Freihändige Vergabe - Eventmanagementsystem

Allgemein

Die Industrie- und Handelskammer ist innerhalb ihres Kammerbezirks verantwortlich dafür, den zwanglosen Austausch zwischen Politik und Wirtschaft zu ermöglichen und über rechtliche sowie wirtschaftlich aktuelle Themen zu informieren. Mit der Durchführung von Informationsveranstaltungen schafft sie Plattformen, um bedeutende wirtschaftspolitische Impulse zu setzen und zukunftsweisende Redeformate zu fördern.
Diese Veranstaltungen sind in der Regel öffentlich zugänglich und richten sich auch an interessierte Bürgerinnen und Bürger, die sich zu wirtschaftlichen und rechtlichen Themen informieren oder am Austausch mit Vertreterinnen und Vertretern aus Wirtschaft und Politik beteiligen möchten.
Zur Erfüllung dieser Aufgaben führt die Industrie- und Handelskammer regelmäßig unterschiedliche Veranstaltungsformate durch. Um diese effizient zu planen, durchzuführen und nachzubereiten, wird eine Softwarelösung zur Erstellung von Veranstaltungsseiten und zum Gästemanagement benötigt.
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sind auf Basis folgender Leistungsbeschreibung geeignete Anbieter zur Angebotsabgabe aufzufordern.
Angebote sind per E-Mail Iza Redzepi zukommen zu lassen.

Zeitplan des Vergabeverfahren

  • Zeitraum der Angebotsabgabe: 1. August bis 5. September 2025, 17:00 Uhr per E-Mail
  • Bekanntgabe der Vergabe: bis zum 19. September 2025
  • Laufzeit: 1. Oktober 2025 bis 30. September 2027

Leistungsbeschreibung

Individuelle Mailadresse

Es muss möglich sein, über unterschiedliche IHK-E-Mailadressen, E-Mails aus dem Eventmanagementsystem zu versenden. Diese müssen automatisch hinterlegt sein.

Individuelle Web-Domain

Veranstaltungen müssen auf der IHK-Internetseite veröffentlicht werden (per API oder JavaScript Client). Sollte die Übersichtsseite über eine Verlinkung eingefügt werden, darf dies für potenzielle Teilnehmer nicht sichtbar sein.
  • Wünschenswert ist eine IHK24 Schnittstelle.

Zugriff über Webbrowser

Der Zugriff über einen Webbrowser auf das System ermöglicht es, mobil auf das System von verschiedenen Endgeräten, zuzugreifen. So können Teilnehmerinformationen laufend eingesehen werden.

Automatisierter E-Mail-Versand

  • E-Mails müssen automatisiert und zeitgesteuert versendet werden.
  • Empfängerkreise können über Gastkategorien und/oder abhängig von dem Rückmeldestatus definiert werden.
  • Verknüpfung an Kalender- und Wallet-Eintrag.

Gästemanagement

  • Unkomplizierter und schneller Im- und Export von Verteilern.
  • Individuelle Adressierung durch unterschiedliche Gastkategorien.
  • Unkomplizierte und schnelle Bestätigung durch Teilnehmer.
  • Definierbare Mindest- und Maximale Teilnehmerzahl.
  • Tags für Veranstaltungen.
  • Sichtbarkeitsgruppen, um Events nach Abteilungen zu trennen.
  • Ausgebuchte Veranstaltungen schließen automatisch und zeigen eine Information darüber an.
  • Unterschiedliche Registrierungsmöglichkeiten:
  • Personalisierte Einladung per E-Mail
  • öffentliche Registrierung
  • passwortgeschützte Registrierung (für Mail- und Postversand)
  • Wünschenswert ist die Erstellung von Sitzplänen.
  • Wünschenswert ist das Hinterlegen von internen Informationen/Notizen über Teilnehmer.

Einladungen

  • Einladungen können aus dem System heraus versendet werden.
  • E-Mails können individuell erstellt werden, als Vorlage gespeichert und duplizieren.

Zugriffsbeschränkungen

  • Sichtbarkeiten und Rechte einzelner User ist steuerbar.
  • Eigene Userrollen können angelegt werden.

Anmeldeformular

  • Übersichtliche und umfangreiche Darstellung der Veranstaltungsinformationen ist möglich
  • Informationstext
  • Informationsdokumente
  • Bildmaterial im Text
  • Ansprechpersonen, Kooperationspartner etc.
  • Veranstaltungsort
  • Individuelle Felder, Auswahlwerte vorgegeben und Begrenzungen für diese einrichten.
  • Die Anzahl an Begleitpersonen soll global für die Veranstaltung oder auch individuell für bestimmte Gäste gesteuert werden.
  • Wünschenswert ist die Erstellung von Shortlinks.

Check-in

  • Automatisierte Zusendung von Zugangsdaten (Wallet-Verknüpfung ist wünschenswert).
  • QR-Code-Einlass muss möglich sein. Diese müssen automatisch aus dem Tool direkt erstellt werden.
  • Check-in erfolgt über eine mobile Applikation durch Verwendung von Smartphones/ Tablets.
  • Einfache Kontrolle der bereits eingecheckten Personen und Gastgruppen vor Ort.
  • Informationen können über die Applikation dem Einlasspersonal angezeigt werden.

Weiterentwicklung

Das Eventmanagementsystem wird durch den Anbieter selbstständig weiterentwickelt. Spezielle Weiterentwicklungswünsche durch die IHK können beim Anbieter platziert und, wenn technisch und finanziell umsetzbar, von diesem umgesetzt werden.
  • Saas Lösung mit weitreichender Erfahrung im IHK Markt.

Support

Der Anbieter muss einen Support anbieten, welcher bei Problemen und Nutzungsfragen helfen kann. Der Support steht täglich min. zu üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung (Montag bis Freitag von ungefähr 08:00 bis 16:00 Uhr) und kann in angemessenem Zeitraum eine Lösung/Hilfe anbieten.

Erweiterungsmöglichkeiten

Eine unkomplizierte und flexible Erweiterung um zusätzliche Leistungen soll möglich sein. Dies betrifft insbesondere – aber nicht ausschließlich – den späteren Bedarf an weiteren Nutzerlizenzen, zusätzlichen E-Mail-Adressen sowie anderen Funktionserweiterungen, die zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht im Detail spezifiziert werden können bzw. vorhersehbar waren.

Datenschutz

  • Der Serverstandort ist in der Europäischen Union, im Idealfall in Deutschland.
  • Die Anwendung entspricht allen rechtlichen Vorgaben und wird bei gesetzlichen Änderungen durch den Anbieter selbstständig angepasst.
  • DSGVO konforme Nutzung der Software.

Stand: 21.07.2025