Erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen

Ausschreibungen bieten Chancen

• Aufträge in der europäischen Union werden jährlich auf bis zu 1,9 Billionen Euro geschätzt, das entspricht einem Anteil am Bruttoinlandsprodukt (BIP) von 16 Prozent.
• Das Marktvolumen bei nationalen öffentlichen Aufträgen beträgt 360 Milliarden Euro, das entspricht einem BIP-Anteil von 13 Prozent.

Stufe 1: Wie finden Unternehmen geeignete Ausschreibungen?

• Bei europaweiten Ausschreibungen besteht die Verpflichtung, diese auf der Plattform TED (Tenders Electronic Daily) zu veröffentlichen.
• Bei nationalen Ausschreibungen (im Unterschwellenbereich) sind Auftragsbekanntmachungen auf den Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen zu veröffentlichen (zusätzlich auch in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften), sie müssen aber zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

Kostenfreie Strategie

1. Nehmen Sie sich bewusst Zeit für die Recherche.
2. Suchen Sie nach geeigneten Oberbegriffen oder CPV-Codes.
3. Achten Sie auf die Fristen zur Angebotsabgabe.
4. Legen Sie sich eine Merkliste der für Sie geeignetsten Webseiten an.
5. Die meisten Bundesländer haben eigene Plattformen, auf denen Sie Ihre Ausschreibungen veröffentlichen, recherchieren Sie diese.
6. Blocken Sie sich einen wöchentlichen oder auch täglichen Slot.
7. Nutzen Sie den kostenfreien IHK-Ausschreibungsdienst.
8. Lassen Sie sich finden: Nutzen Sie den kostenfreien Service.

Kostenpflichtige Strategie

1. Sondieren Sie Ihr Leistungsportfolio.
2. Suchen Sie sich einen Anbieter, der die Recherche nach Ihren vorausgewählten Kriterien für Sie übernimmt.
3. Denken Sie an ein regelmäßiges Update – beziehungsweise gegebenenfalls eine Anpassung Ihrer Suchkriterien.

Stufe 2: Teilnahmeentscheidung

1. Erfüllen Sie die Eignungskriterien?
2. Können Sie die genannte Angebotsfrist einhalten?
3. Können Sie den Auftrag allein stemmen? Oder benötigen Sie eventuell Subunternehmer, um Teilaufgaben zu erledigen? Sind diese überhaupt zugelassen?
4. Entspricht die geforderte Leistungsbeschreibung Ihrem Leistungsprofil?
5. Welche weitergehenden Verpflichtungen (durch etwaige Lastenhefte, Mindestlohn) gehen Sie ein? Haben Sie hierfür Rückendeckung von der Geschäftsführung?
6. Erfüllen Sie die in den Vergabeunterlagen angegebenen Mindestanforderungen?
7. Können Sie die in den Vergabeunterlagen angegebenen Lieferzeiten einhalten?
8. Brauchen Sie für die Teilnahme interne Genehmigungen oder müssen Sie bereits jetzt erste Prozesse anstoßen?

• Wenn Sie die Zeit finden, dann erstellen Sie sich gerne eine Checkliste, die Sie bei der Teilnahmeentscheidung unterstützt oder bilden Sie ein Team.
• Werfen Sie zusätzlich einen tiefgehenden Blick auf die geforderten Nachweise und prüfen Sie rechtzeitig, ob diese bereits vollständig vorliegen beziehungsweise welche Nachweise Sie gegebenenfalls intern nachfassen oder sogar nachfordern müssen. Auch hierbei ist sicherlich der Zeitaufwand eine große Herausforderung. Beim Nachweismanagement im Liefer- und Dienstleistungsbereich unterstützen wir Sie gerne mit der Präqualifizierung Ihres Unternehmens. Denn wenn Ihr Unternehmen präqualifiziert ist, dann fällt die aufwändige Nachweissuche weg.
• In den Ausschreibungsunterlagen sind Fristen gesetzt, die Sie für die Angebotsabgabe unbedingt im Auge behalten sollten. Andernfalls riskieren Sie bereits sehr früh Ihren Ausschluss. Prüfen Sie genau, ob Sie diese Fristen unter Einhaltung Ihrer internen Prozesse und Vorgaben problemlos einhalten können und planen Sie falls möglich einen kleinen Puffer ein.

Stufe 3: Checkliste

1. Tracken Sie die Angebotsfrist.
2. Bestimmen Sie die Schnittstellen, die Sie für Ihr Angebot benötigen.
3. Informieren Sie die Schnittstellen über die Angebotsfrist (Praxistipp: Geben Sie eine kürzere Frist an, sodass Sie bei Zeitverzug durch die Schnittstellen noch einen Puffer haben).
4. Lassen Sie sich regelmäßige Updates Ihrer Schnittstellen geben, sodass Sie gegebenenfalls nachjustieren können.
5. Haben Sie immer ein Auge auf das Vergabeportal, da hierüber etwaige Änderungen in den Vergabeunterlagen publiziert werden.
6. Kalkulieren Sie bei internationalen Projekt-Schnittstellen Themen wie Zeitverschiebungen (und gegebenenfalls Feiertage) mit in Ihre Zeitmatrix ein.
7. Schreiben Sie sich die Mindestanforderungen aus den Vergabeunterlagen auf und kontrollieren Sie regelmäßig, ob diese berücksichtig werden können.
8. Notieren Sie sich die exakte Leistungsbeschreibung gegebenenfalls mit Lastenheften und tracken Sie, ob alle geforderten Punkte in Ihrer Angebotsmatrix berücksichtig sind.
9. Holen Sie sich notwendige interne Genehmigungen ein.
10. Geben Sie regelmäßige Status-Updates.

