Recht und Steuern

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten.
Steuerrechtlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (01.01.2024: Vernichtung aus 2013 und früher)
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses)
  • Lageberichte
  • ausgestellte und empfangene Rechnungen
  • Buchungsbelege
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (01.01.2024: Vernichtung aus 2017 und früher)
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien der abgesandten Briefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die
  • für eine begonnene Betriebsprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.
Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen: Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren privaten Bereich verwenden), die aufgrund des „Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Verstoß können bis zu 500 € Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, z. B. durch einen Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2024 vernichten

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.
Schriftgüter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2024 vernichtet werden, soweit nicht die oben genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.
Schriftgut Aufbewahrungsfrist
Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbelege)
10
2013
Abschreibungsunterlagen
10
2013
Abtretungserklärungen nach Erledigung
6
2017
Änderungsnachweise EDV-Buchführung
10
2013
Akkreditive
6
2017
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
6
2017
Anlagenvermögensbücher und -karteien
10
2013
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
10
2013
Ausfuhr/Einfuhr: u.a. Ausfertigung/Ausstellung von Lieferantenerklärung/Präferenznachweise/Zollbelege 10 Jahre, s. Anmerkung 4 u. 
10
2013
Ausgangsrechnungen
10
2013
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege
10
2013
Bankbelege
10
2013
Bankbürgschaften
6
2017
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)
10
2013
Bestell- und Auftragsunterlagen
6
2017
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
10
2013
Betriebskostenrechnungen
10
2013
Betriebsprüfungsbericht
6
2017
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Bilanzen (Jahresabschlüsse), Bilanzunterlagen
10
2013
Buchungsbelege/Buchungsanweisungen
10
2013
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
10
2013
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages)
6
2017
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
10
2013
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10
2013
Doppel von Rechnungen
10
2013
Eingangsrechnungen
10
2013
Einnahmenüberschussrechnung
10
2013
Eröffnungsbilanzen
10
2013
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege, Lohnbuchhaltung)
10
2013
Exportunterlagen (s. Anmerkung 4 u., explizit unter www.zoll.de “bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren.”)
10
2013
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Finanzberichte
6
2017
Frachtbriefe
6
2017
Gehaltslisten
10
2013
Geschäftsberichte
10
2013
Geschäfts-/Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
6
2017
Geschenknachweise
10
2013
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
10
2013
Grundbuchauszüge
10
2013
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10
2013
Gutschriften
10
2013
Handelsbücher
10
2013
Handelsregisterauszüge
6
2017
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
10
2013
Inventar (soweit Bilanzunterlagen)
10
2013
Jahresabschlüsse und Erläuterungen
10
2013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
10
2013
Kassenberichte, Kassenbücher und –blätter
10
2013
Kassenzettel (soweit Buchungsbelege 10 Jahre)
6
2017
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10
2013
Kontenregister
10
2013
Kontoauszüge
10
2013
Konzernabschlüsse
10
2013
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen)
10
2013
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages)
10
2013
Lageberichte
10
2013
Lagerbuchführungen
10
2013
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Lohnlisten
10
2013
Magnetbänder mit Buchfunktion
10
2013
Mahnungen und Mahnbescheide
6
2017
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages, soweit nicht Buchungsbelege)
6
2017
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
2013
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
6
2017
Preislisten
6
2017
Protokolle (allgemeiner Art)
6
2017
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)
10
2013
Quittungen
10
2013
Rechnungen
10
2013
Reisekostenabrechnungen
10
2013
Sachkonten
10
2013
Saldenbilanzen
10
2013
Schadensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage)
6
2017
Schriftwechsel (allgemein)
6
2017
Spendenbescheinigungen
10
2013
Steuerunterlagen und Steuererklärungen
10
2013
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege 10 Jahre)
6
2017
Überweisungsbelege
10
2013
Umsatzsteuervoranmeldungen
10
2013
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
2013
Verkaufsbücher
10
2013
Vermögensverzeichnis
10
2013
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege)
6
2017
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege 10 Jahre)
6
2017
Versicherungspolicen
6
2017
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage)
6
2017
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)
10
2013
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
10
2013
Wechsel (soweit Buchungsbelege)
10
2013
Zollbelege (s. Anmerkung 4 u.)
10
2013
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10
2013
Anmerkung 1: Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der DÜVO-Meldung gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.
Anmerkung 2: Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
Anmerkung 3: Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.
Anmerkung 4: Die im IT-Verfahren ATLAS mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT/XML-Nachrichten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, da sie als originäre digitale Daten für eine spätere Prüfung maßgeblich sind.
Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen die Summarischen Anmeldungen, die Zollanmeldungen und die hierauf ergangenen Bescheide über Einfuhrabgaben. Ferner sind die im Zusammenhang mit der Zollanmeldung stehenden Papiere (zum Beispiel Handelsrechnungen, Frachtrechnungen und Präferenznachweise), die grundsätzlich mit der Zollanmeldung vorzulegen sind, zehn Jahre aufzubewahren (www.zoll.de).  Zu Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente s. Präferenznachweise und Lieferantenerklärung

In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen u.a. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 S. 1 HGB, § 147 Abs. 2 S. 1 AO) und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Absatz 1 Nummer 4a AO (zollrechtliche Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union). 
Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Für bestimmte Zolldokumente gelten Sondervorschriften.
Erfolgt eine nach AO und GoBD ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung der Unterlagen auf Bilddateiformaten, Datenträgern bzw. als Daten in sonstiger maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei), können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. nach § 62 Abs. 2 UStDV „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.
Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen: Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO (u. a. LfSt Bayern, 20.1.2017, S 0317.1.1 - 3/5 St 42).

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.
Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.