Betriebskostenabrechnung Eigentümerwechsel

Für Abrechnungszeiträume, die zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs bereits vollständig abgeschlossen waren – beispielsweise das Kalenderjahr 2023 –, bleibt grundsätzlich der frühere Eigentümer und Vermieter zur Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet. Eine etwaige Nachforderung kann er gegenüber dem Mieter geltend machen. Umgekehrt muss er ein sich aus der Abrechnung ergebendes Guthaben an den Mieter auszahlen. Auf den Zeitpunkt, zu dem der jeweilige Anspruch fällig wird, kommt es grundsätzlich nicht an.

Dies hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 3. Dezember 2003 – VIII ZR 168/03 – entschieden. Der BGH hat dabei insbesondere darauf hingewiesen, dass eine Abrechnung durch den Erwerber erheblich erschwert würde, wenn dieser sich zunächst die erforderlichen Unterlagen beschaffen müsste, ohne die auf den betreffenden Zeitraum entfallenden Vorauszahlungen des Mieters erhalten zu haben.

Ein Guthaben aus einer bereits abgeschlossenen Abrechnungsperiode kann der Mieter daher grundsätzlich nicht gegenüber dem Erwerber mit laufenden Vorauszahlungen verrechnen oder deswegen die Zahlung laufender Vorauszahlungen zurückhalten. Der Anspruch auf Auszahlung des Guthabens ist vielmehr gegenüber dem früheren Eigentümer geltend zu machen.

Für das Gewerbemietrecht hat der BGH diese Grundsätze mit Urteil vom 29. September 2004 – XII ZR 148/02 – bestätigt.

Erfolgt der Eigentumsübergang während eines noch laufenden Abrechnungszeitraums und ist der Erwerber im Zeitpunkt des Ablaufs der Abrechnungsperiode bereits Eigentümer und Vermieter, ist grundsätzlich der Erwerber verpflichtet, gegenüber dem Mieter über die Betriebskosten des gesamten Abrechnungszeitraums abzurechnen. Dies gilt auch für den Zeitraum, in dem der Veräußerer noch Eigentümer war.

Der Erwerber muss dabei sämtliche berücksichtigungsfähigen Vorauszahlungen des Mieters einbeziehen, also auch Vorauszahlungen, die noch an den früheren Eigentümer geleistet wurden. Im Verhältnis zum Mieter stehen eine etwaige Nachforderung oder ein Guthaben grundsätzlich dem Erwerber zu.

Der Erwerber ist hierfür auf die Mitwirkung des Veräußerers angewiesen. Im notariellen Grundstückskaufvertrag sollten deshalb klare Regelungen zur Übergabe der für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Informationen vorgesehen werden. Dazu gehören insbesondere:

- Belege und Abrechnungsunterlagen für den gesamten Abrechnungszeitraum,

- Angaben zu den vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen,

- Nachweise über bereits erfolgte Zahlungen,

- Regelungen zu Fristen und Ansprechpartnern für die Unterlagenübermittlung.

Eine gesonderte Zwischenabrechnung zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs ist grundsätzlich möglich, aber nicht zwingend erforderlich und kann zusätzliche Kosten verursachen. Entscheidend ist, dass der Erwerber in die Lage versetzt wird, die geschuldete Abrechnung gegenüber dem Mieter ordnungsgemäß zu erstellen.

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