Faktische Konsequenzen der Handelsregistereintragung und Checkliste

Einführung

Wenn ein Unternehmen einen vollkaufmännischen Umfang erreicht hat, unterliegt es der Verpflichtung, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Das bisherige Einzelunternehmen wird zum Kaufmann, eine GbR wandelt sich um zur OHG, ohne dass es auf die Absicht des/der Unternehmer/s ankommt. Die Eintragung ins Handelsregister hat eine bestätigende Wirkung; sie wirkt also nicht rechtsbegründend. Das heißt, dass die Registereintragung die bestehende Rechtslage lediglich zum Ausdruck bringt.

Beispiel:

Das Blumengeschäft von Max Müller hat sich über die Jahre gut entwickelt und wandelt sich vom Kleingewerbe zu einem Vollkaufmann. Max Müller lässt sich ins Handelsregister eintragen unter der Firma Gänseblümchen e. K.
Das bisher von den Gesellschaftern Müller, Meier, Schulze als GbR betriebene Transportunternehmen erfordert nach Art und Umfang eine kaufmännische Einrichtung. Mit Überschreiten der Grenze zum vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb wird aus der GbR eine OHG. Diese wird als MMS Transport OHG im Handelsregister eingetragen.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen, sei es als Einzelfirma, OHG oder eine Kapitalgesellschaft zu gründen (zum Beispiel GmbH).

Ein Tipp in diesem Zusammenhang:

Um nachträgliche Beanstandungen und kostspielige Änderungen zu vermeiden und gegebenenfalls eine Handelsregistereintragung zu beschleunigen, sollten Sie die geplante Firmierung schon im Vorfeld mit Ihrer IHK abstimmen.
Aus der Eintragung ins Handelsregister resultieren verschiedene praktische Folgen, die hier aufgezeigt werden sollen. Eine Checkliste am Schluss des Dokuments fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Geschäftspapiere anpassen

Kaufleute (das sind zum Beispiel Einzelfirma, OHG, KG, GmbH, ...) haben Pflichtangaben auf ihren Briefbögen zu machen. Dazu zählen in der Regel die Firma, der Geschäftssitz, das Registergericht und die Handelsregisternummer. Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Sie in dem Artikel "Der korrekte Geschäftsbrief".

Gewerbeamt informieren

Immer dann, wenn wegen eines Wechsels des Gewerbetreibenden eine Erlaubnis erforderlich ist, hat eine Gewerbeab- und –anmeldung zu erfolgen. Da gewerberechtliche Erlaubnisse nahezu immer personenbezogen erteilt werden, hat der Statuswechsel darauf normalerweise keinen Einfluss. Wird allerdings der Betrieb in der Rechtsform einer GmbH weiter geführt, hat eine Umschreibung der Genehmigung auf den neuen Rechtsträger zu erfolgen. In aller Regel besteht dann auch eine Informationspflicht gegenüber der Erlaubnisbehörde (siehe auch Genehmigungen/Erlaubnisse weiter unten).
Die Firma nach § 17 HGB ist der Name, die den Namensträger und das Unternehmen verbindet. Unter diesem Gesichtspunkt ist die neue Firmierung wie eine Namensänderung zu sehen, die dem Gewerbeamt anzuzeigen ist. In der Gewerbeummeldung sind die Firma und die Handelsregisterdaten anzugeben.
Die Gewerbeämter bekommen weder vom zuständigen Betriebsfinanzamt noch vom Handelsregister Informationen über die Veränderung des Gewerbes. Insofern sind diese auf die Mitteilung des/der Gewerbetreibenden angewiesen, die hierzu nach § 14 GewO gesetzlich verpflichtet sind. Darüber hinaus informiert das Gewerbeamt aber wiederum andere Behörden (Arbeitsagentur, IHK, Handwerkskammer, Finanzamt, Berufsgenossenschaft).

Genehmigungen/Erlaubnisse

Gewerberechtliche Erlaubnisse werden in der Regel auf die Person/en ausgestellt. Sie werden normalerweise einer bestimmten Person erteilt, die gewisse Anforderungen erfüllen muss. Daraus resultiert, dass Gewerbetreibende und damit Erlaubnisinhaber nur natürliche (oder juristische) Personen sein können. Personengesellschaften wie GbR oder OHG besitzen keine eigene Rechtspersönlichkeit. Daher benötigt jeder Gesellschafter eine auf seine Person ausgestellte Erlaubnis, genauso Einzelpersonen. Ein Statuswechsel dürfte also auf bereits erteilte Erlaubnisse grundsätzlich keinen Einfluss haben. Dennoch sollte im Einzelfall geprüft werden, ob nicht doch noch ein weiteres Tätigwerden erforderlich ist.

