Ordnungsgemäße Kassenführung

Kassenführung bei Bargeschäften

Als buchführungspflichtiger Gewerbetreibender müssen Sie – sofern Sie Bargeschäfte tätigen – mindestens ein Kassenbuch führen. In diesem sind die Kasseneinnahmen und -ausgaben festzuhalten. Auch bei der freiwilligen Führung von Büchern gelten für Sie dieselben Verpflichtungen. Neben formalen Aspekten kommt der Aufbewahrung von analogen oder digitalen Unterlagen eine große Bedeutung zu.
Der Regelfall ist heutzutage die Erfassung von Bargeschäften mittels elektronischer Registrierkassen. Oft sind diese in ein betriebliches EDV-Netzwerk integriert und es findet ein direkter Datenaustausch mit der Buchhaltung statt.
Hinweis
Aufgrund des zunehmenden EDV-Einsatzes achten Betriebsprüfer verstärkt auf die Aufbewahrung digitaler Unterlagen, die bei Bargeschäften mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfasst werden.
Darüber hinaus sind bei Einnahmen ab 10.000 € die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu beachten, wonach die Identität des Geschäftspartners (Einzahlenden) festgehalten werden muss.

Tägliche Verbuchung

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Im Ergebnis muss der Unternehmer selbst täglich den tatsächlichen Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach seinen Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht. Im Einzelfall kann die Aufzeichnung auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein.
Kommt der Unternehmer oder der damit Beauftragte dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf, der die Finanzverwaltung dazu berechtigt, die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.
Indizien dafür, dass der Kassenbestand nicht täglich aufgenommen wurde, sind:
• Die täglichen Kassenberichte weisen ein gleichmäßiges Schriftbild auf und sind mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.
• Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.
• Der Kassenbestand ist zeitweise negativ.
Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Insbesondere muss er Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter oder Ähnliches zeitnah festhalten (d.h. dokumentieren) und die notwendigen Konsequenzen ziehen (z.B. Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters, Strafanzeigen). Ansonsten ist die Berufung auf solche Vorgänge oft weder glaubhaft noch beweisbar, wenn eine Betriebsprüfung die Fehler erst Jahre später aufdeckt.
Achtung: Seit dem 01.01.2018 gibt es die unangekündigte Kassennachschau. Diese achtet insbesondere auf die Einhaltung der Aufzeichnung von einzelnen Geschäftsvorfällen und auf die Kassensturzfähigkeit.
Hinweis
Die Kassenbuchführung ist auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn Belege über Bareinnahmen erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto des Unternehmers nachgebucht werden.
Die Führung der Kassen sollten Unternehmer in einer Organisations- oder Arbeitsanweisung, als Bestandteil einer Verfahrensdokumentation zur Kassenführung, verbindlich regeln.
Diese sollte beispielsweise beinhalten:
  • die verantwortlichen Personen,
  • wann eine Bestandsaufnahme und
  • wann Auswertungen durchgeführt werden,
  • an wen die Kasse übergeben werden darf,
  • wie bei Falschgeld und Nicht-Euro-Beträgen zu verfahren ist,
  • wo das eingenommene Bargeld aufbewahrt wird und
  • welche Sonderregeln für Schecks gelten.

Einzelaufzeichnungen und möglicher Verzicht

Beim Einzelhandel verzichtet der Fiskus aus Gründen der Zumutbarkeit auf eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden, und dies auch nur, sofern kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Das Gleiche gilt für Dienstleistungen. Typische Beispiele hierfür sind der Marktschreier, der die Waren nach Lust und Laune an den Kunden zum Festpreis veräußert, oder die Toilettennutzung gegen Gebühr. Abzustellen ist in allen Fällen auf die Vielzahl von unbekannten Personen und dem damit verbundenen Durcheinander (geordnet bzw. nicht geordnet).
Hinweis
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jedoch entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält – wie es mittlerweile bei allen Registrierkassensystemen der Fall ist, da diese zwingend die im Jahr 2010 formulierten Anforderungen erfüllen müssen. Damit besteht bei entsprechenden Kassensystemen (z.B. PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnete und eine dauerhafte Speicherung ermöglichte) eine Aufzeichnungspflicht unter dem Gesichtspunkt der Zumutbarkeit, die auch zu einer Aufbewahrungs- und vor allem Herausgabepflicht im Zuge einer Betriebsprüfung führt.
Demgegenüber sieht es der Staat in jedem Fall als zumutbar an, Einzelaufwendungen über die Identität vorzunehmen, wenn es sich um die Annahme von Bargeld im Wert von 10.000 € und mehr handelt. Es gelten hier die besonderen Bestimmungen des GwG, deren Missachtung im Einzelfall sogar eine Straftat darstellen kann.
Hinweis
Auch bei Betriebsausgaben besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Bei Auslandssachverhalten werden zusätzlich noch gesteigerte Anforderungen an den Nachweis gestellt. So muss zum Beispiel der Empfänger der Zahlungen, ganz genau bezeichnet werden (inkl. vollständigem Namen und Adresse).
Fehlen die notwendigen Einzelbelege ganz oder teilweise, ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß. Dies ist häufig der Fall, wenn in der Gastronomie die Außer-Haus-Umsätze nicht getrennt von den übrigen Umsätzen aufgezeichnet werden (die Differenzierung hat aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes von 7 % oder 19 % besondere Bedeutung), oder wenn bei geschlossenen Veranstaltungen keine Einzelaufzeichnungen erfolgen.
Für die Gastronomie gibt es Erleichterungen bei der Trennung der Umsätze zu 7 % von den Umsätzen zu 19 %. Diese kann beispielsweise durch ein pauschales Verfahren anhand der Eingangsumsätze erfolgen, setzt jedoch eine Antragstellung beim örtlichen Finanzamt voraus, sofern kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Möglichkeiten der Kassenführung

