Gesetz zum Schutz hinweisgebender Personen - Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmen sind gehalten, ein internes Meldesystem einzurichten.

Handlungsbedarf für Unternehmen

Mit dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) wurde die EU-Whistleblowing-Richtlinie EU 2019/1937, geändert durch die Richtlinie EU 2020/1503, vom deutschen Gesetzgeber in nationales Recht umgesetzt. Diese hat den Schutz von hinweisgebenden natürlichen Personen vor Repressalien wie zum Beispiel einer Kündigung zum Ziel, aber auch den Schutz der von Hinweisen Betroffenen. Nach einem langwierigen Gesetzgebungsverfahren wurde schließlich ein Kompromiss gefunden. Die erreichten Änderungen entsprechen dem, wofür die IHK-Organisation sich intensiv sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene eingesetzt hat.
Die wichtigsten Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Entwurf sind:
  • Keine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle (§ 16 Abs. 1 HinSchG)
  • Anreiz zur bevorzugten Nutzung des internen Meldekanals: Hinweisgebende Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen (§ 7 Abs. 1 HinSch)
  • Die Dokumentation kann länger als drei Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG)
  • Klarstellung, dass der Hinweisgeberschutz nur Hinweise auf Verstöße aus dem beruflichen Umfeld umfasst (§ 3 Abs. 2 und 3 HinSchG)
  • Absenkung des Bußgeldrahmens von 100.000 EUR auf 50.000 EUR. Zudem wird für eine Übergangszeit von 6 Monaten kein Bußgeld wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt (§ 42 HinSchG)
  • Kein Schmerzensgeld für die hinweisgebende Person bei immateriellen Schäden (§ 37 Abs. 1. S. 2 HinSchG sah ursprüngliche eine solche Haftung vor, die aber im Vermittlungsausschuss gestrichen wurde)
  • Die Beweislastumkehr im Zusammenhang mit einer Benachteiligung der hinweisgebenden Person kommt nur dann zum Tragen, wenn sie dies selbst geltend macht (§ 36 Abs. 2 S. 1 HinSchG)

Das Gesetzgebungsverfahren

Das Gesetz wurde am 11. Mai 2023 vom Bundestag verabschiedet und am 12. Mai 2023 durch den Bundesrat bestätigt. Danach erfolgte die Ausfertigung/Unterzeichnung durch den Bundespräsidenten. Anschließend wurde das Gesetz am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2023 I Nr. 140) veröffentlicht und trat am 02.07.2023 in Kraft. Das gesetrz wurde durch Artikel 16 des Gesetzes über die Digitalisierung des Finanzmarktes (Finanzmarktdigitalisierungsgesetz – FinmadiG) vom 27. Dezember 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 438) geändert.
Fristen:
Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten sind damit ab dem 02.07.2023 verpflichtet gewesen, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten (§ 12 HinSchG). Die fehlende Einrichtung wurde aber aufgrund der Übergangsregelung in § 42 Abs. 2 HinSchG zunächst für sechs Monate nicht sanktioniert. Bußgelder wegen des Fehlens einer internen Meldestelle konnten erst ab dem 01.12.2023 verhängt werden.
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten wurde zur Einrichtung eines internen Meldesystems eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 gewährt (§ 42 Abs. 1 HinSchG).

