Recht und Steuern
KI-Buchhaltung & Steuern - Checkliste
Wie finden Sie die passende KI-gestützte Buchhaltungslösung für Ihr Unternehmen?
Was ist KI-gestützte Buchhaltung?
KI-gestützte Buchhaltung beschreibt die Automatisierung durch den Einsatz von Software, um wiederkehrende buchhalterische Prozesse ohne manuelle menschliche Dateneingabe zu optimieren. Eine automatisierte Buchhaltung nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um Belege auszulesen, Daten zu extrahieren, Rechnungen zu prüfen und Buchungsvorschläge oder Vorkontierungen ohne menschliches Eingreifen zu generieren. Moderne KI-Systeme können strukturierte Datenformate (wie XML-basierte E-Rechnungen) ebenso verarbeiten wie unstrukturierte Daten (wie PDF-Dateien, Papierbelege oder eingescannte Dokumente).
Die seit 1. Januar 2025 eingeführte E-Rechnungspflicht in Deutschland und die damit verbundene gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung strukturierter Datenformate (ZUGFeRD, XRechnung) ist ein wesentlicher Katalysator für den Umstieg auf digitale Workflows in der Buchhaltung.
Schritt 1 - KI-Bereitschaftsanalyse / AI Readiness Assessment
Brauche ich eine KI-gestützte Buchhaltung?
Im ersten Schritt sollten Sie die Potenziale einer KI-gestützten Buchhaltung anhand Ihrer individuellen Geschäftsprozesse analysieren und spezielle branchenspezifische Systemanforderungen für KI-Anwendungsfälle mit Fokus auf „echtem wirtschaftlichen Mehrwert“ identifizieren ("AI Readiness Assessment").
Mögliche Potentiale sind u. a.:
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eine automatisierte Beleg- und Rechnungserfassung mittels intelligenter OCR-Systeme, die komplexe Rechnungen u. a. für internationale Transaktionen auslesen, vorkontieren und dahingehend die Rechnungsprüfung vornehmen (z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reihengeschäftsproblematiken, Umgang mit verschiedenen Währungen),
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Kostenstellen-Zuordnung per KI, z. B. automatische Verteilung von Ausgaben auf die Projekt- und Kostenträgerrechnung
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KI-gestützte Reisekostenabrechnung durch automatische Prüfung und Erfassung von Belegen
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vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater durch automatisierten Abgleich von Bankkonten, Kreditkarten und Rechnungen zur nahtlosen Übergabe (z. B. via DATEV-Schnittstellen).
Beispiel: In der Filmproduktionsbranche ist die Kostenzuordnung auf einzelne Projekte und die Fördermittelabrechnung von besonderer Relevanz.
AI Readiness Assessment - Die konkreten Geschäftsprozesse für eine KI gestützte Lösung sind identifiziert und der wirtschaftliche Mehrwert ist bezifferbar und überprüfbar.
Schritt 2 – Kriterien für die passgenaue Lösung
Nach welchen Kriterien soll ich die Auswahl treffen?
Kriterien für die Auswahl der passgenauen KI-Lösung:
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DATEV- und Schnittstellen-Know-how: Sofern der finale Jahresabschluss beim Steuerberater liegt, sollte eine nahtlose Integration und funktionierende Schnittstellen zu bestehenden Finanz- und Buchhaltungssystemen gewährleistet sein (keine Datensilos!)
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Branchenspezifika beachten, z. B. für Freiberufler im Bildungsbereich oder Filmbranche lebt von wechselnden Projekten und komplexen Fördergeldern
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GoBD- und DSGVO-Konformität: KI-Tools müssen zwingend revisionssicher (GoBD) sein, d.h. eine revisionssichere Verarbeitung und Archivierung gewährleisten. Tipp: Server in der EU nutzen bzw. ggf. die Einwilligung vom Finanzamt einholen. Fragen Sie nach gezielt nach Erfahrung mit der DSGVO und der DSGVO-konformen rechtssicheren Verarbeitung von Unternehmensdaten.
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Finanzdaten sind hochsensibel: Werden IT-Sicherheitsstandards eingehalten? Wer haftet für Datenverlust?
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Prüfen Sie anhand von Test-Versionen die Kompatibilität, Anwenderfreundlichkeit und den Produktumfang und testen Sie den Service (Hotline? Chatbots?) des Anbieters
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Kosten-Transparenz und Rechtssicherheit bewerten: Was kostet welches Leistungspaket? Was kosten up dates? Fällt für einzelne Dienstleistungen ein gesondertes Entgelt an?
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Vorsicht bei unseriöser Werbung mit „rechtssicherer Steuerberatung“, die unterfällt als Vorbehaltsaufgabe bestimmten Berufsgruppen, wie Steuerberater und Rechtsanwälten, ist also gesetzlich geschützt ist, deshalb darf ein KI-Beratungstool grds. keine rechtliche oder steuerliche Beratung durchführen.
