E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze

Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness - dem sog. Wachstumschancengesetz - wurde ab 1. Januar 2025 eine ver­pflich­ten­de elektronische Rechnung (E-Rech­nung) für steu­er­bare Umsätze zwi­schen inländi­schen Un­ter­neh­mern (B2B) eingeführt.
Diese Regelung dient als Vorbereitung auf die geplante Einführung ei­nes bun­des­ein­heit­li­chen elek­tro­ni­schen Mel­de­sys­tems der Ver­wal­tung. Das System soll die Erstellung, Plau­si­bi­litätsprüfung und Wei­ter­leitung von Rechnungen erleichtern so­wie re­le­van­te Mel­de­da­ten an staat­li­che Stel­len über­mit­teln.
Update:
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat auf seiner Website FAQs zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland veröffentlicht, in denen 15 Fragen umfassend beantwortet werden.

Was und wer ist betroffen?

Die elektronische Rechnung betrifft steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz im Inland. Ein Unternehmer ist dann im Inland ansässig, wenn er seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat.
Im Umkehrschluss fallen Umsätze an ausländische Unternehmen und Endverbraucher sowie nationale Umsätze, die nicht umsatzsteuerbar sind, nicht in den Anwendungsbereich.
Die E-Rechnung ist verpflichtend auch für:
  • Umsätze nach § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfänger)
  • Land- und Forstwirte (Durchschnittssatzbesteuerung)
  • Reiseleistungen
  • Gutschriften
  • Umsätze bei Anwendung der Differenzbesteuerung
Ausnahmen bei der Ausstellung der Rechnung sollen dagegen gelten für:
  • Klein­be­trags­rech­nun­gen (d.h. Rechnungen < 250€ brutto)
    Hinweis: Bei Rechnungen, bei denen nicht alle abgerechneten Leistungen der E-Rechnungspflicht unterliegen, ist trotzdem der Gesamtbetrag der Rechnung entscheidend.
  • Fahr­aus­weise
  • Kleinunternehmen
  • Steuerbefreite Umsätze nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG (z.B. Finanzdienstleistungen, Vermietung, medizinische Behandlungen, Sozialleistungen, Bildungsleistungen etc.)

Zeitplan und Übergangsregelungen

Grundsätzlich sind ab dem 1. Januar 2025 alle im Inland ansässigen Unternehmen verpflichtet, für relevante nationale Umsätze eine elektronische Rechnung im standardisierten Rechnungsformat auszustellen und zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen wurden dabei einige Übergangsfristen eingeführt. Diese Regelungen betreffen ausschließlich die Ausstellung, nicht den Empfang von E-Rechnungen.
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen bereits ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im neuen E-Rechnungsformat empfangen und verarbeiten zu können.

Übersicht der Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller

01.01.2025 - 31.12.2026 Sonstige Rechnungen (d.h. elektronische Rechnungen, die nicht dem standardisierten Format entsprechen inkl. Papierrechnungen) für in 2025 und 2026 ausgeführten Umsätze sind weiterhin zulässig.
Für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung in einem anderen Format ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, es wird jedoch empfohlen, diese rechtzeitig - idealerweise vor dem 01.01.2025 - einzuholen.
01.01.2027 – 31.12.2027
Verlängerung des Wahlrechts, für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze für:
  • Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat,
  • andere Formate, sofern die ausgestellte Rechnung über das EDI-Verfahren übermittelt wird und eine Zustimmung des Rechnungsempfängers erteilt wurde.
ab 01.01.2028 E-Rechnung für alle relevanten Umsätze verpflichtend.

Strukturiertes elektronisches Format

Als eine E-Rech­nung gilt nur eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird sowie eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht. Sie muss den EU-Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 ent­spre­chen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG).
Die ak­tu­elle Fas­sung die­ser Norm ist der­zeit be­son­ders auf B2G-Umsätze (Busi­ness-to-Go­vern­ment) aus­ge­legt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dazu im Schreiben vom 15.10.2024 bestätigt, dass die etablierten For­mate ZUG­FeRD und XRech­nung (ab Version 2.0.1) grundsätzlich die­sem Stan­dard entsprechen.
Darüber hinaus haben Rechnungsaus­stel­ler und -empfänger die Möglich­keit, das Rech­nungs­for­mat individuell zu ver­ein­ba­ren. In diesem Fall muss das gewählte For­mat eine Ex­trak­tion der Pflicht­an­ga­ben in ein For­mat ermögli­chen, das der CEN-Norm EN 16931 ent­spricht oder mit die­sem For­mat kompatibel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Sonstige Rechnung

