Homeoffice und mobiles Arbeiten: Häufige Fragen und ihre Antworten

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen. Sollten Sie weitere Fragen zum Thema haben, wenden Sie sich gerne an die Ansprechpartner.

Juristisch wird zwischen Telearbeit und dem mobilen Arbeiten unterschieden. Der Begriff „Homeoffice“ wird uneinheitlich verwendet. Eine gesetzliche Definition existiert hierzu bisher noch nicht. Umgangssprachlich versteht man unter dem Begriff „Homeoffice“ das Arbeiten außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte.

Nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbstättV) ist ein Telearbeitsplatz ein „vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“ (Paragraf 2 Absatz 7 ArbStättV). Dabei hat der Arbeitgeber die benötigte Büroausstattung nebst erforderlichen Arbeitsmitteln und Telekommunikationseinrichtungen im Privatbereich der Beschäftigten bereitzustellen und zu installieren.

Davon abzugrenzen ist das mobile Arbeiten, das in der Praxis viel häufiger Anwendung finden dürfte. Darunter versteht man das ortsungebundene Arbeiten ohne Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes. Der Arbeitnehmer kann somit sowohl von zu Hause als auch von anderen Orten seine Arbeitsleistung erbringen.

Durch die Einführung von „Homeoffice“ kann die Vereinbarkeit von familiären und privaten Verpflichtungen mit dem Beruf gestärkt werden. Durch entfallende Arbeitswege werden Zeit, Geld, Verkehr und negative Umwelteinflüsse eingespart. Damit hat das Arbeiten im „Homeoffice“ nicht nur für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen positiven Effekt, sondern auch für die Gesellschaft.

Arbeitgeber profitieren in der Regel von einer höheren Mitarbeiterbindung und einer größeren Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Zudem kann die Einführung von „Homeoffice“ auch zur Kostenreduzierung bei der betrieblichen Infrastruktur beitragen, da hierdurch insbesondere Bürofläche eingespart werden kann.

Als Risiko für Unternehmen wird häufig die entfallende persönliche Kontrolle von Arbeitszeiten und -leistungen genannt. Arbeitnehmer fürchten zum Teil, dass sich die Grenzen zwischen beruflichen und privaten Interessen vermischen. Damit mobiles Arbeiten ein Erfolg wird, ist zunächst Vertrauen und Flexibilität bei Arbeitnehmern und Arbeitgeber notwendig. Darüber hinaus muss mobiles Arbeiten vielfach von Führungskräften und Mitarbeitern erlernt werden. Arbeits- und Führungstechniken werden beispielswiese durch spezialisierte Beratungsunternehmen geschult.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeiten im „Homeoffice“. Etwas anders kann sich jedoch aus einer Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.
Umgekehrt sind Arbeitnehmer auch nicht verpflichtet, ins „Homeoffice“ zu wechseln.

Prinzipiell gelten die durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag festgelegten Arbeitszeitregelungen im „Homeoffice“ fort. Auch hier muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die gesetzlichen Arbeitsschutzvorschriften und Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Demnach finden auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur werktäglichen Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit im „Homeoffice“ Anwendung. Hierauf sollte der Arbeitgeber hinweisen und ein entsprechendes betriebliches Zeiterfassungssystem installieren. Eine Besonderheit gilt bei Feiertagen: Befindet sich der Arbeitsort und der Unternehmenssitz des Arbeitgebers in unterschiedlichen Bundesländern, gelten bei Feiertagen die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse am Arbeitsort.

Auch im „Homeoffice“ müssen die datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden. So muss der Arbeitgeber angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um einen Datenschutzverstoß zu vermeiden. Welche Maßnahmen dies im Einzelfall sind, hängt unter anderem davon ab, welche IT-Geräte im „Homeoffice“ genutzt werden und welche Datenkategorien jeweils betroffen sind. Denkbar wäre es, dass der Arbeitsplatz im „Homeoffice“ mit Hilfe einer sicheren Netzwerkverbindung, zum Beispiel über Virtual Private Network (VPN), an das Unternehmen angebunden ist oder den Mitarbeitern die Mitnahme von besonders sensiblen Daten ins „Homeoffice“ untersagt wird.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber ihren Beschäftigten die technische Hardware für das „Homeoffice“ zur Verfügung stellen, um den technischen Zustand der Geräte, zum Beispiel bei Virenscanner und Firewall, im Griff zu haben. Neben der technischen Ausstattung, die bevorzugt vom Unternehmen gestellt werden sollte, schützen auch die Verhaltensweisen der Arbeitnehmer vor dem unberechtigten Zugriff Dritter auf sensible Daten. Virenscanner und Firewall sollten aktuell sein, Daten im Optimalfall nur innerhalb des Virtual Private Network (VPN) verarbeitet werden. Der Computer ist beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Für ausgedruckte Daten sollte ein abschließbarer Schrank zur Verfügung stehen. Um die datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherzustellen ist es empfehlenswert, dass die Unternehmen mit ihren Mitarbeitern eine entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarung treffen.