Praxis-Tipps
Übersicht über kostenlose und kommerzielle Softwareprodukte für Buchhaltung, Finanzen, Steuern und Warenwirtschaft, die ELSTER unterstützen: https://www.elster.de/elsterweb/softwareprodukt
*Die Marktübersicht ist ein Informationsangebot der IHK München und Oberbayern, für deren Vollständigkeit und Inhalte wir keine Gewähr und Haftung übernehmen können. Es handelt sich um eine beispielhafte nicht abschließende - Übersicht von Software-Anbietern, die Lösungen für die Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen sowie für die Buchhaltung bereitstellen. Sollten Sie als Unternehmen Ihre Dienstleistungen in diese Liste aufnehmen wollen, können Sie die Verantwortlichen unter steuern@muenchen.ihk.de kontaktieren.
Sofern KI-Berater beauftragt werden, sollten Sie auf eine unabhängige und herstellerneutrale Beratung achten. Ein KI-Berater sollte Tools und Modelle objektiv bewerten, anstatt Ihnen die Lösung eines bestimmten Software-Anbieters zu verkaufen. Es empfiehlt sich die Suche über spezialisierte Freelancer-Plattformen und Verzeichnisse und generell vor jeglicher Geschäftsanbahnung sollte ein prüfender Blick auf das Impressum geworfen werden.
KI-Buchhaltung - Checkliste
| To-Do | |
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| Schritt 1 | |
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a. Ziele definieren
Welche Prozesse sollen verbessert werden?
Was ist das Hauptziel?
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b. Aktuelle Prozesse analysieren
Welche Buchhaltungsprozesse laufen heute noch manuell?
Wo entstehen die meisten Fehler?
Welche Tätigkeiten binden besonders viel Zeit?
Welche Prozesse sind bereits digitalisiert?
Welche Systeme werden bereits genutzt?
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c. Datenqualität prüfen
Sind Stammdaten aktuell?
Sind Prozesse standardisiert?
Liegen Dokumente überwiegend digital vor?
Sind Datenquellen vollständig und konsistent?
Wichtig: Auch die beste KI liefert schlechte Ergebnisse, wenn die Datenbasis unzureichend ist.
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| Schritt 2 | |
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a. KI-Funktionen bewerten
Dokumentenverarbeitung
Automatisches Auslesen von Belegen und Rechnungen
Erkennung unterschiedlicher Dokumenttypen
Verarbeitung mehrsprachiger Dokumente
Verarbeitung verschiedener Währungen
Automatisierung
Automatische Kontierungsvorschläge
Automatische Buchungsvorschläge
Automatische Freigabe-Workflows
Automatische Zuordnung von Zahlungen
Intelligente Prüfungen
Plausibilitätsprüfungen
Erkennung von Dubletten
Anomalie- und Betrugserkennung
Steuerliche Prüfungen
Analyse und Prognose
Liquiditätsprognosen
Cashflow-Analysen
Forecasts und Budgetplanung
Frühwarnsysteme für Risike
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b. Integration prüfen
Lässt sich die Lösung in bestehende Systeme integrieren?
Gibt es Standardschnittstellen?
Können Daten exportiert und importiert werden?
Werden zukünftige Systemwechsel erleichtert oder erschwert?
Entsteht eine Abhängigkeit von einem Anbieter?
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c. Benutzerfreundlichkeit bewerten
Ist die Bedienung verständlich?
Werden Ergebnisse nachvollziehbar erläutert?
Können Mitarbeitende die Vorschläge leicht überprüfen?
Sind Schulungen erforderlich?
Gibt es mobile Nutzungsmöglichkeiten?
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d. Transparenz der KI
Ist nachvollziehbar, wie Empfehlungen entstehen?
Können Vorschläge manuell angepasst werden?
Lernt das System aus Korrekturen?
Werden Unsicherheiten gekennzeichnet?
Bleibt die fachliche Entscheidung beim Menschen?
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e. Datenschutz und Sicherheit
Wo werden die Daten gespeichert?
Werden Datenschutzanforderungen erfüllt?
Gibt es Rollen- und Berechtigungskonzepte?
Werden Änderungen protokolliert?
Sind Sicherungs- und Notfallkonzepte vorhanden?
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☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
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f. Wirtschaftlichkeit prüfen
Welche Anschaffungs- und Einführungskosten entstehen?
Welche laufenden Kosten fallen an?
Welcher Zeitgewinn wird erwartet?
Welche Personalkosten können eingespart werden?
Gibt es messbare Produktivitätsvorteile?
Wann amortisiert sich die Investition?
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g. Zukunftsfähigkeit bewerten
Wird die Lösung regelmäßig weiterentwickelt?
Unterstützt sie neue gesetzliche Anforderungen?
Ist sie skalierbar?
Kann sie mit dem Unternehmen wachsen?
Verfügt der Anbieter über eine nachvollziehbare KI-Strategie?
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Hinweis:
Die Informationen und Auskünfte der IHK Berlin sind ein Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z.B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.