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Datenschutzinformation

Datenschutzinformationen der IHK Cottbus

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Industrie- und Handelskammer Cottbus Goethestraße 1 03046 Cottbus Telefon: 0355 365-0 E-Mail: ihkcb@cottbus.ihk.de
Die IHK Cottbus ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts.
Datenschutzbeauftragter:
Jan Wildemann IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH Berliner Allee 12 40212 Düsseldorf Telefon: 0211 36702-51 E-Mail: jan.wildemann@ibp-ihk.de

2. Allgemeines, Rechtsgrundlagen und Empfänger

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlichen Aufgaben, die Durchführung eines Vertrags, die Erfüllung rechtlicher Pflichten oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist.
Die maßgeblichen Rechtsgrundlagen sind insbesondere:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Verträge und vorvertragliche Maßnahmen,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem IHKG, BBiG, der GewO oder anderen spezialgesetzlichen Regelungen bei der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeiten wir nur, wenn eine zusätzliche Voraussetzung des Art. 9 Abs. 2 DSGVO erfüllt ist.
Empfänger können, je nach Verfahren, zuständige IHK-Mitarbeitende, andere IHKs, Prüfungsausschüsse, Behörden, Gerichte, Finanzbehörden, Ausbildungsbetriebe, Berufsschulen, Sachverständigenausschüsse, technische Dienstleister und sonstige gesetzlich berechtigte Stellen sein.
Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO und nach unseren dokumentierten Weisungen.

3. Herkunft personenbezogener Daten

Soweit wir Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erheben, stammen sie insbesondere:
  • von Gewerbebehörden und Finanzbehörden,
  • von Kammerzugehörigen und gesetzlichen Vertretern,
  • von Ausbildungsbetrieben, Umschulungsträgern und Berufsschulen,
  • von anderen IHKs, Handwerkskammern oder zuständigen öffentlichen Stellen,
  • von Personen, die Sie zu Veranstaltungen anmelden,
  • aus öffentlich zugänglichen Quellen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

4. Website und digitale Dienste

Für Serverprotokolle, Cookies, Consent-Management, Newsletter, etracker, OMQ-Chat- und E-Mail-Bots, YouTube, LinkedIn-Feed, Social-Media-Links und SWEAP gelten ergänzend die Datenschutzinformationen in den Abschnitten 4 bis 15 der Website-Fassung.
Es gibt technisch notwendige und optionale Cookies. Eine Beschreibung der eingesetzten Cookies und ihrer Zwecke finden Sie im Cookie-Banner. Optionale Cookies sowie Google Maps, YouTube, LinkedIn-Feed und vergleichbare externe Inhalte werden erst nach Ihrer Einwilligung im Consent-Tool und gegebenenfalls nach Aktivierung über ein Zwei-Klick-Verfahren geladen. Für Zugriffe auf Informationen auf Ihrem Endgerät ist grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich, soweit keine Ausnahme für technisch notwendige Dienste besteht.
Wir setzen die KI-basierten voice-Bots der OMQ GmbH ein. Der Voice-Bot nimmt gesprochene Anfragen entgegen, verarbeitet sie mithilfe künstlicher Intelligenz und gibt eine passende Antwort per Sprache oder Text aus. OMQ betreibt den Voice Bot auf eigener, deutscher Infrastruktur mit europäischem Hosting. Eure Gesprächsdaten bleiben in Europa, entwickelt und betrieben nach deutschen Datenschutzstandards.
Für YouTube nutzen wir den erweiterten Datenschutzmodus. Für die Einbindung des LinkedIn-Feeds verwenden wir den Dienst Flockler (https://flockler.com/de).

5. Mitgliedschaft, Kammerzugehörigkeit und Beiträge

Zwecke

Wir verarbeiten Daten von Kammerzugehörigen zur Feststellung der Kammerzugehörigkeit, Führung des Mitgliederdatenbestands, Beitragsveranlagung, Beitragsfestsetzung, Zahlungsabwicklung, Beitreibung offener Forderungen, Durchführung von Wahlen sowie zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher IHK-Aufgaben.

