Freihändige Vergabe – Agentur für Veranstaltungen

Die Industrie- und Handelskammer Braunschweig plant für sechs Jahre, im Rahmen eines freihändigen Vergabeverfahrens, eine Agentur zu beauftragen, welche die gemeinsame Organisation, Planung und Durchführung des jährlichen IHK-Neujahrsempfang übernimmt. Veranstaltungen mit erhöhtem Planungs- und Koordinationsaufwand fallen ebenfalls darunter.

Allgemein

Die Industrie- und Handelskammer ist innerhalb ihres Kammerbezirks eine zentrale Anlaufstelle für den Austausch zwischen Politik, Wirtschaft, Wissenschaft sowie Institutionen. Sie schafft Vernetzung, Dialog und die Auseinandersetzung mit wirtschaftspolitischen Themen und Entwicklungen im Kammerbezirk der IHK Braunschweig.
Der IHK-Neujahrsempfang bringt bis zu 1.000 Personen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung, Verbänden, Hochschulen und weiteren Institutionen der Region zusammen. Als repräsentatives Veranstaltungsformat bietet er eine Plattform für persönliche Begegnungen, fachlichen Austausch und die gemeinsame Betrachtung wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Entwicklungen.
Zur Umsetzung des Neujahrsempfangs wird eine erfahrene Veranstaltungsagentur gesucht, die die Industrie- und Handelskammer Braunschweig bei der ganzheitlichen Planung, Konzeption und Durchführung der Veranstaltung unterstützt. Die Leistungen umfassen unter anderem die Entwicklung des Veranstaltungskonzepts, die Gestaltung des Bühnen- und Programmablaufs, die Planung der technischen und infrastrukturellen Anforderungen sowie die Koordination und Steuerung der beteiligten Gewerke und Dienstleister. Ebenfalls werden alle rechtlichen Anforderungen über die Agentur organisiert und gesteuert.
Mit diesem Vergabeverfahren werden geeignete Anbieter auf Grundlage der nachfolgenden Leistungsbeschreibung zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ziel ist die Gewinnung eines verlässlichen Partners, der gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer Braunschweig ein hochwertiges, professionelles und auf die Zielgruppen abgestimmtes Veranstaltungsformat realisiert. Mit dem ein entsprechender Rahmenvertrag abgeschlossen wird, innerhalb dessen ein Einzelabruf erfolgt.
Angebote sind per E-Mail Iza Redzepi zukommen zu lassen.

Zeitplan des Vergabeverfahrens

  • Zeitraum der Angebotsabgabe: 1. September 2026 bis 13. November 2026
  • Bekanntgabe der Vergabe: bis zum 11. Dezember 2026
  • Vertragslaufzeit: ab 1. Februar 2027 für sechs Jahre

Leistungsbeschreibung

Preisgestaltung

Die folgenden Positionen sind als verbindliches Angebot, mit einer transparenten Aufschlüsselung der Kostenpositionen, einzureichen:
  • Stundensatz einer Veranstaltungsleitung (Großveranstaltung)
  • Stundensatz einer Senior-Projektleitung
  • Stundensatz einer Projektleitung
  • Stundensatz einer Projektassistenz
  • Stundensatz einer Produktionsassistenz
  • Kosten für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes
  • Kosten für die Erstellung des Regieplans
  • Kosten für die Leitung der Live-Regie
  • Agenturgage inkl. Berechnung
  • Darstellung möglicher Zusatzkosten (weiterer Vergütungen)
  • Umgang mit Nachträgen und Änderungen im Projektverlauf
Es sind laufende Kostenrahmen für jede Veranstaltung zu erstellen, in denen alle Kostenpunkte transparent dargestellt sind. Der erste Kostenrahmen einer Veranstaltung ist bei Projektstart vorzustellen.

Ansprechperson

Es wird eine feste Projektleitung für die Veranstaltung benannt, welche alle Abstimmungen mit der IHK Braunschweig übernimmt. Mehrere Ansprechpersonen sind nicht erwünscht.
  • Verlässliche Erreichbarkeit während der Projektphase
  • Organisation regelmäßiger Abstimmungen
  • Transparenz Projektübergreifend

Veranstaltungskonzeption und kreative Weiterentwicklung

  • Erstellung eines übergeordneten Veranstaltungskonzepts auf Basis der Ziele und Zielgruppe der IHK Braunschweig
  • Beratung und Vorstellung möglicher Formate und Ablaufgestaltung
  • Entwicklung von Ideen für Bühnenprogramm und Veranstaltungserlebnis auf Basis der Ziele und Zielgruppe der IHK Braunschweig
  • Unterstützung bei der Auswahl von Künstlern, Moderation, Speakern oder weiteren Akteuren
  • Berücksichtigung des Corporate Designs und der Kommunikationszielen der IHK Braunschweig