Anwendungsbereich

Das Gesetz betrifft Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie - unabhängig von der Zahl der Beschäftigten - Unternehmen, die im Finanzdienstleistungsbereich tätig oder für Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungstätigkeiten anfällig und daher hohen Risiken ausgesetzt sind (§ 12 HinSchG).
Das Gesetz regelt in § 1 Abs. 1 den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind § 1 Abs. 2 HinSchG).
Es wird zwischen internen Meldestellen (§ 12 HinSchG) und externen Meldestellen § 19 HinSchG) unterschieden.
Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die
  • rechtswidrig sind und die Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fallen, oder
  • dem Ziel oder dem Zweck der Regelungen in den Vorschriften oder Rechtsgebieten zuwiderlaufen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fallen
Aus dem langen Katalog des sachlichen Anwendungsbereichs des § 2 HinSchG sind folgende Verstöße besonders zu nennen:
  • Verstöße, die nach deutschem Recht strafbewehrt sind
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, „soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient“
    Darunter fallen beispielsweise Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz, Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie etwa Betriebsräten sanktionieren
  • sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft, etwa Fälle, in denen Korruption, Geldwäsche oder Steuerbetrug gemeldet werden oder die Verstöße gegen Vorgaben zum Umweltschutz oder zur Lebensmittelsicherheit betreffen
    Das sind zum Beispiel Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Fleischmittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Vorgaben des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Vergaberecht, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften oder Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.

Hinweisgebende Personen

Der persönliche Anwendungsbereich ist sehr weit gefaßt. Hinweisgebende Personen sind danach Personen, die im beruflichen Zusammenhang oder im Vorfeld Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen, zum Beispiel Arbeitnehmer, aber auch Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter, Angehörige von Beschäftigten, Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien und Angehörige von Geschäftspartnern.

Interne Meldekanäle

Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte und wohl auch dem Unternehmen überlassenen Leiharbeitnehmer wenden können (interne Meldestelle). Die Einrichtung einer Meldestelle erfolgt entweder durch die Betrauung einer Person bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit, einer aus mehreren beschäftigten Personen bestehenden Arbeitseinheit oder durch Übertragung der Aufgaben auf einen Dritten. Mehrere private Beschäftigungsgeber, die in der Regel über eine Zahl von 50 – 249 Beschäftigte verfügen, können auch eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle bauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig, müssen über die notwendige Fachkunde verfügen und dürfen neben der Tätigkeit weitere Aufgaben und Pflichten im Unternehmen ausüben, wobei dann sicherzustellen ist, dass die weiteren Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikte mit der Aufgabe der internen Meldestelle führen.
Es sind Verfahren festzulegen, nach denen Hinweise bearbeitet und Folgemaßnahmen gesteuert werden. Hierzu ist eine Person oder eine Abteilung zu benennen, die dafür zuständig ist, die Meldungen entgegenzunehmen und entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege zu leiten. Zudem müssen sie klare Informationen über diese internen Verfahren als auch über die Bedingungen, unter denen Meldungen extern an zuständige Behörden der Mitgliedstaaten oder der EU übermittelt werden können, zur Verfügung stellen.
Eine Pflicht zur vorrangigen internen Meldung im Unternehmen besteht nicht, allerdings sollten hinweisgebende Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen einen Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die interne Meldung bevorzugen. Unternehmen sollten daher Anreize schaffen, damit sich hinweisgebende Personen zunächst an die interne Meldestelle wenden, und ein effektives und glaubwürdiges internes Hinweisgebersystem einrichten. In Ausnahmefällen ist auch eine öffentliche Bekanntmachung eines Verstoßes möglich (zum Beispiel indem sich eine hinweisgebende Person an die Presse wendet oder die sozialen Netzwerke nutzt). Dies kann etwa der fall sein, wenn eine hinweisgebende Person nach der Meldung eines Verstoßes an eine externe Meldestelle innerhalb des vorgegebenen Zeitraums keine Rückmeldung erhalten hat, was auch der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte (EGMR) entspricht, wonach Beschäftigte zur Loyalität, Zurückhaltung und Vertraulichkeit gegenüber seinem Arbeitgeber verpflichtet sind und bezeichnet den Gang an die Öffentlichkeit lediglich ein „letztes Mittel“ sein darf.
Eine Pflicht zur Ermöglichung anonymer Meldungen gibt es nicht, allerdings sollte die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten und entsprechende Voraussetzungen für eine anonyme Meldung geschaffen werden.