Eine bestimmte Form ist für das Kassenbuch nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist grundsätzlich eine geordnete Ablage der Belege, wenn die Einnahmen und Ausgaben beweissicher und dauerhaft so archiviert werden, dass der Kassensturz, also die Abstimmung zwischen dem Sollbestand des Kassenbuchs und dem Istbestand der Barkasse, jederzeit möglich ist.
Hinweis
Zahlen Unternehmen ihren angestellten Kassierern ein pauschales Mankogeld, weil sie für Kassenfehlbeträge persönlich aufkommen müssen, darf den Kassierern ein Betrag von maximal 16 € im Monat pauschal lohnsteuerfrei ausbezahlt werden.

1. Manuelles Kassenbuch bei offenen Ladenkassen

Bei einer offenen Ladenkasse (Schubladen- oder Zigarrenschachtelkasse) sind buchführungspflichtige Unternehmer grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Lediglich eine lose Belegsammlung genügt nicht. Im Kassenbuch müssen täglich auch eigenhändig aufgezeichnet werden:
  • Betriebseinnahmen und -ausgaben
  • Privatentnahmen und -einlagen
Die Tageseinnahmen berechnen sich nach dem folgenden Schema:
Kassenendbestand des jeweiligen Tages
–
Kassenendbestand des Vortags
+
Betriebsausgaben
+
Privatentnahmen
–
Privateinlagen
+
Einzahlungen auf die Bank
–
Auszahlungen von der Bank
=
Tageseinnahmen des jeweiligen Tages
Beispiel
Der Einzelhändler führt ein handschriftliches Kassenbuch, da er keine Registrierkasse nutzt und somit eine offene Ladenkasse betreibt. Aus diesem Kassenbuch ergibt sich für den 15. Januar ein Kassenendbestand in Höhe von 1.750 €. Der Kassenendbestand des Vortags beläuft sich auf 1.120 €. An Ausgaben sind am 15. Januar 148 € angefallen.
Die Tageseinnahmen von Altmann am 15. Januar ermitteln sich wie folgt:
Kassenendbestand am 15. Januar     1.750 €
Kassenendbestand des Vortags      – 1.120 €
Ausgaben am 15. Januar                      + 148 €
Tageseinnahmen am 15. Januar             778 €
Entscheidend für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist Folgendes:
  • Es sollte immer ein manueller Kassensturz durchgeführt werden. Damit ist der tatsächliche Kassenendbestand des Tages festgestellt.
  • Über die Hinzurechnungen und Kürzungen sind die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Das Ergebnis muss sich mit den Einzelbelegen decken.
  • Der tatsächliche Kassenendbestand sollte sich außerdem mit dem rechnerisch ermittelten decken. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Die Kasse muss stimmen – das heißt, dass die Differenzen aufgeklärt werden müssen.
Sind die Tagesberichte der Kasse falsch, kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. Dies gilt auch bei erheblichen Rechenfehlern. Auch zahlreiche nachträgliche Änderungen im Kassenbuch (beispielsweise Streichungen und Korrekturen) können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit rechtfertigen.
Hinweis
Ein häufiger Fehler ist, dass die Kasse einen Minusbestand ausweist. Das Kassenbuch bildet aber den tatsächlichen Bestand an Bargeld in der Kasse ab – und es ist nicht möglich, weniger als gar kein Bargeld in der Kasse zu haben. Rechnerisch negative Kassenbestände sollten Sie daher sofort aufklären.
Bei einem negativen Kassenbestand kommt das Finanzamt zu dem Ergebnis, dass die Angaben im Kassenbuch nicht wahrheitsgemäß erfolgt sind und dass keine täglichen Kassenstürze durchgeführt wurden. Es wird daher bei einer Betriebsprüfung mindestens ein Sicherheitszuschlag in Höhe der Kassenfehlbeträge vorzunehmen sein. Allein deshalb sollte täglich ein Kassensturz gemacht und der Kassenbestand (Istbestand) mit dem im Kassenbuch (Sollbestand) abgeglichen werden.
Beispiel
Das Restaurant ist erst ab 18:00 Uhr geöffnet. Laut den Kassenbüchern wurde am Vortag der gesamte Inhalt der offenen Ladenkasse entnommen und auf die Bank gebracht. Am fraglichen Tag wurde bereits um 10:00 Uhr eine Barentnahme im Kassenbuch aufgezeichnet, mit der laut den Aufzeichnungen Vorräte für den kommenden Abend eingekauft wurden. Die Tageseinnahmen können jedoch erst ab 18:00 Uhr anfallen, daher kann am Vormittag mit diesem Geld nicht eingekauft worden sein. Nach dem Kassenbuch hätte die Kasse mindestens im Zeitraum zwischen 10:00 Uhr und 18:00 Uhr einen negativen Kassenbestand aufgewiesen. Es handelt sich damit um einen schwerwiegenden Verstoß in der Kassenführung. Die Finanzverwaltung geht in diesen Fällen häufig von bewussten massiven Manipulationen aus. Neben Zuschätzungen und den damit verbundenen steuerlichen Belastungen droht dann gegebenenfalls auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens gegen den Restaurantbetreiber.
Die Gesamtaufstellung der Einnahmen in den täglichen Kassenberichten genügt jedoch noch nicht für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Denn zudem müssen die ausgewiesenen Tageseinnahmen auch mit den einzelnen Aufzeichnungen von Ausgaben und Entnah­men übereinstimmen. Dementsprechend müssen den Tagesberichten die Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen im Duplikat usw.) beigefügt werden.
Hinweis
Die Belegpflicht gilt auch für Privateinlagen und -entnahmen, die über sogenannte Eigenbelege aufgezeichnet werden. Das Fehlen solcher durch den Unternehmer selbst ausgestellten Belege ist ebenfalls ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfordert außerdem auch die centgenaue Aufzeichnung.
Der BFH hat in einem Urteil bekräftigt, dass ein täglicher Kassenbericht erforderlich ist, der auf einem tatsächlichen Auszählen der Bareinnahmen beruht. Der BFH hat auch klargestellt, dass ein Zählprotokoll mit der genauen Stückzahl und Art der Münzen und Scheine nicht erforderlich ist für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Das Zählprotokoll kann aber als Indiz für eine zutreffend erklärte Tageskasseneinnahme gesehen werden. Dies kann insbesondere bei der offenen Ladenkasse der Fall sein.

