GmbH und UG können online gegründet werden
GmbH und UG können online gegründet werden
Ab dem 1. August 2022 können eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) auch online gegründet werden (Informationen zur Gründung finden Sie unter diesem Link: Gründung einer GmbH). Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar erfolgen, auch vom Ausland aus. Dies gilt ebenfalls für bestimmte notarielle Anmeldungen zum Handelsregister, für die das Online-Verfahren zugelassen wurde.
Das virtuelle Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.
Das virtuelle Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.
Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) hat die Online-Gründung ermöglicht. Ab dem 01. August 2023 sind ergänzend zu den bisherigen Kapitaleinlagen durch das „Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG) auch Online-Gründungen mit ausschließlicher oder teilweiser Sacheinlage möglich.
Um den neuen Online-Service nutzen zu können, muss man sich allerdings zunächst auf dem Portal der Bundesnotarkammer registrieren. Diese betreibt dazu ein Videokommunikationssystem. Damit das funktioniert, braucht der Nutzer einen Internetzugang, einen Laptop oder ein Tablet mit Kamera und Mikrofon sowie ein Smartphone, das mit einer App den Ausweis auslesen kann. Als Ausweis akzeptiert werden dabei folgende Papiere:
- ein deutscher elektronischer Personalausweis (Ausstellung ab dem 2. August 2021, da erst nach diesem Termin ausgestellte Dokumente das Auslesen des Lichtbildes ermöglichen)
- ein gültiger Reisepass, sofern die Identifizierung mittels des Personalausweises nicht möglich ist
- neben deutschen Reisepässen werden grundsätzlich auch ausländische Reisepässe akzeptiert
- eine deutsche eID-Karte für EU/EWR-Ausländer
- elektronische Identifizierungsmittel anderer Mitgliedstaaten, wenn diese einem hohen Sicherheitsniveau entsprechen
- ein elektronischer Aufenthaltstitel für Drittstaatsangehörige (Ausstellung ab dem 2. August 2021, da erst nach diesem Termin ausgestellte Dokumente das Auslesen des Lichtbildes ermöglichen)
Alle Papiere müssen für diese Online-Ausweisfunktion freigeschaltet und die PIN bekannt sein. Die Unterschriften werden durch qualifizierte elektronische Signaturen ersetzt.
Das Online-Verfahren erfasst die notarielle Beurkundung der Satzung und die bei der Gründung gefassten Beschlüsse. Gemischte Beurkundungen sind zulässig. Konkret bedeutet das, dass ein Gesellschafter zum Beispiel beim zuständigen Notar sitzt, während ein anderer Gesellschafter gleichzeitig über das Videokommunikationssystem teilnimmt.
Identifizierung der Beteiligten mit eID
Die sichere Identifizierung der Beteiligten durch den Notar ist die Voraussetzung für die Nutzung des Videokommunikationssystems. Sie erfolgt über ein zweistufiges Verfahren.
In der ersten Stufe ist die Identifizierung mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) vorgesehen. Geeignet dafür sind die drei derzeit verfügbaren deutschen eIDs:
In der ersten Stufe ist die Identifizierung mittels eines elektronischen Identitätsnachweises (eID) vorgesehen. Geeignet dafür sind die drei derzeit verfügbaren deutschen eIDs:
- deutscher Personalsauweis mit eID-Funktion für deutsche Staatsangehörige
- eID-Karte für Staatsangehörige anderer EU/EWR-Mitgliedstaaten
- elektronischer Aufenthaltstitel mit eID-Funktion für Angehörige von Drittstaaten
Zugelassen sind auch von einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellte eID, wenn diese nach Art. 9 eIDAS-VO notifiziert sind und dem Sicherheitslevel „hoch“ i.S.v. Art. 8 Abs. 2 Buchst. C eIDAS-VO entsprechen.
Keine tauglichen Identifizierungsmittel sind dagegen Deutsche oder ausländische Reisepässe oder Ausweise von Drittstaaten (z.B. Schweiz, Vereinigtes Königreich oder USA).
In der zweiten Stufe muss der Notar das Erscheinungsbild jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild abgleichen, es sei denn, der jeweilige Beteiligte ist dem Notar persönlich bekannt. Dazu wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen. Der Auslesevorgang erfolgt über das Videokommunikationssystem. Die Beteiligten benötigen dazu ein Smartphone als Auslesegerät, sowie eine App zum Auslesen, die von der Bundesnotarkammer kostenlos bereitgestellt wird. Nicht zugelassen ist ein Video-Ident-Verfahren, bei dem der Ausweis zur Übermittlung des Lichtbildes per Webcam gefilmt wird.
Keine tauglichen Identifizierungsmittel sind dagegen Deutsche oder ausländische Reisepässe oder Ausweise von Drittstaaten (z.B. Schweiz, Vereinigtes Königreich oder USA).
