Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

I. Einleitung

Unternehmen müssen bzw. sollten bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Hierdurch wird vor allem dem Geschäftspartner ermöglicht, sich schon bei Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmens zu informieren. So ist es bspw. bei Angabe der Handelsregisternummer für den Geschäftspartner leichter, sich beim Handelsregistergericht Auskünfte über das betreffende Unternehmen einzuholen.
Unternehmen, für die gesetzliche Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen gelten und die dies nicht befolgen, müssen mit registergerichtlichen Zwangsmitteln von bis zu 5.000 € rechnen.
Für Unternehmen im Bereich der Dienstleistungserbringung wird zusätzlich auf das Artikel “Informationspflichten für Dienstleister (DL-InfoV)“ verwiesen.

II. Geschäftsbriefe

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel:
  • der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede textliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird,
  • alle Nachrichten, die mit Hilfe von Telekommunikationssystemen übermittelt werden,
  • alle Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Bestellscheine.
Grundsätzlich muss jedes Schreiben, das im Einzelfall geeignet ist, den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft bspw. auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (bspw. bei vorheriger telefonischer Auftragserteilung).
Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel:
  • interner Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens,
  • Quittungen, Abholbenachrichtigungen etc.
Eine Besonderheit stellen Informationen/Nachrichten dar, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten (bspw. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen).
Soweit hierin Produkte unter Angabe des Verkaufspreises beworben werden, sind in diesen Informationen/Nachrichten auch die Identität des Unternehmens entsprechend den nachfolgenden Vorgaben bekannt zu geben. Bei Unternehmen mit eigenständiger Filialstruktur, z.B. Franchisesysteme, genügt es dabei nicht, dass lediglich die nächstliegende Filiale benannt wird.

III. Zu beachtende gesetzliche Vorschriften

1. Kleingewerbliche Unternehmen

Für kleingewerbliche - nicht im Handelsregister eingetragene - Einzelunternehmen ist nicht explizit gesetzlich geregelt, welche Angaben auf dem Geschäftsbriefbogen erforderlich sind. Im Wesentlichen sollten sich die Angaben an dem Verbot der Irreführung i.S.d. §§ 5, 5a UWG orientieren. Danach sind unwahre bzw. unterlassene Angeben zu Person des Unternehmers irreführend. Zur Vermeidung einer Irreführung sollten auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, den Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen angegeben sein. Familienname und Vorname sollten in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis wiedergegeben werden. Doppelnamen sollten vollständig und unverändert angeführt werden. Die Angabe eines Vornamens (Rufname) genügt. Der Vorname sollte nicht abgekürzt werden. Darüber hinaus muss die ladungsfähige Anschrift enthalten sein.
Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden. Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen.
Firmenrechtliche Zusätze wie "e.K.", "& Co." etc. sind daher unzulässig. So genannte Etablissementbezeichnungen sind aber gestattet, bspw. für eine „Gaststätte zum Wolf".
Für die nicht im Handelsregister eingetragene GbR gilt das soeben Dargelegte entsprechend. Danach sollten auf allen Geschäftsbriefen die ausgeschriebenen Vor- und Familiennamen aller Gesellschafter und ihre ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Der Zusatz „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „GbR“ ist nicht vorgeschrieben, wird aber aus Gründen der Rechtsklarheit empfohlen. Zusätzlich zu diesen Angaben kann eine Geschäftsbezeichnung hinzugefügt werden.
Die Unternehmensbezeichnung und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings auch hier nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen. Firmenrechtliche Zusätze wie "& Co." sind daher unzulässig.
Für die in das Gesellschaftsregister eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts sind auf Geschäftsbriefen jedenfalls der eingetragene Name der Gesellschaft mit dem Rechtsformzusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“, der Sitz der Gesellschaft sowie das zuständige Gesellschaftsregister mit Registernummer anzugeben. Zur Vermeidung von Irreführungen und zur eindeutigen Zuordnung sollten zudem die vertretungsberechtigten Gesellschafter angegeben werden.

2. Einzelkaufmann

Auf allen Geschäftsbriefen des - im Handelsregister eingetragenen - Einzelkaufmanns muss gemäß § 37a HGB angegeben werden:
  • Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann", „eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie bspw. „e.K.", „e.Kfm.“ oder "e.Kfr.",
  • Ort der Handelsniederlassung,
  • Handelsregistergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

3. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Auf allen Geschäftsbriefen müssen nach § 125 HGB, für die KG i.V.m. § 177a HGB, folgende Angaben enthalten sein:
  • Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • Rechtsform („OHG“ oder „KG“ genügt als Abkürzung),
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Handelsregistergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
Hinsichtlich „gemischter“ Rechtsformen wie bspw. der GmbH & Co. KG wird auf Punkt 5. verwiesen.

4. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Auf den Geschäftsbriefen der GmbH müssen nach § 35a GmbHG folgende Angaben
enthalten sein:
  • der vollständige Firmenname
  • Rechtsform der Gesellschaft, wobei „GmbH“ oder „... Gesellschaft mbH“ ausreichend ist,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Handelsregistergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
  • alle Geschäftsführer und
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gelten diese Pflichtangaben entsprechend. Die Gesellschaft muss dabei - abweichend von der GmbH - mit dem Rechtsformzusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ geführt werden (vgl. § 5a GmbHG).
Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, muss in jedem Fall das Stammkapital angeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen.

5. GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG; AG & Co. KG und AG & Co. OHG

Aus § 125 HGB i.V.m. § 177a HGB sowie § 35a GmbHG bzw. § 80 AktG ergibt sich, dass auf allen Geschäftsbriefen einer Personenhandelsgesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, folgende Angaben erforderlich sind:
  • Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut),
  • Rechtsform der Gesellschaft, wie bspw. GmbH & Co. KG,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Handelsregistergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden müssen.
Zusätzlich muss der oder die persönlich haftende(n) Gesellschafter mit Rechtsformzusatz, Sitz, Handelsregistergericht des Sitzes und der Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden.

6. Aktiengesellschaft (AG)

Auf den Geschäftsbriefen der AG müssen nach § 80 AktG folgende Angaben enthalten sein:
  • Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut),
  • Rechtsform der Gesellschaft, wobei die Abkürzung "AG" genügt,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Handelsregistergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
  • alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen,
  • der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden.
Falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig. Es müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden. Werden insoweit freiwillig Angaben gemacht, müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Weitere Informationen
Stand 8/2026