Datenkategorien und Quellen

Wir verarbeiten insbesondere:
  • Name, Vorname, Firma, Rechtsform und Anschrift,
  • Geburtsdatum, Gründungsdatum und Gewerbeanmeldungsdaten,
  • Wirtschaftszweig, Betriebsgröße und Kontaktdaten,
  • Steuernummer, Gewerbeerträge und Bemessungsgrundlagen,
  • Beitragsbescheide, Zahlungen und offene Forderungen,
  • Wahlgruppe, Wahlbezirk und Wahlberechtigung.
Die Daten erhalten wir insbesondere von Gewerbebehörden, Finanzbehörden, Kammerzugehörigen und aus eigenen Verwaltungsverfahren.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit §§ 1, 3 und 9 IHKG. Die IHK erhebt Beiträge von Kammerzugehörigen. Sie darf zur Feststellung der Kammerzugehörigkeit und Beitragsfestsetzung Angaben zur Gewerbesteuerveranlagung bei Finanzbehörden erheben und diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben verarbeiten.

Empfänger und Speicherdauer

Daten können an Finanzbehörden, Vollstreckungsbehörden, Gerichte, andere zuständige öffentliche Stellen und technische Dienstleister übermittelt werden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Die Daten speichern wir für die Dauer der Mitgliedschaft sowie darüber hinaus nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungs-, Verjährungs- und Archivierungspflichten.

6. Berufsbildung und Ausbildungsbetriebe

6.1 Überwachung von Ausbildungsbetrieben

Wir verarbeiten Daten von Ausbildungsbetrieben, Ausbildenden und Auszubildenden zur Überwachung der Eignung von Ausbildungsstätten sowie der persönlichen und fachlichen Eignung von Ausbildenden.
Hierzu verarbeiten wir insbesondere:
  • Name, Anschrift und Kontaktdaten von Ausbildungsbetrieb und Ausbildenden,
  • Geburtsdaten, Angaben zur fachlichen Eignung und zu Fachkräften,
  • Angaben zu Auszubildenden und Ausbildungsverträgen,
  • Beschwerden, Besuchsberichte und Gesprächsnotizen,
  • Angaben über Mängel und Maßnahmen zur Mängelbeseitigung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit §§ 32 und 76 BBiG. Die zuständige Stelle überwacht die Eignung der Ausbildungsstätte sowie die persönliche und fachliche Eignung. Ausbildende, Umschulende und Maßnahmenträger müssen die erforderlichen Auskünfte und Unterlagen vorlegen und Besichtigungen gestatten.
Die Daten werden für die Dauer des Bestehens der Ausbildungsberechtigung und darüber hinaus nach den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten gespeichert.

6.2 Ausbildung, Umschulung und Berufsausbildungsvorbereitung

Die IHK Cottbus ist für die Berufsbildung in nichthandwerklichen Gewerbeberufen zuständige Stelle.
Wir verarbeiten Daten von Auszubildenden, Umschülern, Teilnehmenden an berufsvorbereitenden Maßnahmen, gesetzlichen Vertretern, Ausbildungsbetrieben und Ausbildenden insbesondere zur:
  • Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse,
  • Eintragung, Änderung und Löschung von Ausbildungsverträgen,
  • Überwachung und Beratung,
  • Zulassung, Organisation und Durchführung von Prüfungen,
  • Ausstellung von Prüfungszeugnissen und Bescheinigungen,
  • Durchführung der Berufsbildungsstatistik.
Wir verarbeiten insbesondere Identitäts-, Kontakt-, Schul-, Ausbildungs-, Vertrags-, Prüfungs- und Leistungsdaten. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Gesundheitsdaten und Nachweise über Behinderungen ausschließlich zur Entscheidung über Nachteilsausgleiche oder zur sicheren Prüfungsdurchführung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit §§ 34, 37, 48, 71, 76, 87 und 88 BBiG. Die IHK führt ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse.
Empfänger können Ausbildungsbetriebe, gesetzliche Vertreter, Prüfungsausschüsse, Berufsschulen, andere zuständige Kammern, Bundesinstitut für Berufsbildung, Bundesagentur für Arbeit, statistische Stellen, technische Dienstleister und die Finanzbuchhaltung sein.
Die Daten aus eingetragenen Berufsausbildungsverhältnissen werden nach Beendigung des Verhältnisses nach den gesetzlichen Lösch- und Nachweisfristen gespeichert. Schriftliche Prüfungsunterlagen werden grundsätzlich ein Jahr und Niederschriften über Prüfungsergebnisse grundsätzlich 50 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt vorbehaltlich vorrangiger gesetzlicher oder archivrechtlicher Pflichten.