Ein Unfall im Homeoffice kann als Arbeitsunfall im Sinne der gesetzlichen Unfallversicherung anerkannt werden, wenn er sich infolge einer versicherten Tätigkeit ereignet (§ 8 Abs. 1 SGB VII). Seit der Gesetzesänderung vom 18.06.2021 besteht Versicherungsschutz im Homeoffice grundsätzlich in gleichem Umfang wie bei Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte (§ 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII). ZU prüfen sind daher immer folgende tatbestände:

Versicherte Tätigkeit: Der Unfall muss während einer Tätigkeit erfolgen, die objektiv dem Unternehmen dient und arbeitsvertraglich geschuldet ist. Maßgeblich ist die sogenannte Handlungstendenz: Der Beschäftigte muss zum Unfallzeitpunkt eine unternehmensdienliche Verrichtung ausüben.
Unfallbegriff: Es muss ein zeitlich begrenztes, von außen auf den Körper einwirkendes Ereignis vorliegen, das zu einem Gesundheitsschaden führt (§ 8 Abs. 1 S. 2 SGB VII).
Abgrenzung zu privaten Tätigkeiten: Kein Versicherungsschutz besteht bei rein privaten, eigenwirtschaftlichen Handlungen (z. B. private Einkäufe, Spaziergänge, Haushaltsführung). Bei gemischten Tätigkeiten ist entscheidend, ob die Handlung auch ohne privaten Zweck vorgenommen worden wäre.
Besonderheiten im Homeoffice: Versichert sind auch Wege im eigenen Haushalt zur Toilette, zur Nahrungsaufnahme und zum Drucker/Fax, sofern diese im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Der Weg aus dem Homeoffice zur Kita ist ebenfalls versichert (§ 8 Abs. 2 Nr. 2a SGB VII).

Der Meinungsstand läßt sich wie folgt umreißen:
In der Literatur und den Kommentaren wird die Gleichstellung von Homeoffice und Betriebsstätte überwiegend befürwortet. Entscheidend ist die objektive Zuordnung der Tätigkeit zum Arbeitsverhältnis; private Tätigkeiten sind ausgeschlossen. Die Rechtsprechung entwickelt sich fortlaufend, jeder Einzelfall ist gesondert zu bewerten. Das Bundessozialgericht und die Instanzgerichte bestätigen, dass die Handlungstendenz und der innere Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit maßgeblich sind.

So hat das Bundessozialgericht (BSG Urteil vom 21.3.2024 – B 2 U 14/21 R) entschieden, dass ein selbstständiger Busunternehmer, der im Homeoffice tätig war und durch eine Verpuffung im Heizkessel seines Hauses verletzt wurde, unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung steht. Hauptaspekt war, dass der Unfall in einem inneren sachlichen Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit stand. Dies ergibt sich aus der sogenannten "gespaltenen Handlungstendenz" des Klägers: Der Betrieb der Heizungsanlage diente nicht nur privaten Zwecken, sondern war auch erforderlich, um die Arbeitsbedingungen im Homeoffice (z. B. eine angemessene Raumtemperatur) sicherzustellen. Der sachliche Zusammenhang wurde trotz des privaten Ursprungs der Gefahr bejaht, da die Nutzung der Heizungsanlage dem Unternehmenszweck dienlich war. Dies könnte allerdings zu Kritik Anlass geben, da hier private Gefahren in den Verantwortungsbereich der gesetzlichen Unfallversicherung einbezogen werden, sodass das Risiko gewissermaßen auf die Versicherungsgemeinschaft oder den Arbeitgeber verlagert wird.

