Entgelttransparenz

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Welche grundlegenden Neuerungen kommen auf Unternehmen zu?

• Entgeltgleichheit für Männer und Frauen (Equal Pay)
• bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit

Neuerung 1: Mehr Entgelttransparenz vor der Beschäftigung

• Bereits im Recruiting-Prozess müssen Gehaltsbänder/-spannen feststehen, also
  • entweder schon in Stellenausschreibungen
  • oder spätestens vor dem ersten Gespräch kommuniziert werden.
• Tarifliche Regelungen müssen klar benannt sein.
• Bewerber dürfen nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt gefragt werden.
• Arbeitnehmer müssen ihr eigenes Entgelt offenlegen dürfen.

Neuerung 2: Ausweitung des Auskunftsanspruchs

• Beschäftigte können künftig Auskunft verlangen über
  • ihre individuelle Vergütung sowie
  • durchschnittliche Entgelte von Arbeitnehmergruppen mit gleichen oder gleichwertigen Tätigkeiten (aufgeschlüsselt nach Geschlecht).
• Durch den nationalen Gesetzgeber ist noch zu klären,
  • wie der Entgeltbegriff auszulegen ist (Ist- oder Ziel-Entgelt, Einbeziehung variabler Vergütungsbestandteile) und
  • wer in Vergleichsgruppen einbezogen wird (ob auch ausgeschiedene und hypothetische Vergleichspersonen dazugehören, wenn es beispielsweise keine realen Vergleichspersonen im Unternehmen gibt).

Neuerung 3: Umfangreichere Berichtspflichten

• nicht die Anzahl der in einem Unternehmen arbeitenden Personen,
• sondern die Anzahl der Jahresarbeitseinheiten (JAE);
  • 1 JAE entspricht 1 Person, die ein ganzes Jahr in Vollzeit für das Unternehmen gearbeitet hat,
  • wer anteilig (in Teilzeit oder saisonal) gearbeitet hat, wird nur mit dem entsprechenden Bruchteil gezählt.

• gehören
  • alle regulären Arbeitnehmer sowie Personen, die für das Unternehmen arbeiten und rechtlich wie Arbeitnehmer behandelt werden,
  • Eigentümer, die im Unternehmen mitarbeiten sowie
  • Teilhaber, die regelmäßig im Unternehmen tätig sind und daraus Einkommen beziehen,
• gehören nicht
  • Auszubildende oder Personen in einer beruflichen Ausbildung mit Ausbildungsvertrag sowie
  • Personen in Zeiten des Mutterschutzes oder Elternurlaubs.

• ab 250 Beschäftigten
  • ab 7. Juni 2027
  • jährlich für das jeweils vorangegangene Jahr,
• ab 150 Beschäftigten
  • ab 7. Juni 2027
  • alle 3 Jahre,
• ab 100 Beschäftigten
  • ab 7. Juni 2031
  • alle 3 Jahre.

• das allgemeine geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Gender Pay Gap),
• den Median des Gender-Pay-Gaps,
• den Gender Pay Gap in jeder Vergleichsgruppe mit gleichen/gleichwertigen Tätigkeiten sowie
• getrennte Auswertungen für feste, ergänzende und variable Vergütungsbestandteile.

Neuerung 4: Erleichterte Rechtsdurchsetzung für Beschäftigte

• RL-Artikel 18 sieht eine Beweislastumkehr vor.
  • Macht ein Beschäftigter Tatsachen glaubhaft, die auf eine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung hindeuten, dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
  • Wurden arbeitgeberseitig bestimmte RL-Pflichten (mehr als geringfügig und offensichtlich beabsichtigt) verletzt, entfällt sogar die Glaubhaftmachungspflicht des Beschäftigten – die volle Beweislast liegt dann beim Arbeitgeber.
• RL-Artikel 15 ermöglicht
  • Verbänden,
  • Gleichbehandlungsstellen,
  • Gewerkschaften und
  • Betriebsräten (BR) oder Personalräten (PR),
    Beschäftigte in Verfahren zu unterstützen oder zu vertreten.
• RL-Artikel 22 erlaubt Gerichten, Beschäftigte von Verfahrenskosten zu entlasten, wenn arbeitgeberseitig Transparenzpflichten verletzt wurden.