Veranstaltungsplanung und Organisation

  • Entwicklung eines Projekt-, Ablauf-, Regie- und Zeitplänen
  • Organisation, Planung und Koordination relevanter Veranstaltungselemente
  • Organisation, Planung und Koordination externer Gewerke (z. B. Location, Catering, Ton- & Lichttechnik usw.)
  • Regelmäßige Updates über den Projektstand gegenüber der IHK Braunschweig
  • Vorbereitung und Durchführung von Abstimmungsterminen

Technische Planung und Infrastruktur

  • Planung und Koordination technischer Anforderungen (z. B. Ton, Licht, Bühne, Video, Streaming, Präsentationstechnik usw.)
  • Erstellung technischer Konzepte und Abstimmungen mit Dienstleistern
  • Planung und Koordination von Bühnenbild, Ausstattung und Veranstaltungsinfrastruktur
  • Planung und Koordination von Auf- und Abbauprozessen
  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs (aller Prozesse)

Gewerke- und Dienstleistersteuerung

  • Auswahl, Steuerung und Koordination externer Dienstleister und Gewerke
  • Schnittstelle zwischen Gewerken und Dienstleistern und der IHK Braunschweig
  • Einholung und Bewertung von Angeboten (Vergleiche müssen betrachtet werden)
  • Termin- und Qualitätskontrolle
  • Überwachung und Prüfung der Umsetzung vor Ort

Veranstaltungsdurchführung zum Veranstaltungstag

  • Veranstaltungs- und Projektleitung sind vor Ort
  • Leitung des Veranstaltungsablaufs gemäß Regieplan
  • Koordination aller beteiligten Partner während der Veranstaltung
  • Durchführung von kurzfristigen Anpassungen und Problemlösungen
  • Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Ablaufs

Rechtliche Anforderungen

  • Verantwortlichkeit dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben zur Ausrichtung der Veranstaltung erfüllt sind
  • Verantwortlichkeit für Veranstaltungs-, Sicherheits- und Arbeitsschutzanforderungen
  • Verantwortlichkeit für notwendige Genehmigungen und Abstimmungen
  • Beachtung von Datenschutz-, Urheber- und Nutzungsrechten
  • Einhaltung aller Vorgaben der IHK Braunschweig

Nachbereitungen

  • Nachbereitungsgespräch mit der Projektleitung der IHK Braunschweig
  • Dokumentation relevanter Erkenntnisse und Ereignisse
  • Optimierungspotenziale auswerten

Referenzen und Erfahrungen

  • Referenz vergleichbarer Veranstaltungen
  • Nachweis von Erfahrungen mit Veranstaltungen dieser Größenordnung (ggf. auch für öffentliche Institutionen oder Verbänden)

Rahmenbedingungen

Mit Beteiligung an diesem Vergabeverfahren bestätigt die Agentur, dass die erforderlichen fachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen vorliegen, um die geforderten Leistungen eigenverantwortlich zu übernehmen und eine professionelle sowie reibungslose Planung, Koordination und Durchführung der Neujahrsempfänge sicherzustellen. Auf separate Anfrage können andere Veranstaltungsformate dazukommen.

Veranstaltungstage

Der IHK-Neujahrsempfang wird voraussichtlich an folgenden Tagen stattfinden:
  • Dienstag, 11. Januar 2028
  • Dienstag, 9. Januar 2029
  • Dienstag, 8. Januar 2030
  • Dienstag, 14. Januar 2031
  • Dienstag, 13. Januar 2032
  • Dienstag, 11. Januar 2033
Es handelt sich hierbei um eine unverbindliche Angabe. Die Termine können ggf. variieren.

Vertragsgrundlagen

  • Die IHK Braunschweig schließt den Rahmenvertrag für die Laufzeit von sechs Jahren.
  • Die veranstaltungsbezogene Beauftragung für die Durchführung des jeweiligen Neujahrsempfangs findet jeweils im Einzelfall statt.
  • Sollte eine Veranstaltung aus Gründen, die die IHK Braunschweig nicht zu vertreten hat, abgesagt werden müssen, besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf Schadensersatz oder entgangenen Gewinn. Bereits beauftragte und nachweislich erbrachte Leistungen werden entsprechend den vertraglichen Regelungen behandelt.

Wie nehme ich an der Ausschreibung teil?

  1. Wer darf teilnehmen?

    • Agenturen, die die in dieser Ausschreibung genannten Leistungsanforderungen und Rahmenbedingungen erfüllen

  2. Wie ist das Angebot einzureichen?

    • Format: PDF
    • Sprache: Deutsch
    • Versand: per Mail

  3. Was muss das Angebot enthalten?

    • Vollständige Kontaktdaten
    • Benennung einer Ansprechperson
    • Preisangaben gemäß der aufgeführten Leistungsbeschreibung
    • Angaben zu ggf. anfallenden Zuschlägen
    • Bestätigung der genannten Rahmenbedingungen
    • Optionale Angabe zu Zusatzleistungen