Ferner hat das Bundessozialgericht (BSG 2. Senat, Beschluss vom 04.11.2024 – B 2 U 66/24 B) klargestellt, dass die Anforderungen an die Darlegung eines Arbeitsunfalls, der sich im Homeoffice ereignet, nicht herabgesetzt werden. Insbesondere im Fall einer Virusinfektion muss der Zusammenhang zwischen der beruflichen Tätigkeit und der Infektionsgefahr durch Vollbeweis der relevanten Tatsachen erbracht werden. Hinsichtlich der Ursachenzusammenhänge genügt jedoch eine hinreichende Wahrscheinlichkeit, die über eine bloße Möglichkeit hinausgeht. Es wird also keine Beweiserleichterung gewährt, auch wenn die Feststellung der genauen Umstände des Unfalls erschwert ist.

Das Bundessozialgericht (BSG Urteil vom 8.12.2021 – B 2 U 4/21 R) hat ferner entschieden, dass der innerhäusliche Weg zur erstmaligen Aufnahme der beruflichen Tätigkeit im Homeoffice als versicherter Betriebsweg anzusehen ist. Konkret wurde festgestellt, dass ein Arbeitnehmer, der auf dem Weg von seinen Privat- bzw. Wohnräumen in das häusliche Büro stürzt, unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung steht, sofern der Weg im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht. Dies gilt insbesondere dann, wenn der häusliche Arbeitsplatz die Hauptarbeitsstätte des Beschäftigten darstellt.

Auch im „Homeoffice“ ist eine gute Teamarbeit wichtig. Neben der richtigen kollaborativen Software, zum Beispiel Videotelefonie mit Chat-Funktion, einem gemeinsamen Datenspeicher oder digitalen Schichtplänen, ist Kommunikation und regelmäßiger Austausch mindestens genauso wichtig wie im Büro. Regelmäßige digitale Teamkonferenzen helfen beispielsweise dabei, einen guten Überblick über Projektstände und die Arbeit der anderen zu behalten. Digitale Kaffeepausen können den Smalltalk in der Kaffeeküche des Büros ersetzen. Grundsätzlich aber gilt: Die Arbeit im „Homeoffice“ sollte vorbereitet und geplant ablaufen. Spezialisierte Berater unterstützen bei der Einführung und der Umsetzung sowie bei der Führung virtueller Teams.

Bei der Telearbeit gelten, wie im Büro, grundsätzlich die Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung. Danach hat der Arbeitgeber einer Gefährdung des Arbeitnehmers durch eine Prüfung des häuslichen Arbeitsplatzes vorzubeugen. Da der Arbeitgeber kein generelles Zutrittsrecht zur häuslichen Wohnung seiner Mitarbeiter hat, empfiehlt sich für den Arbeitgeber ein entsprechendes vertragliches Zutrittsrecht. Beim mobilen Arbeiten ist die Arbeitsstättenverordnung nicht anwendbar. Dennoch ist auch hier nach dem Arbeitsschutzgesetz grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung für den mobilen Arbeitsplatz vorzunehmen.

Grundsätzlich sollten Auszubildende nicht im „Homeoffice“ arbeiten. § 14 Absatz 1 Nummer 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) regelt, dass der Ausbilder den Auszubildenden selbst auszubilden hat. Dafür müssen sowohl der Ausbilder als auch der Auszubildende regelmäßig in der Ausbildungsstätte anwesend sein, um Arbeitsabläufe zu erlernen oder Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. In Ausnahmefällen wie der Corona-Pandemie ist es denkbar, einen Auszubildenden auch ins „Homeoffice“ zu entlassen, wenn dies betrieblich möglich ist.

Die nachträgliche schriftliche Regelung von Homeoffice ist aus arbeitsrechtlicher Sicht dringend zu empfehlen, wenn bislang keine vertraglichen oder kollektivrechtlichen Vereinbarungen bestehen. Die Arbeitsleistung richtet sich grundsätzlich nach dem Arbeitsvertrag, einschlägigen Tarifverträgen oder bestehenden Betriebsvereinbarungen; einseitig kann der Arbeitgeber Homeoffice weder anordnen noch beenden, sofern keine entsprechende Regelung existiert.

Homeoffice kann durch individualvertragliche Zusatzvereinbarung oder – je nach Unternehmensgröße – durch Betriebsvereinbarung geregelt werden, § 77 BetrVG. In der Homeoffice-Vereinbarung sollten insbesondere Arbeitszeit, Arbeitsumfang, auszuübende Tätigkeiten, Erreichbarkeiten, Datenschutz, Arbeitsschutz und Kostentragung klar geregelt werden. Auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (§§ 3, 4, 5, 9 ArbZG) sind zu berücksichtigen.