Impressum auf der Homepage anpassen

Gem. § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 4 TMG ist das Impressum hinsichtlich Name und Handelsregisterdaten zu aktualisieren. Für juristische Personen gelten zusätzliche Pflichtangaben. Nähere Informationen finden Sie in unserem Artikel "Rechten und Pflichten für Webseiten".

Werbung

Werbung sollte immer wahr und klar sein. Im Hinblick darauf sollte Werbung dahingehend geprüft werden, ob sie noch stimmt. Ist zum Beispiel eine Rechtsformbezeichnung auf der Autowerbung enthalten (wie etwa MMS Transport GbR), ist diese anzupassen.
Damit die Post reibungslos zugestellt werden kann, sollte der Briefkasten entsprechend beschriftet werden, ebenso das Klingelschild. Gegebenenfalls ist auch der Eintrag im Telefonbuch zu berichtigen.
Bei der Werbung unter Angabe von Preisen sind der vollständige Firmenname und Adresse anzugeben.

Finanzamt informieren

Die Gewerbeämter informieren in der Regel das Finanzamt über die Änderungen. Einzelfirmen behalten in der Regel die alte Steuernummer ihres Einzelunternehmens, während Personenhandels- und Kapitalgesellschaften neue Steuernummern erhalten. Wegen des identitätswahrenden Charakters einer formwechselnden Umwandlung kann auf Antrag die bisherige USt-IdNr. beibehalten werden.

Mitteilung an Steuerberater und Rechtsanwälte

Auch dem Steuerberater beziehungsweise Anwalt sollte die Handelsregistereintragung mitgeteilt werden.

Mitteilung an Banken und Versicherungen

Hausbank und Versicherungen sind ebenfalls über die Änderungen zu informieren.

Neue Ident-Nummer bei der IHK

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die IHK über Änderungen. Ebenso erhält die IHK die Eintragungsbekanntmachungen von den Registergerichten. Betroffene Betriebe erhalten bei der IHK eine neue Ident-Nummer und werden über die geänderten Stammdaten informiert (sogenanntes „Begrüßungsschreiben“).

Agentur für Arbeit benachrichtigen

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die Arbeitsagentur über die Änderungen. Dennoch sind Arbeitgeber nach § 5 Absatz 5 DEÜV verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen. Die Bundesagentur sollte auch informiert werden, wenn eine entsprechende Zusammenarbeit stattfindet (zum Beispiel bei Vermittlungen, Kurzarbeitergeld und so weiter).

Berufsgenossenschaft

Die Gewerbeämter setzen in der Regel die Berufsgenossenschaft über die Änderungen in Kenntnis. Trotzdem ist die jeweils zuständige Berufsgenossenschaft als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigten zu informieren.

Sozialversicherungsträger

Den Krankenkassen als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge ist die Handelsregistereintragung ebenfalls mitzuteilen.

Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk

Auch dem Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die Veränderung unverzüglich angezeigt werden (§§ 6 ff Rundfunkbeitragsstaatsvertrag).

Kraftfahrzeugzulassungsstelle

Gemäß § 13 Absatz 1 Nummer 1 FZV sind u.a. Änderungen der Anschrift eines Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Dementsprechend sind diese Änderungen auch bei Fahrzeugen, die auf ein Unternehmen zugelassen wurden, mitzuteilen.

Checkliste

  • Geschäftspapiere
  • Gewerbeamt
  • Genehmigungen/Erlaubnisse prüfen
  • Impressum auf Homepage
  • Werbung/Briefkasten/Klingel/Telefonbuch
  • Finanzamt
  • Steuerberater und Rechtsanwälte
  • Banken und Versicherungen
  • IHK
  • Agentur für Arbeit
  • Berufsgenossenschaft
  • Sozialversicherungsträger
  • Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk
  • Kraftfahrzeugzulassungsstelle

 Für die Richtigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.