Dokumentationspflichten

Seit 2015 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn, der zum Beginn des Jahres 2019 auf 9,19 EUR angehoben wurde. Am 1. Januar 2020 wird der Mindestlohn auf 9,35 Euro steigen. Mit dem Mindestlohngesetz wurden bestimmte Dokumentationspflichten für Arbeitgeber geschaffen: In einigen Wirtschaftsbereichen sind Arbeitgeber nun verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb einer bestimmten Frist zu erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

In diesem Merkblatt erklären wir, wen die Aufzeichnungspflichten treffen, wie die Aufzeichnungen zu führen sind und welche Sanktionen bei einer Verletzung der Aufzeichnungspflichten drohen. 

Wen trifft die Aufzeichnungspflicht?

Die Aufzeichnungspflicht trifft im Ausgangspunkt diejenigen Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmer in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen. Diese Wirtschaftsbereiche bzw. Wirtschaftszweige sind:
  • das Baugewerbe,
  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • das Personenbeförderungsgewerbe,
  • das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe,
  • das Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • das Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • die Fleischwirtschaft und
  • das Prostitutionsgewerbe.
Zudem besteht die Pflicht auch für Entleiher, die Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem dieser Wirtschaftszweige beschäftigen.
In Zweifelsfällen entscheidet die jeweilige Krankenkasse oder – bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen – die Minijob-Zentrale, welchem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig eine Beschäftigung zuzuordnen ist.

Was muss in welcher Form aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers. Die exakte Lage und Dauer von Pausen muss nach dem Gesetzeswortlaut zwar nicht aufgezeichnet werden; es kann sich aber anbieten, auch diese zu erfassen, da sich dann die Dauer der Arbeitszeit genauer nachvollziehen lässt.
In Fällen, in denen die Arbeitszeit der Arbeitnehmer nach bestimmten Planungen – beispielsweise in einem wöchentlichen Einsatzplan – geregelt ist, kann die Dokumentation anhand dieser Pläne erfolgen.
Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung kann daher sowohl schriftlich als auch elektronisch geführt werden, beispielweise mittels Stundenzetteln, Stempelkarten, einer elektronischen Tabellenkalkulation oder eines Zeiterfassungssystems. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeiten auch seinen Arbeitnehmern überlassen, muss dann aber die Dokumentation überwachen und insbesondere die gemachten Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Das Risiko einer fehlerhaften Dokumentation, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen kann, trägt der Arbeitgeber.
Zum Mindestlohngesetz wurden einige Verordnungen erlassen, die die Dokumentationspflichten teilweise einschränken. Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) muss lediglich die tägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden, soweit Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt werden, sie keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) lässt die Dokumentationspflicht für Arbeitnehmer entfallen, deren verstetigtes regelmäßiges Bruttomonatsentgelt über 2.958 EUR liegt; die Grenze liegt bei 2.000 EUR, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat, wobei Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt unberücksichtigt bleiben. Die Dokumentationspflichten gelten ebenfalls nicht mehr für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, für vertretungsberechtigte Organe einer juristischen Person oder deren Mitglieder (also beispielsweise GmbH-Geschäftsführer und Vorstände eines Aktiengesellschaft) sowie für vertretungsberechtigte Gesellschafter einer rechtsfähigen Personengesellschaft (wie der GbR oder oHG). Der Arbeitgeber muss lediglich die Unterlagen bereithalten, die die genannten Voraussetzungen belegen.
Wichtig: Die Pflichten des Arbeitgebers aus § 16 Abs. 2 ArbZG bleiben in jedem Fall unberührt. Der Arbeitgeber ist nach dieser Norm verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Abs. 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Was ist zu beachten?
  1. Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
  2. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
  3. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.
  4. Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
  5. Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Weitere Informationen

Welche Fristen sind zu beachten?

Die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages anzufertigen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem dokumentierten Arbeitstag.

Welche Sanktionen drohen bei der Verletzung der Aufzeichnungspflichten?

Gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 17 Abs. 1 S. 1, auch in Verbindung mit Satz 2, eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Die Einhaltung der Dokumentationspflichten kontrolliert der Zoll.

Bitte beachten Sie, dass dieses Merkblatt nur einen groben Überblick geben kann. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für Richtigkeit und Vollständigkeit nicht übernommen werden.