6.3 Prüferinnen, Prüfer und Prüfungsaufsichten

Wir verarbeiten Daten von Prüferinnen, Prüfern und Prüfungsaufsichten zur Berufung, Organisation, Durchführung und Abrechnung von Prüfungen.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, berufliche Qualifikation, Einsatz- und Verfügbarkeitsdaten, Vergütungs- und Abrechnungsdaten sowie Angaben zur Prüfungstätigkeit.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit §§ 39 ff. BBiG. Prüfungsausschüsse werden von der zuständigen Stelle für die Durchführung von Abschlussprüfungen errichtet.
Empfänger sind Prüfungsausschüsse, Berufsschulen, Gewerkschaften, Finanzbuchhaltung, technische Dienstleister und gegebenenfalls andere zuständige Stellen.
Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Nachweis-, Steuer- und Archivierungspflichten.

7. Konjunktur- und Wirtschaftsumfragen

Wir verarbeiten Daten von Unternehmen und deren Ansprechpersonen zur Durchführung von Konjunktur-, Wirtschafts- und Unternehmensumfragen sowie zur Vertretung des Gesamtinteresses der gewerblichen Wirtschaft.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Branche, Beschäftigtenzahl und Umfrageantworten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 1 IHKG.
Die Ergebnisse werden grundsätzlich anonymisiert und aggregiert ausgewertet und veröffentlicht. Aggregierte und anonymisierte Ergebnisse können an den Deutschen Industrie- und Handelskammertag sowie andere Stellen der IHK-Organisation übermittelt werden.
Personenbezogene Ausgangsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Durchführung und Nachvollziehbarkeit der Umfrage nicht mehr erforderlich sind. Archivrechtliche Pflichten bleiben unberührt.

8. Ehrenamtliche Tätigkeiten und IHK-Gremien

Wir verarbeiten Daten von Mitgliedern der Vollversammlung, Bezirksversammlungen, Ausschüssen und sonstigen IHK-Gremien zur Organisation und Durchführung der ehrenamtlichen Tätigkeit.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion, Gremienzugehörigkeit, Sitzungsunterlagen, Anwesenheiten sowie gegebenenfalls Abrechnungsdaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit §§ 4 bis 8 IHKG sowie den einschlägigen Satzungen der IHK Cottbus.
Kontaktdaten können an andere Mitglieder des jeweiligen Gremiums übermittelt werden, soweit dies für die Gremienarbeit erforderlich ist. Eine Veröffentlichung von Fotos oder beruflichen Kontaktdaten erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit keine spezialgesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Die Daten werden für die Dauer der Gremientätigkeit und anschließend nach den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten gespeichert.

9. Öffentliche Bestellung und Vereidigung von Sachverständigen

Wir verarbeiten Daten von Antragstellern sowie öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen zur Bearbeitung von Anträgen, öffentlichen Bestellung, Vereidigung, Aufsicht und Veröffentlichung von Sachverständigenverzeichnissen.
Die öffentliche Bestellung setzt insbesondere besondere Sachkunde und persönliche Eignung voraus.
Verarbeitet werden insbesondere:
  • Name, Kontaktdaten und berufliche Qualifikationen,
  • Nachweise über besondere Sachkunde und Berufserfahrung,
  • Angaben zur Bestellung, Vereidigung und zum Sachgebiet,
  • Angaben zu Berufshaftpflichtversicherung und Fortbildungen,
  • gegebenenfalls Angaben aus Aufsichts- oder Beschwerdeverfahren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit § 36 GewO sowie der Sachverständigenordnung der IHK Cottbus.
Empfänger können Sachverständigenausschüsse, Fachgremien, Gerichte, Behörden, anfragende Unternehmen und Privatpersonen, technische Dienstleister sowie die Öffentlichkeit sein, soweit die Veröffentlichung oder Übermittlung rechtlich vorgesehen oder von einer Einwilligung gedeckt ist.
Berufliche Kontaktdaten werden im Sachverständigenverzeichnis veröffentlicht, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist oder Sie hierin eingewilligt haben. Die Daten werden für die Dauer der Bestellung sowie darüber hinaus nach gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten gespeichert.