2. Elektronisches Kassenbuch bei offenen Ladenkassen

Elektronische Kassenbücher werden nicht anerkannt, wenn zu deren Führung Programme verwendet werden, bei denen Änderungen nachträglich nicht mehr erkennbar sind. Insbesondere die Verwendung von Excel- Tabellen, bei denen eine Veränderung ohne Kennzeichnung jederzeit möglich ist, genügt nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit.
Bei einem Betrieb, der seine Einnahmen sowohl mittels offener Ladenkasse und Registrierkasse ermittelt und lediglich die summierten Werte in ein Excel-Kassenbuch eingetragen hat, entschied das Finanzgericht Münster 2021 allerdings, dass die Erfassung von Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse keinen Kassenführungsmangel darstellt, wenn ansonsten alle Belege in geordneter Form vorliegen.
Die Finanzverwaltung hat für elektronische Aufzeichnungen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in einem Schreiben vom 14.11.2014 bzw. vom 28.11.2019 (Aktualisierung) festgelegt.
Hinweis
Die Feststellungs- bzw. Beweislast liegt beim Unternehmer. Insbesondere muss er alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit dem Gerät elektronisch erzeugten Rechnungen mit ordnungsgemäßem Umsatzsteuerausweis unveränderbar und vollständig aufbewahren. Dabei ist es unzulässig, Daten zu verdichten oder ausschließlich die Rechnungsendsummen zu speichern. Es reicht nicht aus, elektronisch erstellte aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorzuhalten. 

3. Elektronische Registrierkassen

Bei einer elektronischen Registrierkasse erfolgt die Kassenbuchführung integriert und automatisch durch die Kasse selbst. Gebräuchlich sind zwei Typen von elek­tronischen Registrierkassen:
PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme und
Registrierkassen mit individuellem Betriebssystem.
Das Betriebssystem bei Letzteren ist in der Regel herstellerspezifisch. Entsprechende Kassen besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium, das keine Schnittstellen hat, über die die Daten aus dem System ausgelesen werden können. PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme hingegen verfügen in der Regel über ein herstellerspezifisches Programm auf einem handelsüblichen Betriebssystem, verbunden mit einem dauerhaften Speichermedium. Dies ermöglicht die einfache und sichere Übertragung von Daten von der Kasse in die betriebliche EDV zur Weiterverarbeitung im Buchhaltungsprogramm. 
Achtung!
Die Registrierkassen erfüllen in den meisten Fällen nicht die aktuelle Gesetzeslage. Diese Kassen sind je nach Bauart und Anschaffungsdatum aktuell nicht mehr einzusetzen. Gegebenenfalls drohen hier sogar empfindliche Geldbußen von bis zu 25.000 €, sofern Steuerverkürzungen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile erlangt werden.

Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Seit 2010 verlangt der Fiskus (BMF-Schreiben vom 26.11.2010), dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten aufgezeichnet werden, also auch die Umsatzsteuersätze der Kassenvorgänge sowie Stornierungen. Dies bedeutet, dass jede Bewegung in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden müssen. Eine Verdichtung von einzelnen Vorgängen genügt diesen Voraussetzungen damit nicht mehr.
Diese Daten, inklusive durch ein Kassensystem erstellte Rechnungen, müssen unveränderbar und vollständig aufgezeichnet und in dieser geschlossenen Form auch über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Zahlreiche PC-Kassensysteme und sogenannte Back-Office-/Point-of-Sale-Lösungen entsprechen diesen Vorgaben bereits. Viele elektronische Registrierkassen erfüllen diese Vorgaben jedoch nicht. Je nach Fabrikat kann es sein, dass das Gerät die Daten nicht dauerhaft speichert (z.B. den internen Speicher regelmäßig leert), keine Schnittstelle existiert, um die Daten aus der Kasse auszulesen, oder nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten unveränderbar aufgezeichnet werden. Derartige ältere Systeme, die den Voraussetzungen nicht genügen, werden vom Fiskus seit dem 01.01.2017 nicht mehr toleriert.
Achtung!
Auch wenn diese Kassen seit 2017 nicht mehr für die Erfassung der Umsätze verwendet werden dürfen, sind hiervon immer noch viele im Umlauf und auch im Einsatz.
Spätere Unstimmigkeiten bei einer Betriebsprüfung sind oftmals nur noch schwer zu rekonstruieren und zu belegen. Auf die Dokumentation sollte daher besonderer Wert gelegt werden. Da die elektronische Kasse ein buchführungsrelevantes System gemäß GoBD darstellt, muss der Verfahrensablauf, in den die Kasse integriert ist, auch in der Verfahrensdokumentation erfasst werden. Dabei muss im Detail auf Basis einer Prozessbeschreibung dargestellt werden, welche Daten wie in der Kasse generiert werden und wie genau diese an die Buchführung weitergegeben werden. Außerdem sind bei der Darstellung des internen Kontrollsystems (IKS) auch Angaben zu den Zugriffsrechten und dem Sicherungskonzept für den Zugang zu den Kassen zu machen.
Die Anpassung Ihrer Kassen an die gesetzlichen Vorgaben sollten Sie mit dem Kassenaufsteller besprechen.

Problematik der EC-Kartenumsätze

Bei kleineren Bargeldbetrieben mit Registrierkassenmodellen oder lediglich offener Ladenkasse, die den Kunden aber auch die Möglichkeit der Zahlung per EC-Karte bieten, wurden bisher häufig die EC-Kartenumsätze zunächst in der Kasse bzw. im Kassenbuch als Einnahme erfasst und anschließend als Kassenausgang zum Bankkonto deklariert.
Diese Praxis ist nun kritisch. Nach den GoBD müssen bare und unbare Vorgänge strikt getrennt verbucht werden. Deshalb ist es nicht richtig, den EC-Kartenumsatz zuerst als einen Barumsatz zu behandeln. Dies ist als formaler Mangel der Buchführung anzusehen, der den Weg für Hinzuschätzungen und damit verbundene Mehrsteuern öffnen kann.
Es wird deshalb empfohlen, bare und unbare Vorgänge schon bei der ersten Erfassung klar voneinander zu trennen. Dies kann dazu führen, dass EC-Kartenzahlungen gesondert aufzuzeichnen sind. Bei modernen Kassensystemen, etwa PC-Kassen, wird üblicherweise schon programmseitig eine Differenzierung vorgenommen. Ebenso sind die Angaben aufgrund der Kassensicherungsverordnung zu machen. Dennoch sollte auch bei diesen Systemen sichergestellt werden, dass eine entsprechende Trennung der Umsatzarten erfolgt.

Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen zehn Jahre, somit auch für Unterlagen, mit denen sich Ihre Kassenführung für den Fiskus darstellen lässt. Neben den Papierbelegen die gegebenenfalls als Buchungsbeleg im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO fungieren, sind auch die „digitalen“ Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar zur Verfügung zu stellen.
Bei Nutzung einer elektronischen Kasse
Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen, die mit Hilfe eines EDV-Systems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen den Vorgaben der GoBD entsprechen.
Die Aufzeichnungen müssen daher:
  • nachvollziehbar und nachprüfbar,
  • vollständig,
  • geordnet und unveränderlich sein sowie
  • richtig und zeitgerecht erstellt und gebucht werden.
Hinweis
Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.
Aus diesem Grund sind auch die gängigen Office-Programme für elektronische Kassenbücher nicht geeignet. Hier existiert keinerlei gesicherte Änderungshistorie, somit werden sie bei Betriebsprüfungen als Besteuerungsgrundlage selten anerkannt.
Der Unternehmer muss insbesondere dafür Sorge tragen, dass die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen der Finanzverwaltung in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden können.