Neuerung 5: Verpflichtende Sanktionen

• Geldbußen sowie
• bei wiederholten Verstößen
  • ein Entzug öffentlicher Fördermittel oder
  • Nachteile bei öffentlichen Aufträgen.

To-do-Empfehlungen für Personalverantwortliche

To-do 1: Grundlagen schaffen

• Gesetzliche Anforderungen vollständig prüfen (einschließlich neuer Transparenz-/Berichtspflichten).
• Schwellenwerte prüfen und klären, welche Pflichten aufgrund der Unternehmensgröße gelten.
• Interne Verantwortlichkeiten abstimmen zwischen
  • Human Resources (HR),
  • Rechtsabteilung,
  • Controlling und
  • IT.
• Tarifbindung prüfen, gegebenenfalls
  • Arbeitgeberverband sowie
  • BR/PR einbinden.
• Projektplan mit Zeitachsen erstellen.

• Equal-Pay-Audit durchführen, also
  • Analyse bestehender Vergütungsstrukturen und
  • Identifikation von Risiken
• Vergütungsregelungen prüfen:
  • Abgleich mit objektiven RL-Kriterien.
  • Analytische statt summarische Bewertung.
  • Klären, ob Angemessenheitsvermutung für Tarif-/Betriebsvereinbarungen künftig entfällt.

To-do 2: Recruiting und Bewerbungsprozesse anpassen

• Gehaltsspannen für jede Position definieren und standardisieren.
• Tarifliche Regelungen ergänzen (falls vorhanden).
• Standardformulierungen für Gehaltsangaben entwickeln und einheitlich nutzen.

• Verbot der Frage nach früherem Gehalt in allen Leitfäden verankern.
• Bewerbungsformulare anpassen.
• Recruiting-Prozesse prüfen und diskriminierungsfreie Verfahren sicherstellen.
• Klare Leitfäden für Einstellungsprozesse, Stellenbesetzungen und Beförderungen erstellen.
• Recruiter und Führungskräfte schulen.

To-do 3: Auskunftsanspruch der Beschäftigten organisieren

• Vergleichsgruppen definieren (zeitlichen Vorlauf für sorgfältige Planung sicherstellen).
• Entgeltdaten strukturiert erfassen (dabei gegebenenfalls digitale Tools einsetzen).
• Gleichbleibende Datenqualität sicherstellen (Abstimmung zwischen HR, Controlling und IT).

• Zentrales Verfahren für Auskunftsersuchen definieren und verantwortliche Stelle benennen.
• Standardisierte Antwortvorlagen erstellen für
  • Auskunftsschreiben,
  • Bewertungsberichte sowie
  • Unterlagen für die Überwachungsstelle.
• Fristenmanagement einführen.
• Jährliche Informationspflicht an Mitarbeitende planen (E-Mail, Intranet, HR Portal).

To-do 4: Berichtspflichten vorbereiten

• Datenquellen identifizieren (HR-Systeme, Bonusdaten).
• Verantwortlichkeiten für Erhebung und Prüfung festlegen.
• Reporting-Tool oder internes Dashboard einrichten.
• Berechnungsmethoden für Gender-Pay-Gap festlegen.
• Prozesse zur Veröffentlichung und Weitergabe an die Überwachungsstelle definieren.
• Bewertungsberichte und Unterlagen für die Überwachungsstelle als Musterdokumente erstellen.

• Schwellenwerte prüfen (100/150/250 Mitarbeitende).
• Berichtstermine in die Jahresplanung integrieren.
• Frühwarnsystem für auffällige Abweichungen einrichten.