Bei Konzernstrukturen

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten eine eigene interne Meldestelle einrichten. Im Konzern kann auch eine andere Konzerngesellschaft als „Dritter“ beauftragt werden. Die Verantwortung und Verpflichtung zum Abstellen des Rechtsverstoßes verbleibt jedoch bei dem jeweiligen Unternehmen. Deshalb ist sorgfältig zu prüfen, ob und in welcher Ausgestaltung ein internes Hinweisgebersystem für alle konzernangehörigen Unternehmen Sinn macht.
Es ist zu überlegen, ob und inwieweit für die Tochterunternehmen zwar ein eigenes (Schmalspur-)Hinweisgebersystem eingerichtet wird, die Beschäftigten der Tochterunternehmen aber auch das konzernweite System nutzen können. In der Kommunikation könnte dann auf die größere Erfahrung mit der Hinweisbearbeitung und weitere praktische Anwendungsvorteile bei der Nutzung des Konzernsystems hingewiesen werden. Auch das gilt es vorzubereiten.

Externe Meldestellen

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in § 19 die Einrichtung einer externen Meldestelle des Bundes bei dem Bundesamt für Justiz (BfJ) vor. Das BfJ betont, dass die beim BfJ eingerichtete externe Meldestelle des Bundes sachlich unabhängig und organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des BfJ getrennt ist. Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt.
Rechtzeitig zum Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 02.07.2023 werden auf der Webseite des BfJ die Meldekanäle veröffentlicht, über die sich hinweisgebende Personen an die externe Meldestelle des Bundes wenden können. Meldungen werden elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes möglich sein. Bearbeitet werden können laut BfJ aber nur Meldungen, die nach dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes eingehen.
Das BfJ weist ausdrücklich darauf hin, dass hinweisgebende Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine beruflichen Repressalien (z. B. eine Kündigung) zu befürchten sind, die Meldung an die interne Meldestelle bei dem Unternehmen oder der Behörde, die betroffen ist, bevorzugen sollen. Denn interne Meldungen seien häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibe es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes wird die externe Meldestelle des Bundes auch Hinweise zu Informations- und Beratungsmöglichkeiten für Personen, die in Erwägung ziehen eine Meldung zu erstatten, zur Verfügung stellen.

Schutz vor Repressalien

Zum Schutz vor Repressalien gehört auch, dass bei Verfahren, zum Beispiel im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses, vermutet wird, dass die die hinweisgebende Person benachteiligende Maßnahme eine Reaktion auf die Meldung oder Offenlegung war. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die hinweisgebende Person die Vermutung selbst geltend macht. Das Unternehmen muss dann aber beweisen, dass die Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte (Beweislastumkehr).

Personalabteilungen

Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich, wobei sicher der Aufwand einer solchen (noch umfangreicheren) Dokumentation und das Risiko von Beweisschwierigkeiten nach Hinweisen immer abgewogen werden müssen.

Sanktionen

Ein Verstoß gegen die Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann – je nach Art des Verstoßes – mit Bußgeldern in Höhe von 10.000 Euro bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Die Bußgeldregelung im Zusammenhang mit der Einrichtung einer internen Meldestelle soll erst sechs Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes greifen.

Folgende Fragen sollten in ihrem Unternehmen geklärt werden:

