hat der Arbeitgeber die Freiheit, durch die Zuordnung mögliche Reisekostenerstattungen zu regeln.

b) mehrere Tätigkeitsstätten
Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, weil z. B. der Mitarbeiter mehreren Filialen zugeordnet ist oder auch die anzuwendenden zeitlichen Kriterien auf mehrere Filialen passen, so kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Unterlässt er dies, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Dies entspricht dem Meistbegünstigungsprinzip, da dies – gerade im Hinblick auf eine eventuelle Dienstwagenbesteuerung – die günstigste Variante darstellt.

c) Sonderfälle
Sonderfälle wie Fahrttätigkeit (Arbeitnehmer, die von einem dauerhaft festgelegten Ort die Tätigkeit aufnehmen) oder das weiträumige Arbeitsgebiet (z. B. Wald-/Forstgebiet, Hafengelände, Zustellbezirk) sind ebenfalls neu geregelt. Für Fahrten dorthin gilt die Entfernungspauschale, wenn der entsprechende Ort dauerhaft aufgesucht werden soll.

d) Fahrtkosten
Der Arbeitnehmer kann dann Fahrtkosten in Höhe von 30 Cent/Kilometer berechnen, ebenso kann er Verpflegungsbeträge und Unterkunftskosten geltend machen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur der beschränkte Werbungskostenabzug in Form der Entfernungspauschale (0,30 Euro) geltend gemacht werden. Für den Fall der Gestellung eines Dienstwagens ist für diese Fahrten eine Versteuerung nach der 0,03-Prozent-Regelung zwingend.

Als Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand sind 14 Euro bei eintägigen Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden angesetzt. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten dürfen für den An- und Abreisetag unabhängig von der Dauer 14 Euro und für dazwischen liegende Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit 28 Euro steuerfrei gezahlt werden. – Verpflegungspauschalen dürfen nur für maximal drei Monate gezahlt werden, wenn man an ein und demselben Ort auswärts tätig ist. Zukünftig ist es gleichgültig, ob der Arbeitnehmer aus privaten Gründen (wie z. B. Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen seine Tätigkeit dort unterbricht. Bei einer Unterbrechung von mehr als 4 Wochen beginnt die Frist erneut und Arbeitgeber dürfen erneut Verpflegungspauschalen zahlen.

Mahlzeiten für den Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Der Ansatz des Sachbezugswertes unterbleibt, wenn für den Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen gezahlt werden können, also für Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden. Jedoch muss der Arbeitgeber die an den Arbeitnehmer gezahlte Verpflegungspauschale kürzen, wenn er eine kostenfreie Mahlzeit erhält. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 5,60 Euro (20% von 28,00 Euro) und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 11,20 Euro (40% von 28,00 Euro). Zusätzlich hat der Arbeitgeber auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung noch den Buchstaben "M" zu bescheinigen. Werden nur die Mahlzeiten erstattet oder bezahlt und keine Verpflegungspauschale ausbezahlt, entfällt die Kürzung.  Sonderfälle der Kürzung von Verpflegungspauschalen sind im BMF-Schreiben vom 05.11.2015 dargestellt.

Für Mahlzeiten auf Dienstreisen von weniger als acht Stunden bzw. bei Unkenntnis des Arbeitgebers über die Dauer der Dienstreise müssen die Sachbezugswerte angesetzt werden.

Übernachtungskosten, die beruflich veranlasst sind und an anderen Tätigkeitsstätten als der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtungen unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden. Für längerfristige Auswärts-tätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug bzw. die Erstattung der Unterkunftskosten ebenfalls auf 1.000 Euro im Monat beschränkt. Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen nur maximal 1.000 Euro monatlich steuerfrei erstattet werden.

Kraftfahrer können ab 01.01.2020 eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 Euro pro Übernachtung im Fahrzeug in Ihrer Einkommensteuererklärung steuerfrei geltend machen, sofern der Arbeitgeber Ihnen die Übernachtungspauschale nicht steuerfrei erstattet.

Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Unterkunft dürfen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung bis maximal 1.000 Euro monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden.  Unerheblich ist also, wie groß die Wohnung und wie hoch der Mietpreis pro m² ist. Der Höchstbetrag von 1.000 Euro umfasst alle für die Unterkunft anfallenden Aufwendungen, wie z. B. Kaltmiete, Neben- bzw. Betriebskosten, Miete für Parkplätze oder Garagen bzw. einen Garten.

Fazit: Arbeitgeber müssen in jedem Fall ihre Regelungen zur Abrechnung von Reisekosten prüfen und ggf. anpassen.