In der zweiten Stufe muss der Notar das Erscheinungsbild jedes Beteiligten mit dessen elektronisch übermitteltem Lichtbild abgleichen, es sei denn, der jeweilige Beteiligte ist dem Notar persönlich bekannt. Dazu wird das Lichtbild aus dem Chip eines NFC-fähigen Personalausweises oder Reisepasses ausgelesen. Der Auslesevorgang erfolgt über das Videokommunikationssystem. Die Beteiligten benötigen dazu ein Smartphone als Auslesegerät, sowie eine App zum Auslesen, die von der Bundesnotarkammer kostenlos bereitgestellt wird. Nicht zugelassen ist ein Video-Ident-Verfahren, bei dem der Ausweis zur Übermittlung des Lichtbildes per Webcam gefilmt wird.
Kann der Notar das Online-Verfahren ablehnen?
Der Notar soll die Beurkundung mittels Videokommunikation ablehnen, wenn er die Erfüllung seiner Amtspflichten auf diese Weise nicht gewährleisten kann, insbesondere wenn er sich auf diese Weise keine Gewissheit über die Person eines Beteiligten verschaffen kann oder er Zweifel an der erforderlichen Rechtsfähigkeit oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten hat.
Wie funktioniert die Online-Beglaubigung?
Auch die Beglaubigung wird nur über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer abgewickelt. Die oben genannten technischen Anforderungen und die Anforderungen an die zweistufige Identifizierung gelten entsprechend.
Die Handelsregisteranmeldung wird in der Videokonferenz von den Beteiligten mit einer elektronischen Signatur unterschrieben, die das Videokommunikationssystem zur Verfügung stellt. Der Notar beglaubigt dann die qualifizierte elektronische Signatur. Über die Online-Beglaubigung erstellt der Notar ein einfaches elektronisches Zeugnis.
Die Handelsregisteranmeldung wird in der Videokonferenz von den Beteiligten mit einer elektronischen Signatur unterschrieben, die das Videokommunikationssystem zur Verfügung stellt. Der Notar beglaubigt dann die qualifizierte elektronische Signatur. Über die Online-Beglaubigung erstellt der Notar ein einfaches elektronisches Zeugnis.
One-Stop-Shop wird ausgebaut
Das DiRUG sorgt außerdem für den Ausbau des Unternehmensregisters als „One-Stop-Shop“ für Unternehmensinformationen sowie für die Abschaffung von Gebühren für die Recherche im Handelsregister und für neue Bekanntmachungsregeln.
Das Unternehmensregister wird so zur zentralen Einreichungsstelle für offenlegungspflichtige Gesellschaften. Bislang müssen die Unterlagen, die im Zuge der Rechnungslegung veröffentlicht werden müssen, elektronisch beim Bundesanzeiger eingereicht und dann dort bekannt gemacht werden. Erst dann wurden sie an das Unternehmensregister übermittelt.
Diese Doppelung fällt also zukünftig weg. Die Unterlagen werden zwar weiterhin beim Bundesanzeiger-Verlag eingereicht, denn der führt nach wie vor das Unternehmensregister. Neu ist aber, dass die Bekanntmachung entfällt, weil die Daten direkt in das Unternehmensregister eingestellt werden. Das ist gebührenpflichtig und erfordert eine Registrierung und Identifizierung beim Unternehmensregister.
Was kostet das notarielle Online-Verfahren?
Für das Beurkundungsverfahren über das Videokommunikationssystems wird eine Auslagenpauschale i.H.v. 25 Euro, für die Beglaubigung 8 Euro erhoben. Für die Beglaubigung mehrerer qualifizierter elektronischer Signaturen in einem einzigen Beglaubigungsvermerk, wird die Auslagenpauschale nur einmal erhoben.
Hinzu kommen die Notargebühren, die auch bei einem Präsenztermin beim Notar für die Beurkundung der Gründungsurkunde und die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz entstehen. Weitere Informationen und FAQ finden Sie auf der Seite der Bundesnotarkammer.
Die neuen Regelungen gelten ab dem Geschäftsjahr 2022
Die geänderten Regelungen für die Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen gelten für das nach dem 31. Dezember 2021 begonnene oder beginnende Geschäftsjahr. Die offenlegungspflichtigen Unterlagen können unter https://www.unternehmensregister.de kostenlos aufgerufen werden.
Gebührenfrei wird der Abruf von Daten oder Dokumenten aus dem Handels-, Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister. Dafür wird den registrierten Unternehmen eine Bereitstellungsgebühr auferlegt, die neben den Gebühren für die Eintragungen im Register anfällt.
Das Portal „www.handelsregisterbekanntmachungen.de“ wird abgeschafft. Eintragungspflichtige Tatsachen gelten künftig als bekannt gemacht, wenn die Eintragung erstmalig über das jeweilige elektronische Register zugänglich gemacht wird. Dies gilt auch für bekanntzumachende Informationen, etwa über die Einreichung der Liste der Aufsichtsratsmitglieder nach § 52 GmbHG. Mit dem Ablauf des Tages der Eintragung oder der Registerbekanntmachung gilt die Eintragung als bekannt.
Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) sieht unter anderem vor, dass Unternehmen ihre Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte an das Unternehmensregister zur Offenlegung zu übermitteln haben. Die Bundesanzeiger Verlag GmbH bietet über seinen YouTube Kanal Informationsvideos an.