  • GAP-Analyse: Existiert im Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem? Wenn ja, besteht Anpassungsbedarf?
  • Welche Kanäle will ich einrichten? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Briefkasten, Ombudsperson?
  • Soll zugleich eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht?
  • Wie stelle ich sicher, dass nicht nur Beschäftigte, sondern auch alle Personen das Hinweisgebersystem nutzen können, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen – d. h. eigene Beschäftigte, aber auch externe Geschäftspartner/Dienstleister/Auftragnehmer und deren Beschäftigte?
  • Wie will ich darüber informieren? Informationen zu den Meldemöglichkeiten und dem Verfahren müssen klar und leicht zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmenswebseite und im Unternehmens-Intranet/Schwarzen Brett.
  • Wie gestaltet man das Hinweisgebersystem einerseits so, dass sich hinweisgebende Personen mit Meldungen nicht gleich an die externe Behörde oder gar an die Presse wenden, sondern den internen Kanal nutzen, aber andererseits auch so, dass es nicht zu von missbräuchlichen Beschwerden kommt?
  • Wie stelle ich Vertraulichkeit sicher? Das ist z. B. bei einem Meldekanal per E-Mail schwierig, da nicht einmal der IT-Administrator auf eine solche E-Mail Zugriff haben dürfte.
  • Wer soll zuständig sein für die Entgegennahme der Hinweise? Wer hat Zugriffsrechte für die Bearbeitung von Beschwerden? Wie und durch wen werden Beschwerden nach dem Eingang weiterbearbeitet? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Haus an verschiedenen möglichen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter darum kümmert – dies wäre mit dem Vertraulichkeitserfordernis nicht vereinbar.
  • Sind die Personen im Unternehmen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig sein werden, unabhängig?
  • Ist die Person, die die Aufgaben der internen Meldestelle wahrnimmt „fachkundig“? Was dies konkret bedeutet, sagt das Gesetz nicht. Eine gewisse “juristische Expertise” sollte vorhanden sein.
  • Benötigen diese Personen eine Schulung?
  • Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person?
  • Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden?
  • Soll im Unternehmen eine eigenständige Softwarelösung eingesetzt werden?
  • Wie wird die Bearbeitung der Vorgänge dokumentiert?
  • Sind die Personalabteilungen auf die Beweislastumkehrregeln vorbereitet?
  • Werden die Gründe für arbeitsrechtliche Sanktionen ausreichend dokumentiert?
  • Wie ist das Vorgehen bei anonymen Meldungen?
  • Wurden datenschutzrechtliche Fragen mit den Datenschutzbeauftragten geklärt?
  • Wurden der Betriebs-/Personalrat einbezogen, auch für die Kommunikation über das Hinweisgebersystem?

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

  • Es müssen sowohl schriftliche als auch mündliche Hinweise erfasst sein, auf Ersuchen einer hinweisgebenden Person auch im Wege einer physischen Zusammenkunft.
  • Die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person muss gewahrt bleiben. Ob vor diesem Hintergrund ein Meldeweg per E-Mail ausreicht, ist fraglich. Zumindest sind sehr eingeschränkte Zugriffsrechte notwendig.
  • Die Hinweismöglichkeit muss für alle Personen eröffnet sein, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen – d. h. eigene Beschäftigte, aber auch externe Geschäftspartner/Dienstleister/Auftragnehmer und deren Beschäftigte.
  • Innerhalb von sieben Tagen muss eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über den Eingang des Hinweises erfolgen.
  • Informationen zu den Meldemöglichkeiten und dem Verfahren müssen klar und leicht zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmenswebseite und im Unternehmens-Intranet/Schwarzen Brett.
  • Alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes (DSGVO) sind einzuhalten. Die Datenschutzkonferenz hat hierzu Hinweise veröffentlicht.
  • Meldebeauftragte müssen innerhalb von drei Monaten nach Übermittlung der Meldung Folgemaßnahmen ergreifen und der hinweisgebenden Person hierzu Rückmeldung geben.
  • Dokumentation für grundsätzlich zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, anschließend Löschung, es sei denn die längere Aufbewahrung ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen Vorschriften erforderlich und verhältnismäßig
  • Ggf. kann externe Unterstützung hilfreich sein. Vor allem für kleinere Unternehmen mit Beschäftigtenzahlen zwischen 50 und 249 Beschäftigten werden wahrscheinlich Möglichkeiten für unternehmensexterne Meldestellen (z. B. Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin, Ombudsperson) eröffnet werden.
  • Bei der Einführung eines neuen bzw. bei der Änderung bestehender Hinweisgebersysteme ist der Betriebsrat zu beteiligen.
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der Handelskammer Bremen – IHK für Bremen und Bremerhaven sind ein ‎Service für unsere Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine anwaltliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.‎