To-do 5: Entgeltstrukturen & Stellenbewertung überarbeiten

• Stellenprofile aktualisieren.
• Kriterien gemäß RL-Vorgabe prüfen:
  • Kompetenzen,
  • Belastungen,
  • Verantwortung und
  • Arbeitsbedingungen,
    gegebenenfalls Unterfaktoren definieren.
• Gewichtungssystem entwickeln und Punktesystem einführen, eine Bewertung muss analytischer statt summarisch erfolgen (gegebenenfalls digitale Tools einführen, um die analytische Bewertung und Vergleichbarkeit der Stellen zu unterstützen).

• Entgeltstrukturen auf Richtlinienkonformität überprüfen.
• Gehaltsbänder/-spanne überprüfen und bei Bedarf neu definieren.
• Variable Vergütungssysteme auf Transparenz prüfen.
• Tarifliche und betriebliche Regelungen analysieren (und dabei berücksichtigen, dass diese zukünftig voraussichtlich keiner Angemessenheitsvermutung mehr unterliegen).

To-do 6: Joint Pay Assessment (falls erforderlich)

• Prozessbeschreibung erstellen.
• Rollen von HR, BR/PR und Führungskräften klären.
• Bewertungsunterlagen vorbereiten.
• Maßnahmenkatalog für Korrekturen entwickeln.

• Ursachenanalyse bei mehr als 5 Prozent Gender Pay Gap.
• Maßnahmen zur Beseitigung dokumentieren.
• Umsetzung innerhalb von sechs Monaten sicherstellen.

To-do 7: Compliance & Dokumentation

• Alle Vergütungsentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Bewertungsunterlagen archivieren.
• Prozesse und Verantwortlichkeiten schriftlich festhalten.

• Für Führungskräfte (Vergütung, Transparenzpflichten, Diskriminierungsverbot).
• Für HR-Teams (Auskunftsprozesse, Reporting).

To-do 8: Vertrags- und Betriebsvereinbarungen prüfen

• Arbeitsverträge auf unzulässige Verschwiegenheitsklauseln prüfen.
• Betriebsvereinbarungen zu Vergütung, Recruiting und Stellenbewertung aktualisieren.
• Tarifliche Regelungen auf Richtlinienkonformität prüfen (gegebenenfalls anpassen aufgrund des Wegfalls der Angemessenheitsvermutung).

To-do 9: Musterdokumente erstellen

• Muster für Auskunftsschreiben.
• Muster für Berichte an die Überwachungsstelle.
• Vorlage für Joint Pay Assessment.
• Standardtexte für Stellenausschreibungen.
• Leitfäden für Führungskräfte (Recruiting, Beförderungen, Vergütungsgespräche).

To-do 10: Kommunikation & Change Management

• Interne Kommunikationsstrategie entwickeln.
• Arbeitgeberverbände, Betriebsrat und gegebenenfalls Tarifparteien in die Kommunikation einbinden.
• Unternehmensintern informieren:
  • Führungskräfte über neue Pflichten und Risiken sensibilisieren,
  • Frequently Asked Questions (FAQ) für Mitarbeitende erstellen,
  • Mitarbeitende über neue Rechte informieren.

Weiterführende FAQs

FAQ 1: Was gilt als gleiche oder gleichwertige Tätigkeit im Rahmen der To‑dos?

• ein objektives, analytisches Stellenbewertungssystem, damit Vergleichsgruppen für Auskunfts- und Berichtspflichten belastbar entstehen;
• summarische Bewertungen (reine Funktionsbänder, Jobfamilien ohne Bewertungssystem) genügen dem RL-Umsetzungsniveau nicht.

FAQ 2: Welche Rolle spielt die Unternehmensgruppe (Konzern) bei Pflichten wie Auskunft, Bericht oder Datenbasis?

• entweder für jede juristische Einheit getrennt berichten
• oder konzernweite Strukturen (HR‑Systeme, Jobarchitektur, Datenmodelle, Stellenbewertungen) nutzen.

