Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie zum Beispiel die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.

Kassennachrüstung mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung

Grundsätzlich alle elektronischen Registrierkassen und PC-Kassensysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Altgeräte ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung dürfen nach einer Übergangsregelung nicht mehr im Einsatz sein.

Offene Ladenkasse

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Es können auch offene Ladenkassen eingesetzt werden, wie sie häufig noch bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen sind. In diesem Rahmen ist ein besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht zu legen. Für jede Kasse ist ein eigener Kassenbericht zu erstellen. Es ist ratsam, die Verwendung einer offenen Ladenkasse mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären.

Belegausgabepflicht

Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!

Kassennachschau

2018 wurde schon die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen. Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.

Mitteilungsverpflichtung

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 28. Juni 2024 darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(-systeme) zur Verfügung stehen wird:
  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
Die Meldung kann nur elektronisch vorgenommen werden, entweder über "Mein ELSTER" oder eine ERiC-Schnittstelle. Dabei müssen folgende Angaben übermittelt werden:
  • Art und Seriennummer des Kassensystems,
  • Anschaffungs- oder Inbetriebnahmedatum,
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung (tSE),
  • Zuordnung zu einer Betriebsstätte.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie auf den Internetseiten der Deutschen Industrie- und Handelskammer.
Stand: 22.07.2025