10. Außenwirtschaftsdokumente, Ursprungszeugnisse und Carnet ATA/CPD

Wir verarbeiten Daten von Antragstellern, Vertretungsberechtigten, Beschäftigten und Bevollmächtigten zur Bearbeitung von Anträgen auf Ursprungszeugnisse, Carnets ATA/CPD und sonstige Außenwirtschaftsdokumente.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Angaben zu Waren und Handelsvorgängen, Unterschriftsproben, Vollmachten, Versicherungs- und Kautionsdaten sowie Dokumentendaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO in Verbindung mit § 1 Abs. 3 IHKG sowie den jeweils einschlägigen außenwirtschafts-, zoll- und völkerrechtlichen Regelungen. Soweit der Abschluss eines Kautions- oder Versicherungsvertrags erforderlich ist, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger können deutsche und ausländische Zollstellen, der DIHK, Euler Hermes, technische Dienstleister, bevollmächtigte Personen und interne Finanzstellen sein.
Bei Carnets ATA/CPD können Daten durch Vorlage des Carnets an Zollstellen in Drittstaaten übermittelt werden. Diese Übermittlung ist für die Abwicklung des beantragten Außenwirtschaftsvorgangs erforderlich.
Carnet-Unterlagen werden grundsätzlich drei Jahre und drei Monate nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt. Für Ursprungszeugnisse und weitere Bescheinigungen gelten die jeweiligen gesetzlichen, satzungsrechtlichen und archivrechtlichen Fristen.

11. Sonstige hoheitliche Antragsverfahren

Bei weiteren Antragsverfahren verarbeiten wir die im jeweiligen Antrag oder Formular abgefragten Daten zur Prüfung, Entscheidung, Bescheiderteilung, Gebührenabrechnung, Aufsicht und Dokumentation.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach der jeweiligen spezialgesetzlichen Aufgabenübertragung, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. e DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Fachgesetz, der einschlägigen Rechtsverordnung oder Satzung.
Für besondere Verfahren, die hier nicht aufgeführt sind, wird zusätzlich eine verfahrensspezifische Datenschutzinformation bereitgestellt. Diese enthält mindestens die konkrete Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen, Datenquellen sowie gegebenenfalls Drittlandübermittlungen und sind auf den entsprechenden Unterseiten unserer Website zu finden.

12. Bewerbungen bei der IHK Cottbus

Wir verarbeiten Bewerberdaten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Referenzen und gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Zusatzangaben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, soweit dies nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder einer einschlägigen arbeitsrechtlichen Regelung zulässig ist.
Ihre Daten erhalten nur die mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Personen. Technische Dienstleister können als Auftragsverarbeiter eingebunden werden.
Bei erfolgloser Bewerbung löschen wir Ihre Daten grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit keine Rechtsstreitigkeiten oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Reisekostenabrechnungen werden nach steuerrechtlichen Fristen gespeichert.

13. Veranstaltungen und virtuelle Formate

Wir verarbeiten Daten von Teilnehmenden, Referierenden, Anmeldenden und gegebenenfalls gesetzlichen Vertretern zur Anmeldung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Präsenz- und Onlineveranstaltungen.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion, Veranstaltungs- und Zahlungsdaten, Teilnahmeinformationen sowie bei virtuellen Formaten Audio-, Video- und Chatdaten.
Rechtsgrundlage ist:
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei kostenpflichtigen oder vertraglich organisierten Veranstaltungen,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. e DSGVO bei Veranstaltungen zur Erfüllung gesetzlicher IHK-Aufgaben,
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Aufzeichnungen, nicht erforderliche Audio- oder Videofunktionen sowie Veröffentlichungen von Fotos, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht.
Für virtuelle Veranstaltungen setzen wir Microsoft Teams ein. Teilnehmende entscheiden selbst, ob Kamera und Mikrofon aktiviert werden. Chatbeiträge sind für die jeweils zugelassenen Teilnehmenden sichtbar.
Teilnehmerdaten werden grundsätzlich spätestens 18 Monate nach Durchführung der Veranstaltung gelöscht, soweit keine handels-, steuer- oder sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftsbriefe werden regelmäßig sechs Jahre und Rechnungsunterlagen regelmäßig zehn Jahre aufbewahrt.

14. Datenübermittlungen in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Bei Anbietern mit einer gültigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework kann die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO erfolgen.
Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht, erfolgt eine Übermittlung nur bei geeigneten Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, oder bei Vorliegen einer Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:
  • Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
  • Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
  • Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
  • Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO,
  • Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Ein Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Er muss ebenso einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung.
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow Telefon: 033203 356-0 E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

17. Automatisierte Entscheidungen

Im Zusammenhang mit den beschriebenen Fachverfahren treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen. Der OMQ-Chatbot dient ausschließlich der Unterstützung bei allgemeinen Anfragen und trifft keine verbindlichen Entscheidungen über Sie.

18. Änderungen dieser Datenschutzinformationen

Wir aktualisieren diese Datenschutzinformationen, wenn sich Rechtsgrundlagen, Verarbeitungstätigkeiten, technische Dienste oder organisatorische Abläufe ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.