Checkliste für die Gewinnung von Sponsoren

Ihr Projekt ist spannend und außergewöhnlich. Sie haben ein attraktives Angebot, das für Unternehmen interessant sein könnte. Genau dies gilt es, potenziellen Sponsoren deutlich zu machen.
Wichtig ist, dass Sie dazu ein schlüssiges Konzept vorlegen können. Sponsorenakquise ist ein langwieriges Geschäft, das Ihnen keiner abnehmen kann. Sammeln Sie also überzeugende Argumente und stellen Sie Ihr Vorhaben möglichst deutlich dar. Und: Haben Sie viel Geduld!
Die folgenden Punkte können Ihnen bei der Sponsoringakquise helfen und Sie auf den anschließenden Umgang mit dem Sponsor vorbereiten.
1. Aufstellung eines schlüssigen Konzepts
Beginnen Sie langfristig mit der Sponsorensuche! Große Unternehmen entscheiden meistens einmal im Jahr über ihr Sponsoringbudget. Für die Projektplanung und Sponsorenanfrage sollten Sie also durchaus ein Jahr oder länger einplanen.
  • Stellen Sie einen Finanzplan auf: Welche Eigenleistung erbringen Sie? Welchen prozentualen Anteil soll ein Sponsor übernehmen?
  • Was genau soll gesponsert werden? Geht es um ein spezielles Projekt oder die Organisation an sich?
  • Benötigen Sie Geld, Sachmittel oder Unterstützung in Form einer Dienstleistung?
  • Was macht Ihr Projekt besonders?
  • Welche Vermarktungschancen bietet Ihr Projekt?
  • Welches besondere Angebot können Sie dem Sponsor machen? Was bekommt er nur bei Ihnen?
  • Wie viele Sponsoren suchen Sie? Gibt es eine Hierarchie (Hauptsponsor, Co-Sponsor, Medienpartner etc.)?
  • Gibt es eine bekannte Persönlichkeit, die Sie als Schirmherrin oder Schirmherr gewinnen können?
  • Welche Reichweite hat Ihre Idee (lokal, regional, national)?
  • Welchen Umfang soll das Sponsoring haben (Tage, Monate, Jahre)?
  • Ist das gewünschte Sponsoring realistisch?
  • Können Sie Sponsoren entsprechend betreuen (Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Flexibilität, reibungslose Umsetzung des Projektes)?
2. Wer ist der richtige Sponsor?
  • Welches Unternehmen passt zu Ihrem Projekt?
  • Welche Unternehmen engagieren sich bereits bei ähnlichen Projekten?
  • Welche Unternehmen besitzen eine Affinität zum Thema des Events?
  • Passt das Leitbild des Sponsors zur eigenen Philosophie?
  • Passt das Unternehmen zur Reichweite (lokal, regional, national)?
  • Recherchieren Sie über potentielle Unternehmen: Warum eignet sich gerade Ihr Projekt für diesen Sponsor?
  • Passen die verschiedenen Sponsoren zusammen? Vermeiden Sie es, konkurrierende Unternehmen zu akquirieren!
3. Vorstellung bei potentiellen Sponsoren
Berücksichtigen Sie, dass es sich um einen geschäftlichen Kontakt auf Augenhöhe handelt: Sie wollen Unterstützung und bieten dafür Öffentlichkeit!
  • Nutzen Sie bestehende Kontakte („Türöffner”, Schirmherrin oder Schirmherr, Mitarbeitende).
  • Suchen Sie die persönliche Ansprache. Gerade bei größeren Unternehmen lohnt es sich die0 Ansprechpersonen zu kennen.
  • Orientieren Sie sich an der Sprache des Unternehmens. Erklären Sie Fachwörter.
Eine Sponsoringanfrage ist wie eine Bewerbung! Verwenden Sie auf das Unternehmen zugeschnittene und kurze Anschreiben. Erstellen Sie eine professionelle Bewerbungsmappe:
  • Beschreibung der Idee (Wer? Was? Wo? Wie? Warum?).
  • Vorstellung des Projektes.
  • Historie der Veranstaltung (Zuschauerinnen und Zuschauer, Medienresonanz etc.).
  • Vorstellung der Organisation / des Veranstalters.
  • Presse / Medienaktivitäten der Organisation.
  • Zukünftig geplante Projekte.
  • Zielgruppen (realistisch erwartete Zuschauerzahl und -struktur).
  • Auflistung der benötigten Sponsorenleistung (Geld-, Sach-, Dienstleitungen) und gewünschter Finanzrahmen.
  • Ansprechpartner in Ihrer Organisation.
  • Kündigen Sie in Ihrem Anschreiben ein Nachfragen an und tun dies auch.
Machen Sie die von Ihnen erbrachte Gegenleistung für den Sponsor erkennbar. Nennen Sie (mögliche) Gegenleistungen:
  • Betonung der erlebnisorientierten Werbestrategie: Der Sponsor fällt auf.
  • Betonen Sie die Öffentlichkeit, die durch Ihr Projekt entsteht.
  • Angebot von „Nebenevents”.
  • exklusive Sponsorenveranstaltungen (für Kunden, Gäste und Mitarbeitende).
  • Logoplatzierungen.
  • Nennung Ihrer Organisation in der Unternehmenskommunikation des Sponsors.
  • Können Akteure Ihrer Organisation für Werbemaßnahmen nutzen?
  • Kann der Sponsor eine Promotion bei Ihnen durchführen?
  • Welche Vermarktungsmöglichkeiten bieten sich dem Sponsor?
  • Sichern Sie dem Sponsor Branchenexklusivität zu.
4. Während des Sponsorings
  • Halten Sie Sponsorenabsprachen ein.
  • Bestimmen Sie eine direkte und dauerhaft verfügbare Ansprechperson.
  • Halten Sie regelmäßigen Kontakt zum Sponsor. Informieren Sie ihn über den aktuellen Stand und eventuelle Veränderungen.
  • Laden Sie zu einem Sponsorenabend ein – das dient dem Kennenlernen der Sponsoren untereinander sowie ihrer Wertschätzung.
  • Schließen Sie einen schriftlichen Sponsoringvertrag!
5. Während des Events
  • Stellen Sie eine dauerhafte Sponsorenbetreuung sicher.
  • Betonen Sie den besonderen Eventcharakter.
  • Vorzugsbehandlung für die Sponsoren: persönliche Einladungen, Ehrenplätze, Sonderevents, Parkplätze etc.
  • Nennen Sie in der Eröffnungsansprache oder während Durchsagen die Sponsoren namentlich und danken Sie ihnen.
6. Nach dem Sponsoring
  • Nutzen Sie eine Nachbesprechung zur Kontaktpflege und Manöverkritik mit dem Sponsor.
  • Weisen Sie den Sponsor auf das nächste Projekt hin.
  • Dokumentieren Sie die umgesetzten Maßnahmen.
  • Gerade bei längerfristigen Projekten dient eine Dokumentationsmappe (Zuschauer, Presseerwähnungen etc.) als gutes Argument für ein weiteres oder späteres Sponsoring.
  • Stellen Sie eine Pressemappe für den Sponsor zusammen (diese kann auch für spätere Projekte verwendet werden).
  • Führen Sie eine Nachbesprechung mit Ihren Mitarbeitern durch - Was kann verbessert werden?