Verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze

Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness, dem sog. Wachstumschancengesetz, soll ab 01.01.2025 eine ver­pflich­ten­de elektronische Rechnung (E-Rech­nung) für im In­land steu­er­bare Umsätze zwi­schen inländi­schen Un­ter­neh­mern (B2B) eingeführt werden.
Die E-Rechnung soll im Vor­griff auf die spätere Einführung ei­nes bun­des­ein­heit­li­chen elek­tro­ni­schen Mel­de­sys­tems der Ver­wal­tung um­ge­setzt werden, das dazu die­nen soll, Rech­nun­gen zu er­stel­len, auf Plau­si­bi­lität zu prüfen und wei­ter­zu­lei­ten so­wie die re­le­van­ten Mel­de­da­ten an staat­li­che Stel­len zu über­mit­teln.

Was und wer ist betroffen?

Die elektronische Rechnung betrifft steuerbare und steuerpflichtige Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz im Inland, d.h. Umsätze an ausländische Unternehmen und Endverbrauchern sowie steuerfreie nationale Umsätze sollen nicht in den Anwendungsbereich fallen.
Generell sollen von der E-Rechnungspflicht ebenfalls Klein­be­trags­rech­nun­gen und Fahr­aus­weise (§§ 33 Satz 4, 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV-E) ausgenommen werden, für die wei­ter­hin alle Rech­nungs­for­mate zulässig sind.

Zeitplan und Übergangsregelungen

Alle im Inland ansässigen Unternehmen sollen ab dem 1.1.2025 grundsätzlich verpflichtet sein, für betroffene nationale Umsätze eine elektronische Rechnung im neuen strukturierten elektronischen Format (E-Rechnungsformat) ausstellen und empfangen zu können.
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen daher ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im neuen E-Rechnungsformat empfangen (und verarbeiten) zu können.
Für inländische unternehmerische Rechnungsaussteller sind jedoch folgende Übergangsregelungen vorgesehen:
  • Bis zum 31.12.2026 dürfen alle inländischen Unternehmer für in 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin andere Rechnungsformate einschließlich Papierrechnungen verwenden.
  • Die Ausstellung einer elektronischen Rechnung, die nicht dem neuen E-Rechnungsformat entspricht, ist dabei weiterhin nur mit vorheriger Zustimmung des Empfängers möglich.
  • Handelt es sich beim Rechnungsaussteller um einen Unternehmer, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, so gilt dieses Wahlrecht bis zum 31.12.2027 für bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze.
  • Außerdem ist bis zum 31.12.2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch ein anderes Format zulässig, sofern die ausgestellte Rechnung über das EDI-Verfahren übermittelt wird.
  • Die Zustimmung des Empfängers zur weiteren übergangsweisen Nutzung des EDI-Verfahrens sollte rechtzeitig vor dem 01.01.2025 eingeholt werden.

Übersicht der Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
 
01.01.2025 - 31.12.2026
Sonstige Rechnungen (elektronische Rechnung, die nicht dem neuen E-Rechnungsformat entspricht oder Papier) sind weiterhin zulässig.
01.01.2027 – 31.12.2027
Verlängerung der Übergangsfrist für Unternehmern mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 800.000 €.
01.01.2027 – 31.12.2027
mit Zustimmung des Empfängers sind auch noch EDI-Rechnungen zulässig.
ab 01.01.2028
E-Rechnung für alle relevanten Umsätze verpflichtend.

Strukturiertes elektronisches Format

Als eine E-Rech­nung gilt künftig nur eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird sowie eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht. Sie muss den EU-Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 ent­spre­chen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG-E).
Die ak­tu­elle Fas­sung die­ser Norm ist der­zeit be­son­ders auf B2G-Umsätze (Busi­ness-to-Go­vern­ment) aus­ge­legt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dazu im Schreiben vom 02.10.2023 bestätigt, dass die etablierten For­mate ZUG­FeRD und XRech­nung (ab Version 2.0.1) grundsätzlich die­sem Stan­dard entsprechen.
Darüber hinaus sollen Rechnungsaus­stel­ler und -empfänger die Möglich­keit bekommen, das Rech­nungs­for­mat zu ver­ein­ba­ren. Er­folgt eine sol­che in­di­vi­du­elle Ab­spra­che, muss das gewählte For­mat eine Ex­trak­tion der Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in ein For­mat ermögli­chen, das der CEN-Norm EN 16931 ent­spricht oder mit die­sem For­mat kompatibel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E).

Sonstige Rechnung

Je­des Rech­nungs­for­mat, das nicht die Vor­aus­set­zun­gen für eine E-Rech­nung erfüllt, fällt damit in Zu­kunft un­ter den Be­griff sons­tige Rech­nung. Ins­be­son­dere be­trifft dies die Papierrechnungen als auch Rech­nun­gen, die zwar in elek­tron­is­cher Form aus­ge­stellt wer­den, aber nicht dem vor­ge­ge­be­nen Da­ten­for­mat ent­spre­chen, z. B. Rech­nun­gen als PDF-Da­teien. Der bis­he­rige Vor­rang der Pa­pier­rech­nung soll ent­fal­len (§ 14 Abs. 1 Satz 4 und 5 UStG-E).

Praxishinweis

Vor diesem Hintergrund sollten sich Un­ter­neh­men zeit­nah mit den ge­plan­ten Ände­run­gen aus­ein­an­der­set­zen. Die Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung kann zur Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung und Zeit­er­spar­nis im Unternehmen beitragen.
Im Zuge der Um­stel­lung sollte zunächst eine sorgfältige Ana­lyse der bis­he­ri­gen Ab­rech­nungs- und Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse er­fol­gen, um ab­zu­schätzen, in wel­chem Um­fang tech­ni­sche und per­so­nelle Res­sour­cen er­for­der­lich sind, um die der­zei­ti­gen Pro­zesse entsprechend an­zu­pas­sen.
Der Ge­setz­ge­ber und die Fi­nanz­ver­wal­tung müssen wiederum die tech­ni­schen Rah­men­be­dingun­gen recht­zei­tig fest­le­gen. Dies­bezüglich for­dern die Wirt­schafts­verbände einen Be­stands­schutz für bis­her getätigte In­ves­ti­tio­nen, in­dem an die be­ste­hen­den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­sys­teme an­geknüpft wird. Ab­zu­war­ten bleibt, in­wie­fern für die E-Rech­nungs­pro­zesse kos­ten­lose staat­li­che IT-An­wen­dun­gen, v. a. für KMU, zur Verfügung ge­stellt wer­den.

Übersicht der Übergangregelungen
01.01.2025 - 31.12.2026
Es ist sowohl eine sonstige Rechnung (Papier oder anderes elektronisches Format), als auch mit Zustimmung des Empfängers eine E-Rechnung zulässig.
01.01.2027 – 31.12.2027
Verlängerung der Übergangsfrist für Unternehmern mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 800.000 €.
01.01.2027 – 31.12.2027
Anstelle E-Rechnung sind mit Zustimmung des Empfängers auch noch EDI-Rechnungen zulässig.
ab 01.01.2028
E-Rechnung für alle relevanten Umsätze verpflichtend.