Das Kassengesetz – Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Im Zuge der Digitalisierung und zur Bekämpfung von Steuerbetrug wurde in Deutschland das sogenannte Kassengesetz eingeführt, welches Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Kassensysteme transparent, sicher und manipulationsgeschützt zu betreiben. Hier erfährst du, was das Gesetz regelt, welche Pflichten es mit sich bringt und warum auch die GoBD eine zentrale Rolle spielt. Zudem werfen wir einen Blick auf die Änderungen, die ab 2025 mit der elektronischen Meldung über ELSTER anstehen.
Was ist das Kassengesetz?
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz Kassengesetz, trat 2016 in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen dazu, Kassenvorgänge korrekt, vollständig, zeitgerecht und manipulationssicher zu erfassen. Ziel ist es, die Kassenführung nachvollziehbar zu machen und Steuerhinterziehung zu erschweren.
Die wichtigsten Regelungen im Überblick
1. Belegausgabepflicht (seit 2020)
Seit 2020 muss jeder Geschäftsvorfall mit einem Beleg dokumentiert werden, unabhängig davon, ob der Kunde diesen haben möchte oder nicht. Der Beleg kann auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise per QR-Code, E-Mail oder App.
Seit 2020 muss jeder Geschäftsvorfall mit einem Beleg dokumentiert werden, unabhängig davon, ob der Kunde diesen haben möchte oder nicht. Der Beleg kann auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise per QR-Code, E-Mail oder App.
2. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese stellt sicher, dass alle Eingaben manipulationssicher gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese stellt sicher, dass alle Eingaben manipulationssicher gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sind.
3. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Die Kassensicherungsverordnung ergänzt das Kassengesetz und regelt die technischen Details, etwa zur TSE, zu digitalen Schnittstellen und zur Datenaufbewahrung. Sie ist seit 2017 für alle Unternehmen mit elektronischen Kassen verbindlich.
Die Kassensicherungsverordnung ergänzt das Kassengesetz und regelt die technischen Details, etwa zur TSE, zu digitalen Schnittstellen und zur Datenaufbewahrung. Sie ist seit 2017 für alle Unternehmen mit elektronischen Kassen verbindlich.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – geben den rechtlichen Rahmen für digitale Buchführung vor. Auch Kassensysteme müssen diesen Anforderungen entsprechen.
Wichtige GoBD-Grundsätze sind:
- Unveränderbarkeit der Daten: Einmal erfasste Daten müssen unveränderbar sein.
- Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen: Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden.
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Kassenführung: Die Kassenführung muss für Dritte nachvollziehbar und prüfbar sein.
- Verfahrensdokumentation: Es muss eine umfassende Dokumentation geben, welche die Abläufe im Unternehmen erklärt.
Das Kassengesetz baut auf den GoBD auf und ergänzt sie durch technische Anforderungen wie die TSE und die Belegausgabepflicht.
Ab 2025: Elektronisches Meldesystem über ELSTER
Ab dem 1. Januar 2025 wird ein weiterer Teil des Kassengesetzes aktiv: Alle elektronischen Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden. Die Registrierung erfolgt über das bekannte Online-Portal ELSTER. Das Ziel dieser Maßnahme ist es, dem Finanzamt einen besseren Überblick über die eingesetzten Systeme zu ermöglichen und mehr Transparenz in der Kassenführung zu schaffen.
Wichtig: Die technischen Voraussetzungen für diese Meldung müssen vom Kassensystem erfüllt werden. Viele moderne Kassensysteme bringen diese Schnittstellen bereits mit. Unternehmen, die noch ältere Systeme im Einsatz haben, sollten rechtzeitig prüfen, ob ein Update oder eine Umstellung notwendig ist.
Fazit – Pflicht mit Schattenseite
Das Kassengesetz, die GoBD und die Kassensicherungsverordnung bringen klare Regeln für die ordnungsgemäße Kassenführung mit sich. Doch sie bedeuten auch: Mehr Bürokratie, mehr Technikaufwand und mehr Verantwortung für Unternehmen.
Gerade kleinere Betriebe sehen sich mit hohen Anforderungen konfrontiert. Die technische Umrüstung, die Schulung der Mitarbeitenden, laufende Updates und die neuen Meldepflichten über ELSTER stellen eine zusätzliche Belastung im ohnehin vollen Arbeitsalltag dar.