Stufe 4: Angebotserstellung

1. Stimmt die Leistungsbeschreibung in Ihrem Angebot mit den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen exakt überein?
2. Ist Ihre Preismatrix exakt so dargelegt worden, wie vom öffentlichen Auftraggeber gemäß den Vergabeunterlagen gefordert, enthält sie alle Angaben?
3. Welche Fragen sind noch ungeklärt und bedürfen zwingend der Antwort des öffentlichen Auftraggebers?
4. Stichwort: unzulässige Nebenangebote: Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie keine unzulässigen Nebenangebote mit einreichen.
5. Haben Sie alle geforderten Erklärungen vom zuständigen Personenkreis im Unternehmen unterschrieben und fristgerecht vorliegen?
6. Wurden alle Kreuzchen auf den beiliegenden Formularen exakt vorgenommen? (Beispiel: Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohns?)
7. Liegen alle geforderten Zertifikate und Eigenerklärungen vor und sind diese noch gültig?

• Angebote, welche nicht alle in den Vergabeunterlagen geforderten Inhalte, Erklärungen und Preisangaben enthalten, können von der Ausschreibung ausgeschlossen werden, da sie nicht mit den anderen Angeboten der Wettbewerber vergleichbar sind.
• Beachten Sie auch, dass Sie die Vergabeunterlagen unter keinen Umständen, verändern, anpassen oder ergänzen dürfen. Dies führt in jedem Fall zum sofortigen Ausschluss Ihres Angebots.

• Für den Oberschwellenbereich sieht die Vergabeverordnung (VgV) vor, dass es im Ermessen des Auftraggebers liegt, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzufordern (vergleiche § 56 Absatz 2 Vergabeverodnung). Er kann solche Nachforderungen im Vorhinein ausschließen, muss dies aber entsprechend bekanntgeben.
• Im Unterschwellenbereich liegt es ebenfalls im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers, ob er von einem Bieter Ergänzungen verlangt oder diesen direkt ausschließt (vergleiche § 41 Absatz 2 Unterschwellenvergabeordnung). Auch hier muss er eine etwaige Nicht-Nachforderung der Unterlagen (oder Angaben) vorab in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen verankern.

Stufe 5: Bieterfragen

• Generell muss der öffentliche Auftraggeber dabei jede Bieterfrage und die entsprechende Antwort oder Ausführung allen Bewerbern unverzüglich, zum gleichen Zeitpunkt, in gleichem Umfang und in gleicher Weise unter Beachtung des Geheimwettbewerbs zugänglich machen.
• Öffentliche Auftraggeber dürfen nur im Ausnahmefall eine Bieterfrage individuell beantworten, und zwar dann, wenn sie offensichtlich ein individuelles Missverständnis eines Bieters oder dessen individuelle Informationsinteressen betrifft oder wenn die allseitige Beantwortung der Frage Betriebs- beziehungsweise Geschäftsgeheimnisse verletzt oder die Identität des fragenden Bieters dadurch preisgegeben wurde.
• Bei Bieterfragen spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie kurzfristig die Frage vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingeht. Reicht die Frist zur Angebotserstellung aufgrund der Korrektur oder Ergänzung nicht mehr aus, muss der Auftraggeber sie erforderlichenfalls angemessen verlängern.

• Hier kann es sinnvoll sein eine allgemeine E-Mail-Adresse für das Team der Ausschreibungsbearbeitung anzulegen. Auf diese Weise haben alle mit der Ausschreibung betrauten Mitarbeiter immer Zugriff auf das Bietertool und bekanntlich sehen ja 4 Augen mehr als 2
• Öffentliche Auftraggeber dürfen unter Berücksichtigung einer angemessenen Frist die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen, befristen. Notieren Sie sich also auch unbedingt diese Frist in Ihrem Ablaufplan.

Stufe 6: Angebotsabgabe

1. Nachweise: Sind alle geforderten Nachweise beigefügt, sind diese gemäß den Vorgaben aus den Vergabeunterlagen gültig und vollständig?
2. Formblätter: Sind alle geforderten Formblätter ausgefüllt und alle Kreuzchen an den hierfür vorgesehenen Stelen gesetzt?
3. Unterschriften: Wurden alle Unterschriften geleistet, die zu leisten sind? Haben die hierfür berechtigen Personen unterschrieben?
4. Sicherheit: Steht ein IT-Experte bei etwaigen technischen Problemen beim Hochladen im Hintergrund zur Verfügung, falls möglich?
5. Haben Sie die Kontaktdaten des jeweiligen Plattformanbieters griffbereit?
6. Tracking: Wurden alle internen Prozesse eingehalten und ist dies auch dokumentiert?
7. Vollständigkeit: Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig gemacht worden.
8. Struktur; Klarheit: Ist das Angebot klar strukturiert und kann objektiv beurteilt werden?
9. Leistungsbeschreibung: Gehen Sie auch diese nochmals im Detail durch.
10. Preismatrix: Auch hier unbedingt nochmals drüber gehen: Legen Sie Ihr Augenmerk auf die Preise aber auch auf die Bemerkungen auf dem Preisblatt, wie diese konkret abzugeben sind.
11. Kontrolle: Speichern Sie Ihr finales Angebot auch unbedingt als solches final auf dem Laufwerk.

Stufe 7: Analyse- nach der Ausschreibung ist vor der Ausschreibung

Stufe 8: Weiterbildung

• geeigneten Veranstaltungen,
• Informationen,
• unserem kostenfreien Newsletter (der Sie regelmäßig zu aktuellen Themen im Ausschreibungsmanagement und Vergaberecht informiert)