Recht und Steuern
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten.
Steuerrechtlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen: Ab 01.01.2025: Die Frist zur Aufbewahrung für Buchungsbelege, wie Rechnungen und Kostenbelege, wird ab 2025 von 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz; im BGBl. 2024 I Nr. 323 veröffentlicht am 29.10.2024):
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (01.01.2025: Vernichtung aus 2014 und früher): u.a.
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Lageberichte
- Jahresabschlüsse
- Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses)
Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (01.01.2025: Vernichtung aus 2016 und früher): u.a.
- Buchungsbelege
- bei ausgestellte und empfangene Rechnungen
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (01.01.2025: Vernichtung aus 2018 und früher): u.a.
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Kopien der abgesandten Briefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Aufzählung finden Sie nachfolgend in der Übersicht A bis Z der wesentlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Fristen.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die
- für eine begonnene Betriebsprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
- für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
- zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.
Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen: Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren privaten Bereich verwenden), die aufgrund des „Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Verstoß können bis zu 500 € Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, z. B. durch einen Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“
Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2025 vernichten
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.
Schriftgüter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2025 vernichtet werden, soweit nicht die oben genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist | |
| Abrechnungsunterlagen (wenn Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 | 2014 |
| Abtretungserklärungen nach Erledigung | 6 | 2018 |
| Änderungsnachweise EDV-Buchführung | 10 | 2014 |
| Akkreditive | 10 | 2014 |
| Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben | 6 | 2018 |
| Anlagenvermögensbücher und -karteien | 10 | 2014 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | 2014 |
| Ausfuhr/Einfuhr: u.a. Ausfertigung/Ausstellung von Lieferantenerklärung/Präferenznachweise/Zollbelege 8 Jahre, s. Anmerkung 4 u. | 8 | 2016 |
| Ausgangsrechnungen | 8 | 2016 |
| Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| Bankbelege | 8 | 2016 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2018 |
| Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) | 8 | 2016 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2018 |
| Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 | 2014 |
| Betriebskostenrechnungen | 8 | 2016 |
| Betriebsprüfungsbericht | 6 | 2018 |
| Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2014 |
| Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Bilanzen (Jahresabschlüsse), Bilanzunterlagen | 10 | 2014 |
| Buchungsbelege/Buchungsanweisungen | 8 | 2016 |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6 | 2018 |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) | 6 | 2018 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 | 2014 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 8 | 2016 |
| Doppel von Rechnungen | 8 | 2016 |
| Eingangsrechnungen | 8 | 2016 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 | 2014 |
| Eröffnungsbilanzen | 10 | 2014 |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege, Lohnbuchhaltung) | 8 | 2016 |
| Exportunterlagen (s. Anmerkung 4 u., explizit unter www.zoll.de “bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren.”) | 10 | 2014 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Finanzberichte | 6 | 2018 |
| Frachtbriefe | 6 | 2018 |
| Gehaltslisten | 8 | 2016 |
| Geschäftsberichte | 8 | 2016 |
| Geschäfts-/Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) | 6 | 2018 |
| Geschenknachweise (soweit Buchungsbeleg) | 8 | 2016 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) | 10 | 2014 |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2014 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 | 2014 |
| Gutschriften | 8 | 2016 |
| Handelsbücher | 10 | 2014 |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2018 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 | 2014 |
| Inventar (soweit Bilanzunterlagen) | 10 | 2014 |
| Jahresabschlüsse und Erläuterungen | 10 | 2014 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2014 |
| Kassenberichte, Kassenbücher und –blätter | 8 | 2016 |
| Kassenzettel (soweit Buchungsbelege 10 Jahre) | 6 | 2018 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 8 | 2016 |
| Kontenregister | 8 | 2016 |
| Kontoauszüge | 8 | 2016 |
| Konzernabschlüsse | 10 | 2014 |
| Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) | 10 | 2014 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) | 8 | 2016 |
| Lageberichte | 10 | 2014 |
| Lagerbuchführungen | 8 | 2016 |
| Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Lohnlisten | 8 | 2016 |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 8 | 2016 |
| Mahnungen und Mahnbescheide | 6 | 2018 |
| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages, soweit nicht Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 | 2014 |
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 6 | 2018 |
| Preislisten | 6 | 2018 |
| Protokolle (allgemeiner Art, ohne Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) | 6 | 2018 |
| Quittungen | 8 | 2016 |
| Rechnungen | 8 | 2016 |
| Reisekostenabrechnungen | 8 | 2016 |
| Sachkonten | 10 | 2014 |
| Saldenbilanzen | 10 | 2014 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2018 |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 | 2018 |
| Spendenbescheinigungen | 8 | 2016 |
| Steuerunterlagen und Steuererklärungen | 10 | 2014 |
| Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Überstundenlisten (soweit Lohnbelege 10 Jahre) | 6 | 2018 |
| Überweisungsbelege | 8 | 2016 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2014 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2014 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2014 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2014 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Versicherungspolicen | 6 | 2018 |
| Verträge (soweit Buchungsgrundlage) | 8 | 2016 |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 | 2014 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 8 | 2016 |
| Wechsel (soweit Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Zollbelege (s. Anmerkung 4 u.) | 8 | 2016 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2014 |
Anmerkung 1: Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der DÜVO-Meldung gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.
Anmerkung 2: Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
Anmerkung 3: Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.
Anmerkung 4: Die im IT-Verfahren ATLAS mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT/XML-Nachrichten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, da sie als originäre digitale Daten für eine spätere Prüfung maßgeblich sind.
Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen die Summarischen Anmeldungen, die Zollanmeldungen und die hierauf ergangenen Bescheide über Einfuhrabgaben. Ferner sind die im Zusammenhang mit der Zollanmeldung stehenden Papiere (zum Beispiel Handelsrechnungen, Frachtrechnungen und Präferenznachweise), die grundsätzlich mit der Zollanmeldung vorzulegen sind, zehn Jahre aufzubewahren (www.zoll.de). Zu Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente s. Präferenznachweise und Lieferantenerklärung
Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen die Summarischen Anmeldungen, die Zollanmeldungen und die hierauf ergangenen Bescheide über Einfuhrabgaben. Ferner sind die im Zusammenhang mit der Zollanmeldung stehenden Papiere (zum Beispiel Handelsrechnungen, Frachtrechnungen und Präferenznachweise), die grundsätzlich mit der Zollanmeldung vorzulegen sind, zehn Jahre aufzubewahren (www.zoll.de). Zu Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente s. Präferenznachweise und Lieferantenerklärung
In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen u.a. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 S. 1 HGB, § 147 Abs. 2 S. 1 AO) und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Absatz 1 Nummer 4a AO (zollrechtliche Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union).
Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Für bestimmte Zolldokumente gelten Sondervorschriften.
Erfolgt eine nach AO und GoBD ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung der Unterlagen auf Bilddateiformaten, Datenträgern bzw. als Daten in sonstiger maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei), können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. nach § 62 Abs. 2 UStDV „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.
Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen: Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO (u. a. LfSt Bayern, 20.1.2017, S 0317.1.1 - 3/5 St 42).
Wo muss aufbewahrt werden?
Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
- der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
- der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
- der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
- die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.
Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.