Kasseninventur

Die Erfassung des Kassenbestands am Bilanzstichtag gehört ebenfalls zur Inventur. Sie umfasst:
  • Haupt- und Nebenkassen,
  • das Bargeld in Automaten,
  • ausländische Devisen und
  • nicht verbrauchte Briefmarken.
Hierbei handelt es sich um den Bestand, der erst zur Zahlungsmittelverwendung für künftige Leistungen gebraucht wird. Daher können die Beträge in der Bilanz neben Kassenbestand auch unter den sonstigen Vermögensgegenständen bilanziert werden.

Verletzung der ordnungs­gemäßen Kassenführung

Bei einer Betriebsprüfung wird der Augenmerk auf eine ordnungsgemäß geführte Kasse gerichtet. Fehlende Kassenbuchaufzeichnungen stellen ein schwerwiegenden Mangel in der Buchführung dar. Gleiches gilt, wenn die Bareinnahmen und -ausgaben nicht täglich verbucht bzw. fehler- oder lückenhaft erfasst werden.
Als Folge kann der Fiskus die Kassenbuchführung ganz oder teils verwerfen und eine entsprechende Hinzuschätzung von Einnahmen zu Lasten des Unternehmers vornehmen. Dies kann zur Nachzahlung von Umsatz-, Körperschaft-, Einkommen- oder Gewerbesteuer führen. Auch kann das Finanzamt Zwangsmittel von bis zu 25.000 € verhängen, um die Durchführung zu erzwingen.
Hinweis
Hat das Finanzamt den Verdacht, dass Einnahmen leichtfertig oder sogar vorsätzlich nicht versteuert wurden, kann das ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall kann die Finanzbehörde von einer leichtfertigen Steuerverkürzung oder einer Steuerhinterziehung ausgehen und ein entsprechendes Verfahren einleiten.
Fehler in der Kassenbuchführung lassen sich oft verhältnismäßig einfach feststellen. Deshalb richten die Prüfer ihr Augenmerk insbesondere auf die Monats- und Jahresenden. Denn zu diesen Zeiten erfolgen häufig Korrekturbuchungen, um betrügerische Schwarzgeldgeschäfte zu verdecken. Außerdem setzt die Finanzverwaltung Spezialsoftware ein, die sekundenschnell feststellen kann, ob Kassenfehlbeträge (Negativbestände) existieren.
Hinweis
Nur die sachliche Unrichtigkeit der Buchführung kann eine Schätzung rechtfertigen. Ein Verstoß gegen die formelle Ordnungsgemäßheit allein genügt nicht. Ist die Buchführung sachlich richtig, scheidet eine Schätzung also aus und zwar auch dann, wenn die Buchführung formelle Mängel aufweist.
Unter Umständen ist trotz der formellen Ordnungsmäßigkeit eine Schätzung möglich, wenn sachlich Fehler nachweisbar sind. Jedoch rechtfertigen Fehler bei der Kassenbuchführung in aller Regel auch den Schluss auf die sachliche Unrichtigkeit.
Bei Kassenfehlbeträgen können einzelne Fehlbeträge oder gegebenenfalls ihre Summe zuzüglich etwaiger Sicherheitszuschläge im Besteuerungsverfahren geschätzt werden.
Hinzuschätzungen belaufen sich bei unzureichender Kassenbuchführung in der Regel auf bis zu 10 % des Jahresumsatzes. Daneben sind Sicherheitszuschläge zulässig. Die Höhe der Hinzuschätzungen und Sicherheitszuschläge hängt auch vom Ausmaß der Mängel in der Kassenbuchführung ab.
Hinweis
Diese Sicherheitszuschläge können nicht ohne Weiteres als Grundlage für ein Strafverfahren herangezogen werden. Denn im Strafverfahren gilt – anders als im Besteuerungsverfahren – der Grundsatz „Im Zweifel für den Angeklagten“. Deshalb dürfen einer Bestrafung nur diejenigen hinterzogenen Steuern zugrunde gelegt werden, die unzweifelhaft feststehen.