Meinungsstand:
Die herrschende Meinung in Literatur und Rechtsprechung betont, dass Homeoffice grundsätzlich einer Vereinbarung bedarf; ein Anspruch auf Homeoffice besteht nicht, ebenso wenig eine einseitige Anordnungsmöglichkeit durch den Arbeitgeber (Ausnahme: pandemiebedingte Sonderregelungen, die inzwischen ausgelaufen sind).
Wird Homeoffice ohne schriftliche Vereinbarung dauerhaft praktiziert und vom Arbeitgeber widerspruchslos hingenommen, kann dies im Einzelfall zu einer konkludenten Vertragsänderung führen.
Betriebsvereinbarungen sind schriftlich abzuschließen und gelten unmittelbar und zwingend, § 77 BetrVG.
Die aktuelle Rechtsprechung bestätigt, dass bei fehlender Regelung der Arbeitgeber grundsätzlich den Arbeitsort nach billigem Ermessen bestimmen kann (§ 106 GewO), aber Homeoffice nicht einseitig anordnen oder beenden darf, wenn eine entsprechende Vereinbarung besteht oder konkludent entstanden ist.

Fazit: Unternehmen sollten fehlende Homeoffice-Regelungen durch schriftliche Vereinbarungen (individual- oder kollektivrechtlich) nachholen und dabei alle wesentlichen Bedingungen klar festlegen, um Rechtssicherheit für beide Seiten zu schaffen

Die Kosten für den Arbeitsplatz im Homeoffice trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer selbst, sofern keine anderweitige Vereinbarung mit dem Arbeitgeber besteht. Steuerlich können diese Kosten unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, insbesondere nach § 9 Abs. 5 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG.

Steuerliche Regelungen im Überblick:
Häusliches Arbeitszimmer: Aufwendungen (z. B. Miete, Strom, Ausstattung) sind abziehbar, wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht; der Abzug ist dann auf 1.250 € pro Jahr begrenzt. Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, sind die Kosten unbegrenzt abziehbar.
Homeoffice-Pauschale: Alternativ können Arbeitnehmer seit VZ 2023 eine Tagespauschale von 6 € pro Tag, maximal 1.260 € pro Jahr, geltend machen, wenn sie überwiegend zuhause arbeiten; ein separates Arbeitszimmer ist hierfür nicht erforderlich.
Abgrenzung: Eine private Mitnutzung des Arbeitszimmers schließt den steuerlichen Abzug aus; die Nutzung muss nahezu ausschließlich beruflich erfolgen.
Berechnung: Die anteiligen Kosten werden nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur Gesamtwohnfläche berechnet; direkt zuordenbare Aufwendungen (z. B. Ausstattung) werden zusätzlich berücksichtigt.
Arbeitgeberleistungen: Übernimmt der Arbeitgeber Kosten (z. B. stellt er Ausstattung oder zahlt Mietzuschüsse), sind diese regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern keine steuerfreien Zuschüsse nach § 3 Nr. 50 EStG vorliegen.

Meinungsstand:
Literatur und Kommentare: Die steuerliche Absetzbarkeit ist an strenge Voraussetzungen geknüpft und wird in der Praxis oft durch die Homeoffice-Pauschale vereinfacht.
Finanzverwaltung: Die Verwaltung folgt den gesetzlichen Vorgaben und den Auslegungen der BFH-Rechtsprechung, insbesondere zur Frage des „anderen Arbeitsplatzes“ und zur Berechnung der abziehbaren Kosten.
Rechtsprechung: Der BFH verlangt eine nahezu ausschließliche berufliche Nutzung und prüft, ob ein anderer Arbeitsplatz tatsächlich und zumutbar zur Verfügung steht.

Fazit: Die Kosten für das Homeoffice trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer, kann sie aber steuerlich absetzen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Homeoffice-Pauschale bietet eine vereinfachte Abzugsmöglichkeit, während für das häusliche Arbeitszimmer strengere Anforderungen gelten

In einer Checkliste zum Thema Hybrides Arbeiten zeigt Ihnen das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA), was Sie sonst noch alles bei den neuen Arbeitsmodellen beachten müssen.

Weiterführende Links:

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG)

Bundesministerium für Arbeit und Soziales BMAS

Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend BM

Siebtes Sozialgesetzbuch SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung