Befreiung von der elektronischen Betriebsprüfung: Wichtige Informationen für Arbeitgeber

Die Möglichkeit der Befreiung von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) stellt Arbeitgebern eine wertvolle Übergangslösung zur Verfügung. Diese Option bleibt noch bis zum 31. Dezember 2026 verfügbar, insbesondere für Unternehmen, die momentan nicht über die notwendigen technischen oder finanziellen Mittel verfügen, um die Anforderungen der euBP zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen zur Antragstellung, den anerkannten Befreiungsgründen sowie den Verpflichtungen trotz erteilter Befreiung.

Hintergrund der euBP-Verpflichtung

Im Januar 2012 wurde im Vierten Sozialgesetzbuch die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung im Rahmen der bis dahin freiwilligen euBP geschaffen. Dies ermöglichte neben dem Einreichen von Papierdokumenten auch die digitale Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten an die Rentenversicherung. Seit dem 1. Januar 2023 ist es nun verpflichtend, die für die Betriebsprüfung nötigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln.
Es besteht jedoch als Arbeitgeber die Möglichkeit, einen Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung zu stellen, solange dieser für die Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 eingereicht wird.

Antragstellung zur euBP-Befreiung

Um eine Befreiung von der euBP zu beantragen, sind folgende Schritte erforderlich:
  1. Formloser Antrag: Richten Sie einen formlosen Antrag an die zuständige Betriebsprüfungsstelle der Deutschen Rentenversicherung.
  2. Firmendetails: Geben Sie in Ihrem Antrag Ihren Firmennamen sowie Ihre Betriebsnummer an.
  3. Begründung: Legen Sie die Gründe für Ihren Befreiungsantrag dar.
Steuerberater haben die Möglichkeit, für mehrere Mandanten gleichzeitig eine Befreiung zu beantragen. Hierfür genügt ein Schreiben mit einer Liste der betreffenden Betriebsnummern.

Anerkannte Befreiungsgründe

Für die Antragstellung sind insbesondere folgende Gründe anerkannt:
  • Fehlen der erforderlichen euBP-Software zur Entgeltabrechnung
  • Unzureichende finanzielle Mittel für ein notwendiges euBP-Update

Verpflichtungen bei erteilter Befreiung

Auch bei einer erteilten Befreiung von der euBP bleibt die Pflicht bestehen, bestimmte Unterlagen digital bereitzustellen. Diese sind in § 8 Absatz 2 BVV aufgeführt und müssen gegenwärtig über etablierte Kommunikationswege wie E-Mail oder Cryptshare übermittelt werden.

Hinweis zur Betriebsprüfung vor Ort

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Befreiung von der euBP nicht automatisch eine Betriebsprüfung vor Ort ausschließt. Diese bleibt in der Regel bestehen, außer es ergeben sich aus den elektronisch übermittelten Daten keine weiteren Fragen oder Prüfungspunkte.

Prozess der elektronischen Datenübermittlung und deren Verwaltung

Die von der Rentenversicherung angeforderten elektronischen Daten der Entgeltabrechnung werden ausschließlich für die Betriebsprüfung verwendet. Der Arbeitgeber erhält von der Rentenversicherung eine elektronische Annahmebestätigung. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Daten automatisch gelöscht, worüber der Arbeitgeber eine elektronische Quittung erhält. Zu beachten ist auch, dass die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung nach wie vor freiwillig erfolgt.

Abschließende Bemerkungen

Die Möglichkeit zur Befreiung von der euBP stellt eine gute Übergangslösung für Arbeitgeber dar, die derzeit nicht über die erforderlichen technischen oder finanziellen Ressourcen verfügen. Es ist ratsam, diese Option zu nutzen, wenn sie für Ihre Situation relevant ist. Gleichzeitig sollten Unternehmen darauf vorbereitet sein, künftig sämtliche Anforderungen der elektronischen Betriebsprüfung zu erfüllen.