Wichtige Neuerungen seit 2018 – Einführung der Kassennachschau

Neben den verschärften Vorschriften, die seit dem 01.01.2017 für Registrierkassen gelten, hat der Gesetzgeber inzwischen Regelungen für moderne Kassensysteme vorgegeben. Diese finden im Gesetz „zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ Ausdruck.
Durch dieses Gesetz ist der Fiskus seit dem 01.01.2018 berechtigt, die Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassennachschau zu prüfen. Eine Kassennachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen. Gegenstand der Prüfung können außerdem auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Geldspielgeräte sein. 
Im Regelfall soll eine Kassennachschau während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen, sie jedoch auch außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen, wenn dann im Unternehmen noch oder bereits gearbeitet wird. In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass immer Mitarbeiter anwesend sind, die über die Kassennachschau sowie die grundlegenden Rechte und Pflichten Bescheid wissen und entsprechende Zugriffsrechte auf die Kassen haben. Eine Anwesenheit des Betriebseigners oder Geschäftsführers ist zwingend notwendig.
Dem Prüfer sind bei einer Kassennachschau alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Hierzu gehört insbesondere auch die Vorlage der Bedienungsanleitung des Kassensystems.
Hinweis
Insbesondere bei größeren Unternehmen mit mehreren Kassen ist es notwendig, dass auch die Verfahrensdokumentation vorgelegt werden soll, die die Kasse betrifft. Ebenso kann der Prüfer auch Angaben zum IKS verlangen, etwa bezüglich der Zugriffsrechte der Belegschaft auf das Kassensystem und der Maßnahmen zur Vermeidung von Manipulationen.
Bei seinem „Besuch“ kann der Prüfer insbesondere einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand laut Kassenbuchführung mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen.
Der Prüfer kann für die Nachschau das Betreten der Geschäftsgrundstücke sowie Geschäftsräume des Steuerpflichtigen verlangen und der Steuerpflichtige hat dies zu dulden. Eine Kassennachschau rechtfertigt jedoch keine allgemeine Durchsuchung der betrieblichen Räumlichkeiten, hiermit würde der Prüfer dann eindeutig zu weit gehen.
Hinweis
Ebenso sind die privaten Räumlichkeiten für den Prüfer grundsätzlich tabu, sie dürfen nur in Ausnahmefällen betreten werden, etwa zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer sofort und ohne eine vorherige Prüfungsanordnung und ohne die übliche Frist von zwei bis vier Wochen bis Prüfungsbeginn in eine Außenprüfung übergehen. Der Prüfer muss Sie lediglich schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen.
Die Aufforderung, Ihre Kassen für die Nachschau zur Verfügung zu stellen, ist ein Verwaltungsakt. Dagegen können Sie direkt an Ort und Stelle beim Prüfer Einspruch einlegen, was dieser protokollieren muss. Ein Einspruch ist jedoch nur bis zur Beendigung der Kassennachschau möglich und steht ihrem weiteren Fortgang nicht entgegen. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, kommt auf den Einzelfall an. 
Hinweis
Zum Verhalten bei einer Kassennachschau empfehlen wir:
Lassen Sie sich den Dienstausweis des Beamten zeigen, wenn er die Kassen prüfen will oder Zugang zu nicht öffentlichen Bereichen verlangt. Den Geschäftsgang lediglich beobachten darf der Prüfer, auch ohne sich auszuweisen. 
Stellen Sie sicher, dass der Beamte auch tatsächlich mit der Prüfung des Kassensystems betraut ist. Hierzu sollte er ein entsprechendes Schriftstück oder einen Verwaltungsakt vorlegen können.
Seien Sie kooperativ, aber verbieten Sie das Herumstöbern des Beamten in Schränken und Schubladen. Die Kassennachschau ist keine Steuerfahndungsmaßnahme und Sie sind kein Verdächtiger.
Außer den für die Kassennachschau zuständigen Mitarbeitern führen keine weiteren Angestellten Gespräche über betriebliche Themen mit dem Prüfer. Am besten gehen die nicht beteiligten Angestellten dem Prüfer aus dem Weg. 
Es muss vom Finanzamt kein Prüfungsbericht über den Verlauf der Kassenprüfung erstellt werden. Hat die Kassennachschau für Sie steuererhöhende Konsequenzen, haben Sie allerdings das Recht, hierzu gehört zu werden. Gegen die entsprechend geänderten Bescheide sollte Einspruch eingelegt werden. 
Listen Sie die Auskunftspersonen und die Handlungsvorgaben bei einer möglichen Kassennachschau in der Verfahrensdokumentation auf.