FAQ 3: Welche Risiken entstehen durch falsche oder unvollständige Daten im Rahmen der Auskunfts- und Berichtspflichten?

• Fehler im Reporting
• oder inkonsistente Eingruppierungen

FAQ 4: Wie sollten Unternehmen mit Stellen umgehen, die nur einmal im Betrieb existieren (Ein-Personen-Rollen)?

FAQ 5: Wie strikt müssen Unternehmen ihre Gehaltsbänder künftig anwenden?

• vordefinierten, objektiven Kriterien folgen und
• dokumentiert werden.

FAQ 6: Müssen Unternehmen ihre Vergütungsentscheidungen rückwirkend prüfbar machen?

FAQ 7: Was passiert, wenn ein Unternehmen mehrere unterschiedliche Vergütungssysteme parallel betreibt (zum Beispiel tarifliche und außertarifliche)?

FAQ 8: Wie sollten Unternehmen variable Vergütungsbestandteile technisch strukturieren?

• klar definierte Bonuslogiken,
• systematisch hinterlegte Zielkriterien,
• nachvollziehbare Dokumentation von Zielerreichungsgraden,
• digitale Tools zur Auswertbarkeit.

FAQ 9: Was bedeutet „frühzeitige Information“ im Recruiting praktisch für die HR-Abteilung?

• In welchen HR‑Systemen werden Gehaltsspannen hinterlegt?
• Wie erfolgt die einheitliche Nutzung durch Führungskräfte und Recruiter?
• Welche Textbausteine werden in Stellenausschreibungen und Einladungsschreiben verwendet?
• Wie wird dokumentiert, dass die Information „vor Beschäftigung“ erfolgt ist?

FAQ 10: Welche Herausforderungen entstehen bei jährlichen Informationspflichten gegenüber Beschäftigten?

• einen standardisierten jährlichen Informationsprozess etablieren,
• ein geeignetes Medium (Intranet, HR‑Portal, E‑Mail) festlegen,
• die Inhalte rechtskonform formulieren,
• sicherstellen, dass Mitarbeitende den Zugang tatsächlich erhalten haben.

FAQ 11: Welche Auswirkungen hat die Richtlinie auf bestehende Zielvereinbarungssysteme?

• objektiv messbar,
• geschlechtsneutral und
• nachvollziehbar dokumentiert sein.

FAQ 12: Was bedeutet die Richtlinie für die Rolle von Führungskräften?

• Transparenz bei jeder Vergütungsentscheidung,
• nachvollziehbare Dokumentation,
• diskriminierungsfreie Leistungsbeurteilungen,
• einheitliche Anwendung von Gehaltsbändern.

FAQ 13: Müssen Unternehmen ihre HR‑Software (Human Capital Management (HCM), digitale Entgeltabrechnung (Payroll), Bewerbermanagement) anpassen?

• ATS-Systeme brauchen Felder für Gehaltsspannen.
• HR‑Core‑Systeme müssen Vergleichsgruppen und Gaps abbilden können.
• Reporting-Tools brauchen Gender-Pay‑Gap‑Berechnungen.
• Schnittstellen müssen Datenqualität sicherstellen.

FAQ 14: Welche Rolle spielt das Change Management in der Umsetzung?

FAQ 15: Nach welchen Kriterien sind Vergleichsgruppen nach der EntgTranspRL zu bilden?

• Kompetenzen,
• Belastungen,
• Verantwortung,
• Arbeitsbedingungen und
• gegebenenfalls etwaige weitere Faktoren, die für den konkreten Arbeitsplatz oder die konkrete Position relevant sind.

Ergänzende Links

• Abschlussbericht der EU-Kommission: Bürokratische Umsetzung der EntgTranspRL.
• Veröffentlichung des Bundesbildungsministeriums: Instrumente zur Prüfung der Entgeltgleichheit.
• Veröffentlichung des Bundesbildungsministeriums: Erwerbstätigkeit von Frauen stärken.