Je­des Rech­nungs­for­mat, das nicht die Vor­aus­set­zun­gen für eine E-Rech­nung erfüllt, fällt damit un­ter den Be­griff sons­tige Rech­nung. Ins­be­son­dere be­trifft dies die Papierrechnungen als auch Rech­nun­gen, die zwar in elek­tron­is­cher Form aus­ge­stellt wer­den, aber nicht dem vor­ge­ge­be­nen Da­ten­for­mat ent­spre­chen, z. B. Rech­nun­gen als PDF-Da­teien.

Praxishinweis

Vor diesem Hintergrund sollten sich Unternehmen zeitnah mit den geplanten Änderungen aus­einandersetzen. Die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung kann zur Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im Unternehmen beitragen.
Im Zuge der Umstellung sollte zunächst eine umfassende Analyse der bestehenden Abrechnungs- und Rechnungseingangsprozesse erfolgen, um den Bedarf an technischen und personellen Ressourcen für eine effiziente Anpassung der aktuellen Prozesse zu ermitteln.
Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung sind gefordert, die technischen Rahmenbe­dingungen rechtzeitig festzulegen. Diesbezüglich fordern die Wirtschaftsverbände einen Bestand­schutz für bisher getätigte Investitionen, indem an die bestehenden elektronischen Rechnungs­systeme angeknüpft wird. Es bleibt abzuwarten, inwiefern für die E-Rechnungsprozesse kostenlose staatliche IT-Anwendungen – insbesondere für KMU - bereitgestellt werden.

Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Wesentliche Änderungen:
  • Unterscheidung zwischen sog. Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern sowie inhaltlichen Fehlern einer E-Rechnung.
    (In diesem Zusammenhang unterstreicht das BMF die Wichtigkeit einer Validierungsanwendung zur Sicherstellung, ob die E-Rechnung in Bezug auf Format und Geschäftsregeln ordnungsgemäß ist.)
  • Anpassung in Bezug auf die Kleinunternehmerregelungen.
  • Konkretisierung und teilweise Neufassung in welchen Fällen eine sonstige Rechnung ausgestellt werden kann (ggf. mit Zustimmungserfordernis des Leistungsempfängers).
  • Klarstellung, dass aus Sicht der Umsatzsteuer eine GoBD-konforme Aufbewahrung einer E-Rechnung nicht zwingend erforderlich ist, die Unversehrtheit des Inhaltes der E-Rechnung aber sicherzustellen ist.

Wichtigste Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2026

Leistungsbeschreibung und Anlagen

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss die abgerechnete Leistung eindeutig identifizierbar machen und ihre steuerliche Beurteilung ermöglichen. Insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen ausreichend konkret angegeben werden. Ergänzende Informationen können unter bestimmten Voraussetzungen in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden.

Anzahlungs- und Endrechnungen

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem maßgeblichen Beginn der E-Rechnungspflicht unter Beachtung der Übergangsregelungen ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden.
Für Endrechnungen nach bereits vereinnahmten Teilentgelten verlängert das BMF bestimmte Nichtbeanstandungsregelungen bis zum 30. Juni 2030. Dabei sind die vorgesehenen Angaben im strukturierten Rechnungsteil beziehungsweise die Anforderungen an eingebettete Anlagen zu beachten.

Umgang mit Fehlern

Bei Fehlern in E-Rechnungen ist zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und umsatzsteuerlich relevanten Inhaltsfehlern zu unterscheiden. Eine technische Fehlermeldung führt nicht in jedem Fall dazu, dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung anzuerkennen ist. Die gesetzlichen Pflichtangaben müssen dennoch richtig und vollständig sein.

Weitere Klarstellungen

Das BMF konkretisiert den Umgang mit Rabatt- und Bonusvereinbarungen, Bruttopreisrechnungen, Rechnungsberichtigungen und Gutschriften. Außerdem enthält das Schreiben Sonderregelungen für Bauleistungen und bestimmte Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben.
Das BMF stellt ferner klar, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt davon unberührt.

Übergangsregelung bis Ende 2026

Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen beanstandet die Finanzverwaltung unter den im Schreiben genannten Voraussetzungen nicht, wenn sie die bisherigen Vorgaben aus den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 erfüllen, aber noch nicht sämtliche zusätzlichen Vorgaben des Schreibens von 2026.

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