Gesetzliche Neuerungen ab 2020

Im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind Normen definiert, die seit dem 01.01.2020 anzuwenden sind. Das Gesetz führte dabei eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 für bestimmte Registrierkassen ein. Zudem sieht das Gesetz ein Zertifizierungsverfahren für elektronische Kassen vor. Anhand einer „Technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE), die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgegeben wird, soll die Nutzung von Manipulationssoftware verhindert oder zumindest erschwert werden. Diese TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer „Einheitlichen Digitalen Schnittstelle“ (EDS) bestehen. Mit einer TSE aufrüstbare Bestandskassensysteme sowie neu anzuschaffende Kassensysteme waren nach einigen Verlängerungen endlich bis zum 30.09.2020 (BMF-Schreiben vom 06.11.2019) aufzurüsten. Darüber hinaus hatten einzelne Bundesländer eine Art „Nichtbeanstandungsregel“ bis zum 31.03.2021, in begründeten Einzelfällen sogar bis zum 30.09.2021, für die Aufrüstung an Bedingungen geknüpft. 
Achtung!
Haben Sie aktuell noch keine TSE implementiert (hier ist nicht die Übergangsregel für die vorgenannten Altkassen bis zum 31.12.2022 gemeint), müssen Sie sofort tätig werden. Sprechen Sie dazu Ihren Steuerberater an!
Hinweis
Mit dem verpflichtenden Speichermedium ist die Zeit vorbei, in der Kassen mit flüchtigem Speicher zumindest dem Gesetz nach nicht ausgeschlossen waren. Letztlich ermöglicht die digitale Schnittstelle den Steuerprüfern, die Kassendaten zur maschinellen Auswertung auszulesen.

Kassensicherungsverordnung

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde um die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ergänzt und mit Wirkung zum 10.08.2021 erweitert. Diese regelt insbesondere:
  • auf welche Aufzeichnungssysteme sie anzuwenden ist; z.B. computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, wohingegen insb. Geld- und Warenspielgeräte nicht dazuzählen,
  • Taxameter und Wegstreckenzähler mit besonderen Anforderungen an die Aufzeichnung (TSE ab 01.01.2024 verpflichtend, Nichtbeanstandungsfrist durch Finanzverwaltung für Nachrüstung bis zum 31.12.2025),
  • wann und wie die geforderte Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat: es müssen die Transaktionen so verkettet werden, dass Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar werden,
  • dass die Speicherung der Grundaufzeichnungen manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium vorgenommen werden muss, zum Beispiel einer Festplatte und
  • die Anforderungen an die EDS/DSFinV-K (digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) für einen reibungslosen Datenexport an die Finanzbehörden.
Konkretisiert werden diese Vorgaben im Detail durch technische Richtlinien.

Technische Richtlinien zur Kasse

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat in Form mehrerer Richtlinien die technischen Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die EDS des Aufzeichnungssystems präzisiert. Die Vorgaben richten sich in erster Linie an Anbieter und Produzenten elektronischer Kassensysteme, die sich vom BSI zertifizieren lassen müssen, dass ihre Systeme den Vorgaben entsprechen.

Vorgaben zur TSE

Die TSE ist der zentrale, übergreifende Teil der durch die KassenSichV definierten Schutzmaßnahmen, die die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicherstellen sollen. Das interne elektronische Aufzeichnungssystem der Kasse überträgt die zur Absicherung bestimmten Daten an die TSE. Die technische Richtlinie definiert nun die rechtlichen Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe sowie die Anforderungen an die Hersteller.
Aufzeichnungspflichtige Vorgänge werden wie folgt unterteilt:
  • Geschäftsvorfälle: alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auswirken, also insbesondere alle Aufwands- und Erlösbuchungen sowie in Bezug auf die Kasse entsprechende Verbuchungen von Einnahmen und Entnahmen.
  • Andere Vorgänge: Vorgänge im Aufzeichnungs­system oder in der TSE, die keine Geschäftsvorfälle darstellen (z.B. Trainingsbuchungen).
  • Technische Vorgänge: Prozesse, die sich auf das Management bzw. die Konfiguration der TSE selbst beziehen (z.B. das Setzen der Uhrzeit).
Jeder Vorgang wird von der TSE in mehreren Schritten protokolliert, wobei jeder einzelne Schritt als „Transaktion“ bezeichnet wird, die eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer erhält. Darüber hinaus wird ein Prüfwert erzeugt.
Die TSE muss den Export der gespeicherten, abgesicherten Daten ermöglichen (z.B. bei einer Betriebsprüfung). Die Richtlinie legt dabei fest, dass neben den kompletten Aufzeichnungen auch eine Ausgabe eines Intervalls von Transaktionsnummern möglich sein muss.
Das Aufzeichnungssystem muss in der Lage sein, eine Transaktion zu wiederholen, deren Ausführung durch die TSE fehlgeschlagen ist. Dabei kann es notwendig sein, alle Funktionsaufrufe zu wiederholen, die seit dem Ausstellen der letzten Log-Message erfolgt sind.
Die wichtigsten Funktionen des Sicherheitsmoduls sind:
  • ein manipulationssicherer Transaktionszähler,
  • eine Zeitquelle,
  • die Möglichkeit zur Erstellung von Protokolldaten über jeden Absicherungsschritt einer Transaktion und
  • ein Signaturzähler.
Das Sicherheitsmodul kann in verschiedenen Ausprägungen realisiert werden:
  • Es verwaltet Aktualisierungen verschiedener Transaktionen intern und übernimmt die jeweiligen Anwendungsdaten für einen späteren Absicherungs­schritt.
  • Es führt für jeden Ablaufschritt einer Transaktion einen Absicherungsschritt durch.
Hinweis
Das Sicherheitsmodul kann nur eine begrenzte Menge von parallelen Transaktionen verwalten. Daher muss die TSE gewährleisten, dass der interne Speicher im Sicherheitsmodul nicht überläuft und rechtzeitig eine Sicherung der offen­gehaltenen Transaktionen durchgeführt wird.

EDS – Einheitliche Digitale Schnittstelle

Die EDS umfasst:
  • eine Exportschnittstelle, die eine standardisierte Datensatzbeschreibung für den Export der gespeicherten, abgesicherten Grundaufzeichnungen aus der TSE bereitstellt, und
  • eine Einbindungsschnittstelle, die der Integration der TSE in das elektronische Aufzeichnungssystem dient und insbesondere den Export der gespeicher­ten abgesicherten Daten sowie Start, Update und Beendigung einer Transaktion unterstützen muss.
Bei Übertragungen über diese Schnittstellen sind verschiedene Log-Messages zu führen. So muss unter anderem die Seriennummer des Aufzeichnungssystems, die Art des Vorgangs, die Transaktionsnummer und der aktuelle Signaturzähler festgehalten werden.
Die EDS ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Das Speichermedium

In Verbindung mit der TSE muss das Speichermedium sicherstellen, dass sämtliche darauf aufgezeichneten Daten durch einen Steuerprüfer abgerufen werden können. Damit die auf dem Speichermedium aufgezeichneten Protokolldaten für den standardisierten Export bzw. für die elektronische Aufbewahrung einheitlich strukturiert und bezeichnet sind, wurde ein einheitliches Datenformat definiert.
Hinweis
Das Speichermedium muss fest in die TSE integriert sein.

Weitere technische Vorgaben

Zwei weitere Richtlinien machen detaillierte technische Vorgaben für die Sicherheit von digitalen Schnittstellen allgemein bzw. kryptografische Vorgaben für die Anwendung der EDS. Vor allem diese technisch sehr spezifischen Informationen sind vornehmlich für die Hersteller von Kassensystemen gedacht.

Belegerteilungs- und Mitteilungspflicht

Belegerteilungspflicht § 146a Abs. 2 AO iVm § 6 KassenSichV

Seit dem 01.01.2020 ist dem Kunden ein Beleg in digitaler bzw. Papierform zu erteilen, sofern der Geschäftsvorgang mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst wurde. Die digitalen Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar sein. Der QR-Code muss dabei den Vorgaben der DSFinV-K entsprechen. Ist noch keine TSE implementiert, kann natürlich beispielsweise die Seriennummer der TSE noch nicht auf dem Bon stehen. Die Mindestangaben auf dem Beleg ergeben sich aus § 6 KassenSichV:
Ein Beleg muss mindestens enthalten
  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  4. die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2,
  5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistungen in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls und
  7. den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird.

Mitteilungspflicht, § 146a Abs. 4 AO

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit einer TSE verwendet, hat diese der Finanzbehörde mitzuteilen. Im Gesetz ist ein Vordruck benannt. Hierfür soll durch die Finanzverwaltung voraussichtlich im Jahr 2024 ein elektronisches Meldeverfahren angeboten werden.
Mitzuteilen sind:
•           Name des Steuerpflichtigen,
•           Steuernummer des Steuerpflichtigen,
•           Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
•           Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
•           Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
•           Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
•           Datum der Anschaffung des verwendeten elektro-nischen Aufzeichnungssystems,
•           Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Checklisten zur Kassenführung

Registrierkasse

Ja
Nein
Die Ausdrucke der Gesamtkassenstreifen und der Z-Bons liegen vollständig vor.
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Sind die Bons mit den notwendigen Inhalten (§ 146a Abs. 2 AO i.V.m. § 6 KassenSichV) bedruckt?
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Einzelbelege liegen einschließlich Eigenbelegen bei Privateinlagen/-entnahmen
vollständig vor.
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Es sind keine Kassenfehlbeträge vorhanden.
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Unregelmäßigkeiten sind dokumentiert.
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Die Umsätze sind getrennt nach den Steuersätzen aufgezeichnet.
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Aufzeichnungen weisen weder Streichungen noch Überschreibungen auf.
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Der Geldtransfer zur oder von der Bank ist – auch datumsmäßig – zutreffend erfasst.
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EC-Kartenzahlungen sind nicht als Bareinnahmen erfasst.
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Ist gewährleistet, dass unbare Geschäftsvorfälle erfasst werden? Kann mittels der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge erfolgen und ist deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet?
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Der Kassenbestand ist weder negativ noch auffällig hoch.
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Die Aufbewahrungsfristen sind eingehalten.
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Ist gewährleistet, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden? Liegen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vor?
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Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen/Daten in ausgedruckter oder digitaler Form vorgehalten?
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Falls die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten im Gerät nicht möglich ist: Sind die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert? (Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.) 
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Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen sind protokolliert.
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Die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen werden für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt.
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Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt.
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Verfahrensdokumentation?
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